档案管理制度

档案管理制度

档案管理制度1

1总则

1.1公司档案是公司生产经营活动中形成的历史真实记录，之

能反映公司整个活动的历史面貌。它不仅是对公司工作的总结，而

且对今后发展也是很有价值的文献宝库。

1.2档案工作的基本原则是集中管理与分级管理相结合，以集

中管理为主；界定的部分档案，由有关业务部门管理，以便于利用。

1.3凡属档案工作，都必须维护档案的完整与安全。

2档案机构的主要职责

2.1制定档案工作的规章制度。

2.2对文秘部门和其他业务部门文件材料的归档工作，进行指

导和监督。

2.3负责收集、整理、立卷和保管公司归档范围的各类档案，

确保档案质量。

2.4积极开展档案的提供利用工作。

3公司档案的构成与分类

3.1公司档案是指公司在各项活动中形成的全部档案的总和，

其构成包括党政、经营、技术、产品、设备（仪器）、基建、会计、

人事和声像、荣誉等。

3.2档案分类

3.2.1党政文书档案

主要指公司党、工、团组织和行政机构长期工作中形成的文书，

经立卷归档后形成的。它是公司对方针政策贯彻的基本思想和基本

措施，企业工作的指导原则。

上级机关颁发的需公司执行的方针、政策、指示、决议、纪要

等文件的全部，以及内公司发布的自制文件的全部和各种规章制度。

公司的重大决议，包括党委会、职工代表大会、股东大会、董

事会、公司总部行政会议等形成的文件。

计划和总结性文件。

统计年报表，包括党员年报及名册，干部年报及名册、团员年

报及名册等。

党政工作中的其它文件，包括公司结构调整，组织机构图、厂

庆活动资料、工业普查资料等。

3.2.2经营文书档案

主要指公司在生产经营活动中所形成的各种统计报表、合同协

议、凭证记录、市场信息等文件材料。

计划类文件。指公司生产计划、营销计划、财务计划和其它专

项业务性计划。

指导类文件。指计划指标、技术指标、质量指标、市场销售指

标等。

价格类文件。指产品出公司价格、公司内部劳务价格、原材料

计划价格等。

凭证类文书材料。指在经营活动中形成的原始记录和凭证，如

财务状况、能源消耗、产品销售等的原始记录。

有关经营管理的文件、各类管理制度和工作指令等。

3.2.3技术档案

主要指公司在科学研究、产品开发、引进技术和设备等有关科

技活动中形成的档案。它是重要的技术活动和重要的技术资料，是

与公司的生产和科技密切相关的资料。

技术研究档案C它是科学研究过程中形成的关于科技成果、科

研数据、工作状况指标等材料。

产品档案。它包括产品设计、产品工艺、产品技术标准等方面

的材料。

设备（仪器）档案。它是设备、仪器生产、使用、维修、改造过

程中形成的材料。

基建档案。它包括工程设计、工程施工、维修、交工验收等方

面的材料。

引进资料档案c它包括引进产品交往的文件、考定资料、产品

兰图、底图等。

3.2.4会计档案

主要指公司在会计工作中所作的记录，以及一些重要的‘原始凭

证，在会计活动结束后经立卷归档后形成的。它将为公司进行计划

工作和财务管理工作提供重要的资料，有利于公司进行计划管理和

经营决策。主要包括：

会计报表档案C它指仝面总括反映公司在生产经营过程中的财

务状况，成本水平和财务成果的数据报告归档后形成的资料。

会计帐册档案c它是会计所作的一定时期的连续的经济活动簿

籍，包括总帐、日记帐、月细帐等。

会计凭证档案c它包括原始会计凭证（发票、车票、材料单等）

和记帐凭证（会计记录）。

3.2.5声像档案：它是指将公司一些直要的实况，用照片、录

像、录音等形式真实地记录下来的各种资料所形成的档案。包括党

和国家领导人来公司视察、题词、合影，以及公司重大政治经济活

动和文体活动等。

3.2.6人事档案：它包括干部档案、员工档案、党员档案等,

3.2.7荣誉档案：它主要指中央、省、市和有关上级机关授予

公司的各种荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、奖旗等。

具体归档文件材料范围详见《文件材料归档及保管期限的规定》

4文件材料归档时间要求

4.1产品图和工艺底图归档，在设计完成整理、经样机签定图

样全部修改后归档。

4.2科技文件材料在试验成果鉴定后归档。

4.3新购设备仪器，包括引进设备或技术，在开箱验收时接吹

归档。

4.4基建工程项目竣工验收时接收归档。

4.5各项管理工作形成的文件材料，在次年由各职能部门负责

人审定归档。

4.6财会档案文件材料在年度终了后暂由财会部门保存三年，

期满后指定专人移交归挡。

4.7声像档案在各项活动结束经整理随时归档。

4.8荣誉档案在上级授奖单位颁发后随时归档。

4.9人事档案归档按人事管理制度办理。

5立卷要求

5.1立卷的文件材料，应按以自然形成、保持历史联系的原则

和立卷要求、特征及文件内容进行立卷。

5.2在一个卷内要按问题成文件形成的时间系统排列。

5.3案卷标题要简明准确，整理好的案卷应即确定案卷的保管

期限，原则上分为永久、长期（十五年以上）、短期（十五年以下）三

种。

5.4按归档要求进行装订、编号，填写卷首目录备考表。

5.5案卷组成后，应对案卷统一排列，编写全档号，然后逐一

登记，填写案卷目录。

6档案保管

6.1档案保管是指克服和限制损毁档案的各种因素以延长档案

的寿命，保护档案的完整和安全。

6.2建立档案管理人员岗位责任制。

6.3档案接收按各类档案交接手续办理。

6.4以防为主，防治结合，重点在于防止人为的和自然的因素

对档案损毁。档案库房应做到“七防”，即防盗、防火、防光、防

潮、防尘、防有害生物、防污染。

6.5对受损和纸张老化，字迹消退的档案，要及时修复和抄录

（复印）。

6.6按公司保密制度做好档案保密工作。秘密档案超过规定期

限应履行解密手续。

6.7档案库房管理要规范化，框架应编号，编写档案存放地点

索引。

6.8按规定方式、方法和手续，做好档案提供利用工作。档案

管理制度2

一、根据《档案法》规定，按医疗设备的管理等级，确定建立医

疗设备档案管理的范围。

二、档案资料要按规定的项目内容认真填写，做到字迹端正、完

整、清晰并分类编号登记。资料收集应真实、完整。案卷目录应与

案卷内容一致。

三、完善技术档案借用手续。大型精密仪器的原始技术档案，非

经批准不得外借。医疗设备使用说明书复印件或副本交使用科室。

四、技术档案要按规定的，保存时间保管，销毁档案、资料要经

过批准。

五、及时做好动态档案信息的补充更新工作。

六、保证信息管理系统的数据安全，定期备份数据。

七、档案管理人员工作变动时，要按程序办理档案移交手续。档

案管理制度3

1法律法规：

贯彻《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国安全生产

法》、《生产安全事故报告和调查处理条例》（国务院第493号

令）、《中华人民共和国消防法》、《道路交通安全法》等法律法

规及公司、厂部和分厂相关管理文件规定，认真履行作业人员的权

利与义务。

2劳动防护：

2.1进入厂房必须在安全通道内通行，上下楼梯应手扶栏杆防

止滑跌。

2.2进入厂房必须将劳防用品穿戴整齐，安全帽帽扣扣紧，阻

燃服扣好扣子，浇注作业时裤管放在皮靴外面。

2.3在烧氧、测温、取样、判渣、添加覆盖剂、钢包事故旋转

等情况下，必须戴上面罩，防止身体被飞溅钢水灼伤、烫伤。

2.4在检查预热设备或预热中设备时,必须带有效的,检测器，以

防烫伤。

2.5使用氧气、氧气、天然气、压缩空气等危险化学品时，必

须按《危险化学品作业卡》要求使用危险化学品。

2.5各岗位员工必须贯彻执行沂源亿盛化工有限公司《安全生

产管理制度》，生产无关人员禁止进入作业区域。

2.6本岗位安全规程对作业中辨识的危险源进行过程危害控制,

以达到控制危害因素，保障员工作业过程中的安全、健康。员工必

须认真、主动接受安全教育。按时、按期参加各类安全活动、接受

安全培训教育。在其它部门相类似岗位发生事故后，本作业区必须

立即进行本岗位的对照，是否还存在未辨识的危险源，并进行危险

源辩识、评价与控制。

2.7作业时必须戴防尘口罩、耳塞。经公司职业健康管理部门

确认不适合本岗位的职业禁忌症人员应调离本岗位作业。

2.8遵守用电安全管理规定，检查有效期、合格使用证并必须

接好接地线。

3行为规范：

3.1禁止在操作盘面上和电气控制箱为放置茶杯及各类杂物。

3.2保持作业现场环境整洁，工器具箱内工器具分类摆放整齐,

不得存放与工作无关的各类书籍、报刊杂志，

3.3操作盘面、电气箱柜严禁坐、压。档案管理制度4

1实验室档案的重要性

实验室在运行过程中产生大量的原始信息和资料，这些信息资

料在反映实验室能力水平，追溯实验过程中的客观性、真实性方面

发挥着越来越重要的作用，主要表现在：一是日常工作的查考凭证;

二是实验室资质认定时的鉴证材料；三是科技信息资源。实验室形

成的各类档案是实验工作的真实记录，具有原始性、凭证性，是原

始的技术史稿和法律书证，是开展调查研究的重要依据。它不仅能

客观地反映实验室的管理水平和检验质量，而且对增强领导决策的

科学性，提高疾病控制水平，维护检测的声誉和法律地位，都具有

重要作用。因此，它是十分珍贵的科技信息，是疾病预防控制档案

的重要组成部分。它所产生的档案信息内容复杂，载体形式多。内

容包括个人技术档案类、质量控制类、仪器设备类、实验记录类等;

载体形式有纸质、光盘、电子、音像、图纸、照片、磁盘等。

2实验室档案管理的内容

实验室档案内容应充分反映实验室的各项工作情况，并能全面、

准确地为疾控工作提供信息服务。按照省疾控中心档案分类规定检

验类基本分综合类、检验技术类、质量控制类、实验记录类、仪器

设备类、个人技术档案类。

2.1综合类档案

涵盖实验室所有管理工作，归档内容包括外部文件和内部文件,

外部文件包括上级（国家和省地市）下发的关于实验室工作的法规

标准、制度、发展建设规划的文件；内部文件包括实验室的各项规

章制度、年度计划总结、基本情况统计报表、考核评估情况、工作

人员及变动情况、人员继续教育及培训情况、仪器设备的增减情况、

实验室建设与环境条件改变情况等。

2.2检验技术类档案

记录了检验样品的采样、送检、检测、报告的全过程，是对检

验过程原始性的描述，具有明显的专业性和成套性。包括检测委托

单、样品采集记录单、送检单、检品卡、原始记录、检测报告，可

根据检验样品和检验项目的不同，灵活设置不同的原始记录格式，

既有统一的报告格式，又有不同形式的原始记录格式。

2.3质量管理体系文件类档案

体现了检验结果的科学准确和检验程序的规范标准。包括由质

量手册、程序文件、作业指导书、操作规程、记录格式及受控文件

构成的金字塔形结构的质量管理体系文件。质量手册明确实验室的

质量方针和目标，是实验室实现质量承诺的基本保证。

2.4仪器设备类档案

是实验室开展检测工作的基础，是获得准确可靠数据的重要资

源。包括三部分内容:

2.4.1申购资料购买申请报告、可行性报告、采购计划执行书、

采购委托协议、招投标文件、政府采购合司、采购验收单、销售发

票复印件、产品确认函、开箱照片、安装验收报告等。

2.4.2随机资料使用说明书、合格证、装箱单、操作维护手册、

图纸、附件资料、保修卡、安装调试验收报告、光盘等。

2.4.3运行资料操作规程、使用记录、维护检修记录、检定记

录、调拨移交记录、报废鉴定记录等。

2.5个人技术类档案

反映专业技术人员的业务素质和学习经历。包括五类内容：①

专业技术职务呈报表、专业技术人员任职资格审报表、资格证书、

聘书、上岗资格证明、劳动合同等；②年度考核情况；③学历教

育情况；④继续教育及培训情况、科研成果、论文奖励情况；⑤

个人业务工作总结及其他。

3存在问题

3.1对档案资料及其归档的重要性认识不够

没有切实可行的措施对实验室的资料收集、整埋、归档进行有

效的规范，本系统下发的档案管理办法中检验类资料的归档范围较

笼统，而实验室的资料内容专业性强，形成过程复杂。在传统习惯

上只注重工作过程和检验结果，而忽略资料的全面收集、整理、归

档和利用分析。针对各种不同的检验项目、不同的检验方法、不同

规范要求的实验室，如何做好资料的收集、整理和归档，如何科学

地划分归档范围，如何准确地划定保管期限，这些都是亟待思考和

解决的问题。

3.2对档案工作的重要性认识不足

实验室档案管理工作的建设与发展水平跟不上实验室业务工作

的建设与发展水平。档案管理工作不是实脸室的主流业务，在宣传

档案知识、档案法、完善档案制度、档案人员培训、软硬件投入上

不能与业务工作相提并论。档案工作虽然不是实验室的主要工作，

但是档案能为业务工作提供内容丰富的信息，为正确决策提供依据。

利用这些不可再生的原始信息可以探索内在规律，提高现有的工作

质量和水平，指导规划今后的工作。主席说过：档案是人类活动的

真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我

们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。

4对策

4.1建立管理网络

从上而下形成以专职档案管理员为主，业务科室兼职档案管理

员为辅的管理网络。兼职档案管理人员由实验室专业人员担任，在

业务方面有优势是本专业的行家里手，充分利用他们熟悉本科室业

务，了解专业知识的优势，并定期进行档案知识培训，不定期地对

档案业务进行检查考核，积极发挥他们的工作积极性和主动性。档

案管理人员提高自身业务素质，积极主动宣传档案知识，认真了解

实验室业务工作流程，协助实验室做好归档工作。

4.2制订科学合理的'规章制度、实施细则和操作规范

建立、健全档案自身管理制度，并在工作实践中不断补充、完

善，并制订与检验工作协调的档案管理工作规范。实验室开展工作

要按规定程序进行，并按规定形成资料，做到实验室档案的完整与

准确。同时还要注意全面收集反映实验室职能活动的其他各种资料,

如业务工作来往的信函、工作笔记、照片、报纸、刊物及参加会议

培训、交流的资料、光盘等等。

4.3建立档案管理数据库系统

使用“规范、先进、实用”的档案管理软件，能提供文字扫描、

原文挂接、整理编目、检索查询、辅助管理、安全保密、系统维护

等功能。同时加强电子档案的归档，实验室产生电子文档有0A系统

下的电子文件、公文形式的电子邮件及实验结果所形成的电子数据。

实行纸质文档和电子文档双套制，保证档案资料的完整、齐全、准

确、安全。

4.4提供优质服务，加强编研工作

归档的最终目的就是对档案资源的利用和开发，充分利用计算

机网络的便捷、迅速，方便用户进行多途径查询，实现档案信息资

源共享。档案管理数据库和现有的0A系统实现对接，0A系统的用

户可对档案进行条目级的查询，对全文查询设置用户权限。对档案

信息进行深层次加工，编制跨专业、跨年度编研材料。办公自动化

的发展，提高了工作效率，使档案管理人员从大量繁琐的事务性劳

动中解放出来，可以把主要精力和才智用在档案的深层次开发利用

±o只有提供优质服务，加强编研工作，才能更好地促进档案工作

的发展，使档案具有生命活力，发挥更大作用，使档案工作向着良

性循环的方向发展c档案管理制度5

一、工作人员管理制度

1、本室工作人员实行值班签到制，值班当天必须本人在签到记

录上注明到岗时间C

2、工作期间应在工作日志上填写自己当天在岗工作情况及完成

情况。

3、工作人员的年度考核和校工作考核同步进行。签到记录和工

作日志将作为考核的‘重要依据。

4、工作人员或学生应认真填写实验情况登记表。

二、设备管理制度

1、值班人员应密切注意设备运行情况。若发现设备有故障，如

果是软故障，值班人员应自己解决，并把解决情况填入工作日志；

如果是硬故障，应在维修记录上填写设备的设备名称、设备号、所

在位置、故障现象、故障日期等栏目。如发生重大故障，应立即报

实验室主任进行处理。

2、维修人员在维修设备时，应在维修记录上填写维修日期、故

障原因、故障排除情况及所需元器件等详细情况。

3、维修所需元件采取以旧换新制度，维修人员需用损坏的旧元

件到仪器室管理员处领取新元件。超过百元以上的器件，还必须经

实验办公室室主任批准。

4、设备管理员平时要认真对设备帐进行整理记录。并负责机房

低值易耗及低值耐用品的管理登记工作。

5、值班人员应认真填写安全检查记录。档案管理制度6

c.财务档案的'保管期限分为永久保存和定期保存两类，具体规

定如下：

会计凭证类

一一原始凭证、记帐凭证：15年，其中：涉及外来和对私改造

的会计凭证：永久保存

——存款余额调节表：3年

会计帐薄类

会计报表类

——主要财务指标报表：3年，月、会报表：15年，年度会计

报表：永久保存、

其它类

f.财务档案管理人员接待查阅时，必须详细登记查阅人的姓名、

工作部门（或单位）、查阅日期、财务档案名称、查阅理由以及批准

手续。财务档案不得带出室外，如有特殊情况，需带出复制的，必

须经总批准，并限期归还。档案管理制度7

第一条

学校学生健康档案管理，是学校管理体制的重要组成部分，也

是学校对学生进行德智体全面考核的一项重要内容，为保障学生受

教育的权益，明确学校在学生健康管理方面的责任，深化学校教育

管理体制改革，完善学生在校期间的‘健康管理，消除安全隐患，特

制定本制度。

第二条

本制度依据的国家法律、教育法规、地方法规、部门规章依次

为《中华人民共和国教育法》、《中华人民共和国传染病防治法》、

《学校体育工作条例》、《学校卫生工作条例》、《普通高等学校

招生体检工作指导意见》、《预防性健康检查管理办法》、《医疗

事故处理条例》、《招生体检医学建议书制度》等。

第三条

本制度适用的学生范围：我校在校学生。

第四条

学校设立由主管校长负责的学生医疗保障管理部门，负责制定

服务细则，指导、协调各部门工作，建立相关部门协调管理机制。

第五条

体检分为新生入学体检、毕业体检。新生入学体检、毕业体检

是常规健康体检。学校按教育部规定对在校学生进行常规健康体检

后，应建立体检健康档案。

第六条

新生入学体检时间为入学后第一学期；其余各年级学生体检由

学校统一安排。

第七条

新生入学体检所涉及的与学籍管理的有关异常健康情况，学校

必须如实上报有关部门，不得拖延、漏报、瞒报。

第八条

新生入学体检中发现异常时，学校应当在有效时间内进行复核,

经学校定点医院诊断不宜在校学习的，学习将疾病诊断及处理建议

提交给基础教育科，由基础教育科返回意见后，教务处根据规定办

理休学。

第九条

学生毕业体检后，学生健康体检表交教务处，按规定归入学生

个人档案。

第十条

学生入学后，学校应当建立在校学生个人健康档案，以写实的

形式记录学生在校期间体能测试，重大疾病，因病休学、复学情况,

体检资料等内容。

笫十一条

学生体检后，学校及时汇总、上报体检数据给上级主管部门，

并对学生存在健康问题进行分析，制定预防措施。档案管理制度8

1、为了加强理学会的自身建设，保持理学会工作的连续性，有

利于校社联的指导和检查，同时也方便各部门工作，为今后开展工

作提供丰富的材料和依据，特制定本制度。

2、理学会各部门要做好档案收集与整理工作，报告总结指定

专人负责。明确责任，加强管理。

3、档案资料包括的内容如下：上级部门下发的有关文件；理学

会组织的章程制度;理学会下发的文件；理学会成员的详细档案，个

人简历和小结；理学会各部门的工作计划，总结和重大活动的方案

（活动形式、内容、时间、地点、参加人员、效果等）；理学会各部门

的会议记录，工作摘要及工作大事记；宣传板与海报的底稿或样式；

理学会及各部门的公共财务登记情况;考勤、考核的有关材料；兄弟

单位或院校的有保存价值的'各种材料;各类活动的图片资料；其他有

价值的资料。

4、各部门须积极配合秘书组关于档案管理的工作。

5、理学会及各部门档案资料要系统化、科学化，定期检查、整

理档案。各部门个人查阅理学会资料须经过秘书组组长同意。查阅

时不得翻阅与其工作无关的档案。保持档案的真实性。无特殊情况,

档案不得带离秘书处，确需带离须征得秘书组组长同意，用完归还。

6、各部门的有关资料，如计划、总结、活动记录、方案等必须

交一份给秘书组存档。

7、以上规定自公布之日起施行解释权归秘书组。档案管理制度

9

一、总则

1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管

理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

2、公司档案，是指公司从事经营、管埋以及其他各项活动直接

形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历

史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文

上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故离

职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审

阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，

由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

三、归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典

型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记

录、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、博议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6、本公司的事记及映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录

像等。

四、归档要求

1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点，保持文件

之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完

整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与

定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起，不得分开，文电

应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在

针对的最后一年立卷；跨年度的.会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材

料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印

件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之

间的'密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

五、档案管埋人员职责

1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工

作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完

整与安全。

六、档案的利用

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借

阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部

门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。

2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定

期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

3、必须严格保密，不准泄露档案材料为容,如发现遗失必须及时

汇报，追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得

任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或

复制。

5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作

记号等。

6、不准转借，必须专人专用。

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间.必须通知档案管理人员另

行办理续借手续。

七、本制度即日起开始执行。

2、物业公司档案管理规章制度

1.客户档案的管理工作由客务部负责。

2.客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户档

案文件柜内。

3.每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、

电话、车位、水牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料须

及时装订另存。

4.每个客户档案均按日期顺序排列，将最新的文件摆在最前面。

5.客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。

6.客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户

资料打印目录后按楼层装入文件盒内存放。

7.客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后在客

务部办公室阅览。

8.原始客户档案一般不可修改，客务部工作档案需经客务部经

理同意方可修改。

9.客务部档案应积极推行计算机管理，由客务主管设置客户档

案管理系统，将客户各类资料、各单元房屋使用情况等输入计算机

中，进行资料分析、整理和信息传递档案管理制度10

安全档案的建立、完善和管理，是安全管理工作的重要组成部

分。学校应根据实际情况建立安全工作计划部署档案、消防档案、

重点部位档案、易燃易爆危险品档案等。安全档案的管理工作，由

保卫部门负责。安全档案应包括安全基本情况和安全管理情况。安

全基本情况应包括以下内容：

（一）年度安全工作计划、部署，各种安全文件资料。

（二）单位基本概况，重点部位情况。

（三）安全责任人、管理人、安全员岗位职责。

（四）各种安全制度。

（五）各种安全设施、器材情况。

（六）其他与安全有关的情况。

安全管理情况应包括以下内容：

（一）安全设施、器材定期检查记录，维修保养的记录。

（二）安全隐患及其整改情况的记录。

（三）安全检查、巡杳记录。

（四）安全宣传教育培训记录。

（五）安全情况、事件、事故及处理记录。

（六）奖惩情况记录。

（七）其他有关安全管理的情况。

学校综合档案管理制度

总则

1、为加强学校档案工作，全面提高学校档案管理水平，有效地

保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施

办法》等有关规定的精神，特制定本制度。

2、学校档案工作是学校工作的组成部分，是提高学校工作效率

和质量的必要条件，是维护学校工作历舒貌的一项重要工作。

3、各部门重活动和工作活动中形成的全部档案均由本学校档案

部门集中统一管理。

学校档案工作职责

1、传达贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策、法规和地方

档案行政管理部门的规定、办法。

2、制定本单位档案工作计划、管理办法、规章制度。

3、集中统一管理本学校在工作活动中形成的各种门类和载体的

全部档案，积极提供利用，为学校各项工作服务。

4、对本学校各部门的文件材料的形成、积累和归档工作进行指

导。

5、办理领导和上级档案部门交办的其他有关档案业务工作。

档案工作岗位职责

一、分管领导职责

1、分管领导负责机关档案工作的全面领导，确保学校档案工作

的宏观建设，努力提高档案工作科学管理水平，确立档案为学校和

部门服务思想。

2、把档案工作列入学校议事日程，纳入目标管理，定期研究、

检查、督促，确保完成档案工作任务。

3、根据档案事业发展规划和工作要求，支持、解决档案管理工

作中所需的人力、财力、物力。

4、关心档案室和档案工作人员的工作、学习，表扬和奖励作出

贡献的档案人员，以促进、提高档案人员的、业务素质和工作积极

性。

二、档案管理人员职责

1、宣传贯彻《档案法》及党和国家有关档案工作的方针、政策

和规定，热爱档案工作，努力学习档案专业知识，不断提高业务水

平。

2、建立健全档案工作制度，规划草拟本学校档案工作计划和管

理制度，并认真贯彻执行。

3、按规定做好文书档案的工作和平时的归档工作。

4、集中统一管理本学校全部档案，做好各类档案及有关资料收

集、整理、鉴定、统计工作。

5、熟悉本学校室藏档案，积极开展档案的利用工作，热情接待

查档人员，按规定办理借阅手续，注意掌握利用效果的收集，编制

必要的检索工具和参考资料。

6、认真做好库房管理，维护档案的完整、安全。

7、开展档案行政执法检查，对违《档案法》的行为予以制止，

并及时向领导汇报，提出处理意见。

8、完成领导和上级档案部门交办的有关档案业务工作。

三、兼职档案人员职责

1、严格遵守相关档案法律法规，协助专职档案员在学校开展档

案法律法规学习宣传活动，增强全体教师归档意识。

2、认真参加学校年度文件材料归档等档案业务活动，注意收集

本部门工作所产生的档案材料，依照分类方案随时归入有关卷夹

（盒）内。

3、每学期末按照要求对本部门所收集的档案进行整理、装订，

并向档案室移交。

文书工作制度

文书工作是学校工作的组成部分，是保证文件质量，提高工作

效率的必要条件，也是为档案工作打好基础的一项重要工作。

1、文书工作必须做到及时、准确、安全。

2、外单位来文一律由文书人员拆封，做到当天来文，当天登记,

由文书人员负责传递、用印和归档。

3、各种传阅文件由文书人员负责直送，不得横传，凡属规定阅

文对象，阅后均应签字，以示负责并备考。凡需外借的文件应向文

书人员办理借阅手续，并按时退还。

4、正式发出和留存档案的文件材料，定稿和正本应一起归档保

存。

5、各类会议都应指定专人，在专用记录纸上进行记录。通过电

话发出和收到的重要通知、指示和报告等应记录后与文件同等对待。

6、本学校工作活动中形成的全部文件材料（包括照片、录音、

录像、图表、荣誉证书等），必须按照规定，及时向文书人员移交,

集中管理，不得借故拖延留存。

7、文书人员应将办完的文件按照归档目录（文件分类方案），

随时归入有关条款的卷夹（盒）内。

8、严格执行保密制度，做好文件材料的保密工作。没有归档价

值的文件材料，经过鉴别和主管领导人批准后，由文书人员负责统

一集中销毁处理。

文件材料整理归档制度

1、应当归档的文件材料必须由学校各部门或承办人员收集齐全,

交档案室或档案人员，进行整理、归档、集中管理，任何个人都不

得据为已有或者拒绝归档。

2、学校各部门办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括

党、政、工、团、少以及人事、总务、财会等工作的各种门类和载

体的文件材料以及与本学校教育教学业务工作有关的材料，均属于

归档范围。

3、文书档案由本学校档案部门（人员）在第二年的七月底以前

整理归档完毕；其他门类和载体的'档案按有关规定，由经办人员整

理立卷、定期移交归档。

4、归档文件材料向档案室移交时，须当面清点检查，同时附归

档材料移交清单，办好一切交接手续。

5、按照学校档案内容和载体不同，制定统一的分类方案。同一

全宗应保持分类方案的稳定。

6、归档文件的整理，以每份文件为一件。原件与复制件为一件.

批复与申请、请示为一件。报表、名册、图册按其原来的装订方式、

一册（本）为一件。同一问题的来文和复文（包括请示与批复、报

告与批示等）可为一件。会议记录、未装订式样的统一的表格、可

组合在一起为一件。

7、归档文件按件装订，装订时，正本在前，定稿在后；正文在

前，附件在后；原件在前，复制件在后；文件处理单在前，正文在

后。去掉金属钉根据件内文件的厚薄，装订时以文件的左侧和左上

角为装订的边和角C

8、编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编制归档号，

归档号是在文件整理过程中，体现归档文件类别，排列顺序的一组

数字、字符的集合。包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数等

项目。在文件首页上端居中的空白位置加搁档章。

9、归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录分俣管

期限装订。

10、装盒：将归档文件依保管期限按件号顺序装入档案盒，并

填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时不得混年度混保管期

限。档案盒应采用无酸纸制作。声象材料要用文字标出摄像或录音

的对象、时间、地点、内容和责任者。

档案保管制度

1、根据保存档案资料的数量，设置必要的档案专用库房和柜、

橱。

2、档案库房要落实各项安全保卫措施，添置温湿度计、去湿机、

吸尘器、消防等设备，做到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防

尘、防鼠、防虫。库房照明必须使用白炽灯。

3、档案人员进出库房应随手关门，非档案人员未经许可不得随

意入内。

4、严格管理库房钥匙，不得转借他人，不得带出办公室；下班

前认真检查库房门窗、电灯是否关闭；定期检查防火设备，经常处

于良好状态。

5、定时做好每天一次的库房内外温、湿度记录，及时采取措施,

力争达到规定标准（温度14〜24度，湿度50〜60）。

6、照片、底片应放入影集；录音带、录像带、光盘、磁盘应放

置密封盒里，放入干燥剂，有条件的应添置防磁柜。

7、库房中档案按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。库

房内箱柜从左到右，从上至下编号，并编制档案存放索引和示意图,

8、库房内严禁吸烟，不堆放杂物，并经常保持清洁整齐，每周一次,

每季清扫一次。

9、建立全宗卷，积累和存储本机关案卷的立卷说明、分类方案、

鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等七个方面

的材料。

10、定期对档案保管状况进行全面检查，对破损褪变的档案要

进行修裱和复制。录音带、录像带根据其特点，每隔一段时间翻录

一次，如发现磁带变形，断裂等情况应及时进行补救。发现照片、

底片发黄、发霉、变质等现象，及时进行清洗和技术处理。对检查

情况要认真做好书面记录。

11、认真做好档案的收进、移出、借阅登激作，调阅完毕的档

案应及时还原，调卷时要轻取轻放，减少对档案磨损。

12、应配备必要的专用的计算机、光盘刻录机、复印机等档案

工作设施，档案设备应专人负责保管，不得随意私自外借，确保设

备处于良好状态。

13、档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离

开岗位。

档案利用制度

1、学校档案人员应熟悉所藏档案情况，主动了解学校各项工作

对利用档案的需要，积极主动地做好提供利用工作。

2、学校档案室对20_年以前案卷必须编制《全引目录》、

《案卷目录》，20_年以后（包括20_年）编制《文件归档目录》，

并根据工作的需要编制专题文件目录（卡片）等。

3、学校档案室应利用档案资源，开展档案的编研工作，编写全

宗介绍，组织沿革，事记，基础数字汇编，发文汇集，专题文件汇

集等汇编资料。

4、凡到档案室利用档案，都应按规定办理利用手续，并填写

《档案借阅登记簿》，在档案阅览室或指定地点阅档。查阅档案时

不允许在案卷上圈划、批注、污损、涂改、剪裁、撕页、折卷。

5、本学校工作人员或基层单位因工作需要查阅档案资料，一般

不外借，如特殊情况需外借时，须分管领导批准，办理登记批准手

续，指定归还日期，借阅者不得将案卷转借他人，违者将追究责任。

6、查阅档案应与查阅人的职责相适当，超出职责范围时，须经

领导批准，查阅机密文件，需经分管领导批准后在指定地点查阅。

7、外单位查阅档案，必须持介绍信。

8、已经批准查阅的档案，如需摘抄、复制（印），须经档案人

员同意审核，确认无误后加盖证明印章才能生效。

9、做好档案利用馈工作，由利用者如实填写《档案利用效果登

记簿》。

10、借阅归还档案时必须当面点清。

档案保密制度

1、认真学习贯彻《保密法》，充分认识档案工作的重要性、机

要性，自觉保守党和国家的机密。

2、定期开展保密检查，发现泄密事件及时追查，并报告有关部

门。

3、严格借阅制度，健全借阅手续，按查阅要求和范围提供档案;

机密档案资料的借阅，必须履行批准手续；外借档案及时收回，做

到档案资料不失控。

4、不私自将档案资料带出档案室；不私自抄录、复制档案内容

传递给他人；不得随便泄露档案的内容，数量及存放等情况。

5、在私自通信、通电、接待亲友或公共场所不得谈论或泄露国

家机密。

6、无保存价值的档案资料及文件材料，应通过鉴定，有关方面

确认签字，严格履行销毁审批手续，方可力、理销毁。

档案统计、鉴定和移交制度

1、档案统计工作的主要内容包括：档案室人员、经费、设备、

面积情况；室藏档案资料的种类和数量情况；档案的收集、整理、

鉴定、保管、检索、利用、编研情况，以表格形式揭示他们的过程、

现状和变化。

2、统计数据必须准确可靠，坚持实事求是，如实映情况，不得

马虎草率和弄虚作假。

3、定期或不定期地进行帐物核对，作到帐物相符。

4、建立统计台帐，及时做好平时原始数据的登激作，注意积累

统计资料。

5、按统一规定的统计范围、格式、项目、要求和计量单位逐项

填写不得遗漏，一律用阿拉伯数字书写，字迹工整清晰，不得潦草。

统计表应注明填报单位、时间、填表人、审核人。

6、根据国家档案局《文书档案保管期限表》，结合本学校的具

体情况，制定本机关文书档案保管期限表。定期对档案进行鉴定，

准确地判定档案的存毁。

7、建立档案鉴定小组，由学校分管领导、档案人员和有关业务

部门的代表组成。

8、鉴定档案应采取直接鉴定法，按照档案的实际情况，以案卷

为单位，保存从宽，销毁从严；孤本从宽，复本从严。鉴定工作结

束后应写出工作报告。

9、对鉴定后需要销毁的档案，一般应“判处销毁，暂缓执行”。

以减少价值预测的失误，到确认已无利用价值时再行销毁。

10、销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，登记、

造册，经学校分管领导批准后，由二人在指定地点监销，监销人签

字。

11、档案销毁清册应归入全宗卷，以留存查。档案管理制度11

建立和健全安全生产档案制度是安全生产管理基础工作之一，

也是检查考核落实安全生产责任制的资料依据，同时它为安全生产

管理工作提供分析、研究资料，从而能够掌握安全动态，以便每个

时期的安全生产工作进行目标管理，达到预测、预报、预防事故的

目的，安全生产档案资料也是现代安全生产管理基础。为此，安全

生产档案资料工作越来越引起重视，并对资料分类进行规范化、标

准化的研究。我公司创建了安全生产管理基础档案资料，主要有以

下几个方面的内容要求。

一、安全生产组织机构

公司成立安全生产领导小组及专职安全生产管理部门，安全生

产领导小组领导成员要有具体分管安全生产的领导。以上组织机构

都要用项目部内部的文件形式发布并存档案备案。

二、安全生产责任制度

安全生产领导小组根据国家和上级有关安全生产法规、指令和

要求，结合公司的实际情况建立安全生产责任制。在建立健全安全

生产责任制的基础上制定安全生产各项规章制度，同时根据本公司

的从业情况，制定各工种的安全技术操作规程。

三、安全生产目标管理制度

制定安全生产管理目标。要将安全生产责任目标分解建立考核

规定和考核办法。

四、安全生产考核制度

制定安全生产考核制度。安全生产考核制度要有安全生产技术

措施，专业性较强的考核内容。安全生产规范流程的.制订，操作船

舶严格遵守规范流程执行。

五、安全生产检查制度

安全生产领导小组制定安全生产检查制度，检查要有记录。安

全生产检查中发现的事故隐患要有整改通知书，整改完后要有检查

记录。安全生产检查评分表格要归档。

六、安全生产宣传、教育培训制度

码头及办公等区域的安全生产宣传标牌、标志布置等，除有书

面记载外，还采用摄影摄像进行记录归档。安全生产领导小组要制

定安全生产教育制度，新员工入场前的三级安全教育、变换工种的

安全教育、各工种工人的安全技术操作规程的培训、特种作业人员

要经过培训取证、施工管理人员的定期安全技术培训、专职安全员

的专业培训与考核等，都要有书面记录归档。

七、班组安全生产活动制度

班组安全生产活动要有制度，班组安全生产活动要有针对性，

每次活动要有记录。

八、安全生产奖罚制度

在执行各项安全生产制度中，经过检查评比，对于安全和工作

做出了显著成绩的单位和个人，对排除安全隐患有功人员，要给予

奖励和表彰。对于安全责任心差，平时不重视安全生产，甚至于造

成生产安全事故的班组和个人，要进行处分和处罚。一切安全生产

奖罚资料有要有资料归档。

九、工伤事故档案管理制度

凡发生工伤事故，要组织进行调查，写也调查报告，分析发生

事故的原因，提出整改的措施，使施工人员受到教育，对责任者提

出处理意见，按照“四不放过”的原则进行处理。凡发生工伤事故

都要按规定进行报告，并建立工伤事故档案。

十、有关安全生产的文件和会议记录制度

收集齐全国家和上级有关安全生产、劳动保护方面的法律、法

规、规范、标准、条例、制度及文件通知。各种有关安全生产的会

议，都要有记录，会议记录都要整理归档。

十一、总、分包工程安全生产文件资料

总、分包工程，要有分包施工合同，合同条款要明确规定总、

分包双方安全生产工作的责任。总、分包单位各自的生产经营范围

和生产经营资质证件。

十二、搞好安全生产管理资料的建档工作

首先要认真收集和积累资料，事前要有制度、有计划、

有措施，过程中有检查、有记录、事后有资料；其次是要定期

对资料进行整理和鉴定，保证资料的真实性、完整性和保存的价值

性；其三是将资料分目、编号、装订归档。档案管理制度12

第一章总则

第一条为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和

利用档案，充分发挥档案在学校各项工作中的重要作用，根据《中

华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等

学校档案管理办法》（教育部、档案局令第27号）等法律法规，结合

学校实际，制定本办法。

第二条本办法所称的档案，是指学校在招生、教学、科研、党

政管理以及其它各项活动中直接形成的对学生、教职工、学校和社

会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史

记录。

第三条档案是对学校发展历史过程的反映和记录，是学校的宝

贵财富。学校所有单位和个人都应遵守有关法律法规，履行保护和

移交档案的义务。

第四条档案工作是学校重要的基础性工作，是学校管理水平的

重要体现。校内各单位应重视档案工作，将其纳入自身发展规划和

工作计划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围，保障档案工

作依法有序开展。

第二章管理体制及机构人员

第五条学校档案工作由校长领导，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准

学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设

与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与学校办学规模相适应的档案机构，落实人员编

制、档案库房、开展档案资料征集、抢救保护、安全保密、数字化、

现代化管理、提供利用、编纂、陈列展览及设备购置和维护方面所

需设备及经费；

（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导受校长委托具体负责档案工作。

第六条学校成立档案工作委员会，负责审议、指导、监督落实

全校档案工作相关事项。主任委员由校长担任。

第七条学校档案馆是学校档案工作的职能管理部门，负责全校

档案工作，校内各单位档案工作接受档案馆的业务指导、监督和检

查。

第八条学校档案馆的主要职责是:

（一）宣传、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,

综合规划学校档案工作；

（二）组织制订并实施学校档案工作有关规章制度和业务规范，

对各单位档案工作进行指导、监督和检查；

（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管、保护

全校的各类档案及有关资料，做好档案安全保密工作；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，积极开发档案信息

资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作，为学校和社会服务；

（七）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的

校史校情教育、爱国主义教育等文化教育功能；

（八）开展学校档案工作人员的业务培训，建立和健全学校档案

工作网络；

（九）开展档案学术研究和业务交流活动。

第九条档案馆应配备政治素质可靠、年龄结构合理、数量足够

的工作人员。档案工作人员应具备档案业务知识和相应的科学文化

知识及现代化管理技能。新进档案馆工作人员应具有硕士研究生及

以上学历。

第十条档案馆专职档案工作人员，按照国家和学校有关政黄实

行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受学校教学、科研和管理

人员同等待遇。

第十一条各单位应确定一名负责人分管本单位的档案工作，并

配备专（兼）职档案工作人员，负责本单位档案的收集、整理和归档

工作。

第十二条专（兼）职档案工作人员应当遵纪守法，热爱档案事业,

忠于职守，刻苦钻研业务，勇于创新，不断提高管理和服务水平。

第十三条各单位档案工作的基本任务是：

（一）按照学校有关规定做好本单位文件材料的收集、保管、整

理、分类、立卷（装盒）等工作；

（二）按归档范围、归档要求，将档案材料按时向档案馆移交；

（三）对按照规定不向档案馆移交或暂不移交的档案材料，应建

立健全相应的科学管理制度，确保档案材料安全，并积极提供服务

和利用；

（四）接受档案馆的业务指导、监督和检查，维护本单位档案、

材料的完整与安全C

第十四条学校按照有关法律法规，发长期接触有毒有害物质的

档案工作人员，采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保

障其依法享有工伤社会保险待遇及补助等其他有关待遇。

第三章档案的管理

第十五条学校档案由档案馆集中统一管理，各单位的档案材料

应按照规定向档案馆移交，不得拒绝归档。

情况特殊的单位，经提出申请、档案工作委员会审议、学校批

准后，可设立档案分室，负责本单位的档案收集、整理、保管和利

用工作，业务上接受档案馆的指导、监督和检查。档案分室每年须

向档案馆报送新增档案库存目录和统计年报表。

第十六条教职员工个人在从事教学、科研、管理等职务活动中

所形成的各种载体形式的文件材料，应当按照规定及时归档，不得

据为己有。

对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料以及国内外与学

校有关的其它具有保存价值的材料，档案馆可通过征集、代管、捐

赠等方式进行收集。

第十七条学校实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档，归

档范围包括：党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建

设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类、声

像类、实物类、人物类、人事类。

归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带、

实物等各种载体形式。

各类文件材料的具体归档范围，按《西南大学文件材料归档范

围和档案保管期限表》（附件1）执行。

第十八条学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

各单位负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本单位的

教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸

质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料进行系统

整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录、案卷封面，填写备

考表，交本单位负责档案工作的人员检查合格并由主管领导审核签

字后，移交学校档案馆。

第十九条校内各单位立卷归档分工为：全校性、综合性的文件

材料由党委办公室、校长办公室负责；其余门类文件材料由职能部

门按职责分工负责。各课题组形成的文件材料交由科学技术处、社

会科学处等项目管理单位审查并进行立卷归档。对于多部门合作完

成的工作或项目，主办部门负责全套文件材料立卷归档，协作部门

保存与自己承担任务有关的档案。

第二十条学校与校外单位分工协作完成的项目，档案馆保存全

套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应

当将复制件交学校档案馆保存。

第二十一条归档的档案材料应质地优良，书绘工整，声像清晰,

符合有关规范和标准的要求。

已移交档案馆的档案材料，不得进行撤换、涂（更）改。

第二十二条档案材料归档时间：

（一）各部门应当在次年6月底前归档；

（二）各学院（部、所、中心）等应当在次学年寒假前归档；

（三）科研类档案应当在项目完成后2个月内归档，基建类档案

应当在项目完成后3个月内归档；

（四）其他归档要求按照各类档案工作规范（详见附件）执行。

第二十三条档案馆根据《西南大学档案实体分类编号方案》

（附件2）对馆藏档案进行分类、鉴定、编号和排列。

第二十四条档案馆按照《西南大学文件材料归档范围和档案保

管期限表》（附件1）确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、

已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册，报校长批准

后，按规定予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十五条档案馆应采取先进的档案保护技术，防止档案的破

损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及

时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数

字化，加工成电子档案保管。

第二十六条档案馆应建立和健全库房管理的规章制度，落实各

种安全保护措施，确保档案安全。

第二十七条档案馆应定期对所存档案和资料的保管情况进行检

查，消除安全隐患。遇有特殊情况，应立即向校长报告，及时处理。

第二十八条档案馆要不断改进和完善管理工作，加大力度推进

档案信息化建设，并采取措施，确保数字化档案信息和电子档案（文

件）的长期保存和利用，以增强档案实体（信息）的安全保障能力，提

高档案信息资源共享及开发利用能力。

第二十九条档案馆应建立档案统计制度，定期对档案的收集、

整理、保管、利用和馆内各种数据情况进行统计；并按国家有关规

定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章档案的开放、利用和公布

第三十条档案馆应主动做好档案利用工作，按照规定向全校和

社会开放档案，积极发挥档案的信息功能，提高档案利用率。开放

和利用档案遵循如下原则：

（一）对于自形成之日起满30年的档案，除未解密或需要控制使

用部分外，均应按国家规定，向全校和社会开放。对于其中涉及国

家安全和学校重大利益的档案，须经档案工作委员会审议、校长批

准后，方可分期分批开放。

（二）凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在

表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可利用已开

放的档案。境外组织或个人利用档案的.，按照国家有关规定办理。

（三）查阅、摘录、复制未开放的档案，须经档案馆馆长批准。

涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要

时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,

应当经学校保密工作部门批准。

（四）馆藏档案原则上不外借。特殊情况下须经所在单位领导同

意、档案馆馆长批准后，方可外借。对借出档案，须按时归还。损

坏或丢失档案者按《中华人民共和国档案法》及《档案管理违法违

纪行为处分规定》（监察部、人社部、档案局令第30号）相关条款进

行处理。

（五）档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如

有特殊需要，须经档案馆馆长批准。

加盖西南大学档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

（六）向档案馆移交、捐赠档案的单位和个人，对其档案享有优

先使用权，无偿利用，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出

限制利用的意见，档案馆应维护其合法权益。

（七）寄存档案归寄存者所有。档案馆如需向社会提供利用，应

当征得寄存者同意。

第三十一条档案馆按照国家有关规定公布档案。未经学校授权,

其它任何组织或者个人无权公布学校档案。

第三十二条学校馆藏档案属下列情况之一者不予开放和公布:

（一）涉及国家秘密的;

（二）涉及专利或技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第三十三条档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。档案馆应

设立专门的阅览室，提供必要的检索工具，为档案利用创造便利条

件。用于公益目的的档案利用，档案馆不收取费用；用于个人或商

业目的的，按照有关规定合理收费。

第三十四条档案馆应积极开展档案编研工作。出版档案史料和

公布档案，须经档案工作委员会同意，并报请校长批准。

第三十五条档案馆应采取多种形式（如举办档案展览、陈列，

建设档案网站等），积极开展档案宣传工作；条件具备时，应在相关

专业的高年级学生中开设有关档案管理的选修课。

第五章条件保障

第三十六条学校将档案工作所需经费列入预算，保证档案工

作需要。

第三十七条学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的

档案库房，对不适应档案事业发展需要或不符合档案保管要求的馆

库，按照《档案馆建设标准》（建标103-20_）的要求及时进行改扩

建或者新建。

存放涉密档案应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、

防渍、防有害生物、防磁等必要设施。

第三十八条学校将数字档案馆建设纳入数字校园整体建设规

划，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，

加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设

同步进行。

第六章考核、奖励与处罚

第三十九条学校建立档案工作的检查、考核与评估制度，定期

布置、检查、总结、脸收档案工作。学校定期召开档案工作会议，

评选档案工作先进集体和个人。

第四十条学校对在档案工作中作出下列贡献的单位或者个人，

给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整埋、提供利用工作中作出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中作出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中作出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给档案馆的;

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十一条有下列行为之一的，学校应对直接负责的主管人员

和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法

追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按有关范围、时间等规定归档，拒绝归档或者将档案据

为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章附则

第四十二条本办法由档案馆负责解释。

第四十三条本办法即日起施行。

聪明在于勤奋，天才在于积累。档案管理制度13

1、目的

规范人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性

和保密性。

2、适用范围

适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。

3、职责

公司管理部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。

4、程序

4.1员工人事档案以纸质档案和电子档案两种载体保存、纸质

档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案以HR信息管理系统

为一台进行统一管理。员工人事档案管理人员必须忠于职守，严格保

密员工的.信息资料。

4.2档案建立：新员工经考核合格，入职之日起，即建立个人

人事档案，起始档案材料包括：身份证和学历职称证件的复印件、

个人简历、个人信息表、户口本复印件、劳动合同等。

4.3员工个人档案不经过公司档案管理人员归档，而是通过档

案代保管服务机构进行代保管

本单位员工档案。如公司对员工档案材料（如鉴定、考核材料、

离职、参加_、共青团的材料，奖惩材料等）的收集、维护、应当

符合国家法律法规、政策文件的规定。档案材料交至档案代保管服

务机构由档案代保管服务机构工作人员放入员工的档案。

4.4档案资料收录：员工在职期间，管理部门应及时将员工的

动态变动材料收录入个人的纸质档案和电子档案，如：奖罚记录、

职位调动、任命、借用、离职申请、考核管理等。

4.5本部门职工的人事档案调阅需经部门主管、管理部经理批

准。

4.6调阅档案原则上在管理部门内部并在指定人员陪同下调阅。

如需借出管理部门、需管理部经理批准。

4.7所有调阅档案，均需登记备案。

4.8离职员工的人事档案，应在妥善保管一年以后销毁，部门

主管以上人员、关键岗位人员档案应妥善保管三年以上销毁。档案

管理制度14

一、在破碎顶板和分层假顶工作面的使用：

顶板破哗或厚煤层分层开采时，一般都采用铺金属网的办法，

从而形成一种人工假顶金属网假顶。

我国现有的厚煤层（6m以上）多数江用分两层开采（主要指综

采工作面），开采上分层时要为下分层采煤有利条件。其主要措施

也是铺金属网（目前采用铺顶网方式的较多），使垮落的岩石胶结

成再生顶板。采煤机的这种条件下使用时，应注意以下几点：

（1）要经常维护假顶，保持假顶的完整性，防止下分层出现坠

包而破网。采煤机司机要掌握好分层采高，力求使支架梁与顶网保

持同一平面上，以减少金属网所受拉力，防止因过渡弯曲而发生崩

落事故。

（2）在金属网下割煤时，采煤机的滚筒不应靠近顶板截割，以

免割破顶网。一般要求留200mm-300mni厚的假顶。

（3）在金属网下割煤时，尤其是采上分层、底板是煤而不是岩

石时，采煤机一定要割平，不能出现台阶式底板，否则会给推溜、

移架造成困难。

（4）为了给下分层采煤创造良好的工作条件，消除或减少漏年

冒顶现象，根据垮落的顶板岩石性质，采取向采空区注水或注泥浆

的办法，促使冒落岩石胶结形成再生顶板，从而为下分层采煤创造

有利条件。

（5）当煤层厚度变化较大时，采煤机司机要及时掌握和调整各

分层的采高，以免造成下分层采高过大或偏小，从面给采煤机截割

时带来困难。为此，开采后沿走向每推进一定距离后，仍要在工作

面沿倾斜方向每