单位内部资料归档制度

PAGE单位内部资料归档制度一、总则（一）目的为了加强单位内部资料的管理，确保资料的完整性、准确性和安全性，便于资料的查阅、利用和保存，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门在工作活动中形成的各类内部资料，包括但不限于文件、报告、合同、会议记录、图表、数据等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：单位内部资料实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责资料的收集、整理、归档、保管和利用。2.真实准确原则：归档资料应真实反映单位工作活动的实际情况，数据准确、内容完整。3.及时归档原则：各部门应在规定的时间内将工作中形成的资料移交档案管理部门归档，确保资料的时效性。4.便于利用原则：归档资料应按照科学合理的分类方法进行整理，便于查阅和利用。二、资料收集（一）收集范围1.上级机关下发的与本单位工作相关的文件、指示、通知等。2.本单位制定的各类规章制度、工作计划、工作总结、报告、请示、批复等。3.本单位召开的各类会议的会议记录、纪要、决议等。4.本单位签订的各类合同、协议、意向书等。5.本单位开展业务活动形成的各类报表、统计数据、调查研究报告等。6.本单位工作人员撰写的各类论文、著作、经验材料等。7.本单位获得的各类荣誉证书、奖状、奖杯等。8.其他与本单位工作相关的资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责资料的收集工作，确保资料收集的及时性和完整性。2.收集的资料应保持原始状态，不得擅自修改、涂抹、删除。3.对于重要资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集复印件，并注明原件存放地点。4.收集的资料应按照类别进行整理，分别装入相应的文件夹或档案盒中，并在封面或盒面上注明资料名称、日期、来源等信息。三、资料整理（一）分类标准1.按照资料的来源分类，可分为上级文件、本单位文件、下级文件等。2.按照资料的内容分类，可分为行政管理类、业务管理类、财务管理类、人力资源管理类等。3.按照资料的时间分类，可分为年度资料、季度资料、月度资料等。4.按照资料的形式分类，可分为纸质资料、电子资料、音像资料等。（二）整理方法1.纸质资料：按照分类标准进行分类，然后按照时间顺序或重要程度进行排列，编上页码，填写目录清单，装入档案盒或文件夹中。2.电子资料：按照分类标准进行分类，建立电子文件夹，将资料文件按照时间顺序或重要程度进行命名和排列，同时建立电子目录清单。3.音像资料：按照分类标准进行分类，贴上标签，注明资料名称、日期、来源等信息，装入音像资料盒中。（三）编号规则1.档案编号采用“全宗号年度保管期限流水号”的格式。2.全宗号：由档案管理部门统一编制，代表本单位的档案全宗。3.年度：采用公元纪年，如“2023”。4.保管期限：分为永久、长期、短期三种，分别用“Y”、“C”、“D”表示。5.流水号：按照资料归档的顺序依次编号，从“001”开始。（四）目录编制1.目录应包括资料编号、资料名称、日期、来源、保管期限等信息。2.目录应按照分类顺序编制，一式两份，一份随资料装订，一份单独成册。四、资料归档（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的资料移交档案管理部门归档。2.对于临时性工作或专项工作形成的资料，应在工作结束后及时移交档案管理部门归档。（二）归档程序1.各部门将整理好的资料填写《资料归档清单》，一式两份，一份随资料移交，一份自留。2.档案管理部门对移交的资料进行审核，核对资料的完整性、准确性和分类是否正确。3.审核无误后，档案管理部门在《资料归档清单》上签字确认，并将资料按照编号顺序装入档案盒或文件夹中，存入档案库房。（三）归档要求1.归档资料应整齐、规范，不得有破损、缺页等情况。2.档案盒或文件夹应标明资料编号、名称、保管期限等信息。3.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。五、资料保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位和国家具有长远利用价值的资料，应永久保管。2.长期保管：凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的资料，应长期保管。保管期限为15年至50年。3.短期保管：凡是反映本单位短期工作活动，在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的资料，应短期保管。保管期限为5年以下。（二）保管方式1.纸质资料：采用档案盒或文件夹进行保管，存放在档案库房的货架上。2.电子资料：采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，存放在档案库房的专用存储设备中。3.音像资料：采用音像资料盒进行保管，存放在档案库房的音像资料柜中。（三）保管要求1.档案库房应配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保资料的安全。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对于电子资料，应定期进行备份，防止数据丢失。4.对于音像资料，应定期进行播放检查，防止音像资料损坏。六、资料利用（一）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅、借阅档案资料。2.外单位因工作需要查阅、借阅本单位档案资料，须经本单位主管领导批准。（二）利用程序1.本单位工作人员查阅、借阅档案资料，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的资料名称、日期、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门办理查阅或借阅手续。2.外单位查阅、借阅本单位档案资料，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的资料名称、日期、用途等信息，经本单位主管领导批准后，交档案管理部门办理查阅或借阅手续。3.档案管理部门根据申请表提供的信息，查找相应的档案资料，填写《档案查阅登记表》或《档案借阅登记表》，注明查阅或借阅的资料名称、日期、查阅或借阅人姓名、部门、用途等信息。4.查阅或借阅人应在规定的时间内归还档案资料，如需延期，应办理延期手续。5.查阅或借阅人应爱护档案资料，不得擅自涂改、损坏、转借他人。（三）利用要求1.档案管理人员应严格按照规定办理查阅或借阅手续，不得擅自扩大利用范围。2.查阅或借阅档案资料时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得将档案资料带出档案库房。3.如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。七、资料鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和本单位的实际情况为依据，对档案资料进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，从维护档案的真实性、完整性和系统性出发，对档案资料进行综合分析和判断。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对档案资料进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案资料逐件进行审查，判断其保存价值。2.综合分析法：对档案资料的形成背景、内容、形式、来源等进行综合分析，判断其保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对档案资料进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁清单》，一式两份，一份随销毁档案资料，一份留存档案管理部门。2.档案管理部门将《档案销毁清单》报本单位主管领导审批。3.经批准后，档案管理部门按照规定