浦东新区会计电算化内部控制制度

PAGE浦东新区会计电算化内部控制制度一、总则（一）制定目的本制度旨在规范浦东新区各单位会计电算化工作，加强会计电算化内部控制，提高会计信息质量，防范财务风险，确保会计工作合法、合规、准确、高效运行。（二）适用范围本制度适用于浦东新区内所有采用会计电算化进行会计核算和财务管理的单位，包括企业、行政事业单位、社会团体等。（三）制定依据本制度依据《中华人民共和国会计法》、《企业内部控制基本规范》、《会计电算化管理办法》等相关法律法规和行业标准制定。（四）基本原则1.合法性原则：会计电算化内部控制制度应符合国家法律法规和相关政策要求。2.全面性原则：涵盖会计电算化工作的各个环节，包括系统开发与维护、数据输入与输出、会计核算与管理等。3.有效性原则：内部控制制度应切实可行，能够有效防范风险，保证会计信息的真实性、准确性和完整性。4.不相容职务分离原则：明确各岗位的职责权限，确保不相容职务相互分离，相互制约。5.成本效益原则：在保证内部控制有效性的前提下，合理控制成本，提高工作效率。二、会计电算化岗位设置与职责（一）岗位设置1.电算主管：负责会计电算化系统的日常管理工作，协调各岗位的工作关系，制定岗位责任制，对电算化系统的运行进行监督和检查。2.软件操作：负责会计数据的录入、处理、输出等工作，严格按照操作规程进行操作，确保数据的准确性和及时性。3.审核记账：负责对输入计算机的会计数据进行审核，对已记账的凭证进行检查和核对，确保记账凭证的合法性、准确性和完整性。4.电算维护：负责会计电算化系统的硬件、软件维护工作，保证系统的正常运行，及时处理系统故障和问题。5.数据分析：负责对会计数据进行分析，为单位的财务管理和决策提供支持，定期编制财务分析报告。6.档案管理：负责会计电算化档案的收集、整理、保管和销毁工作，确保档案的安全和完整。（二）岗位职责1.电算主管负责制定会计电算化工作计划和管理制度，并组织实施。负责电算化系统的用户管理和权限设置，确保系统安全运行。定期对电算化系统的运行情况进行检查和评估，及时发现和解决问题。协调各岗位之间的工作关系，组织电算化系统的培训和学习。2.软件操作严格按照会计制度和操作规程进行会计数据的录入、处理和输出。及时对输入的数据进行核对和校验，确保数据的准确性。负责打印输出各类会计凭证、账簿、报表等资料，并进行整理和装订。定期备份会计数据，防止数据丢失。3.审核记账对输入计算机的会计凭证进行审核，检查凭证的合法性、准确性和完整性。对已记账的凭证进行检查和核对，确保账簿记录的准确性。负责对会计报表的数据进行审核，保证报表数据的真实性和可靠性。对审核中发现的问题及时与相关人员沟通，并督促其进行整改。4.电算维护负责电算化系统的硬件设备和软件系统的日常维护和保养，确保系统正常运行。及时处理系统故障和问题，对无法解决的问题及时向上级汇报。负责电算化系统的升级和更新工作，保证系统的功能和性能满足单位的需求。协助其他岗位人员解决操作过程中遇到的技术问题。5.数据分析负责收集、整理和分析会计数据，为单位的财务管理和决策提供支持。定期编制财务分析报告，对单位的财务状况、经营成果和现金流量进行分析和评价。参与单位的财务预算编制和执行情况分析，为预算管理提供数据支持。协助其他部门进行数据分析和决策支持工作。6.档案管理负责会计电算化档案的收集、整理、分类和编号工作。按照规定的期限保管会计电算化档案，确保档案的安全和完整。定期对会计电算化档案进行清查和盘点，防止档案丢失和损坏。按照规定的程序办理会计电算化档案的借阅和销毁手续。三、会计电算化操作管理（一）操作流程1.系统初始化根据单位的会计制度和财务管理要求，设置会计科目、凭证类型、账簿格式等基础信息。录入期初余额，进行试算平衡，确保会计数据的准确性。2.凭证录入操作人员按照审核无误的原始凭证，在电算化系统中录入记账凭证。录入完成后，对凭证进行检查和核对，确保凭证内容的完整性和准确性。3.凭证审核审核人员对录入的记账凭证进行审核，检查凭证的合法性、准确性和完整性。审核通过的凭证方可进行记账处理。4.记账处理系统自动对审核通过的记账凭证进行记账，更新账簿数据。记账完成后，生成各类账簿和报表。5.结账在每个会计期末，进行结账处理，将本期的会计数据结转到下期。结账前，必须确保所有凭证已审核记账，各项会计数据准确无误。（二）操作规范1.操作人员应严格按照操作规程进行操作，不得擅自修改系统参数和程序。2.录入凭证时，应确保凭证内容真实、准确、完整，摘要清晰明了，会计科目使用正确。3.审核人员应认真履行审核职责，对凭证的合法性、准确性和完整性进行严格审核，不得敷衍了事。4.记账过程中，系统应自动进行数据校验和处理，确保记账结果的准确性。如发现记账错误，应及时进行更正。5.结账前，应进行全面的账账核对、账证核对和账实核对，确保会计数据的一致性和准确性。6.操作人员应定期更换密码，并妥善保管个人密码，防止密码泄露。四、会计电算化系统维护管理（一）系统维护计划1.定期对电算化系统进行全面检查和维护，包括硬件设备的检查、软件系统的升级和更新、数据备份等。2.制定系统维护计划，明确维护内容、维护时间和维护人员的职责。3.根据系统运行情况和业务发展需求，及时调整系统维护计划。（二）系统故障处理**1.建立系统故障应急处理机制，及时发现和处理系统故障。2.系统出现故障时，操作人员应立即报告电算维护人员，并详细描述故障现象。3.电算维护人员应迅速对故障进行诊断和排除，尽量缩短系统故障时间，减少对会计工作的影响。4.对于重大系统故障，应及时向上级汇报，并组织相关人员进行抢修。（三）数据备份与恢复1.定期对会计数据进行备份，备份方式可采用磁带备份、光盘备份、硬盘备份等多种方式。2.备份数据应妥善保管，存放于安全可靠的地方，并定期进行检查和核对，确保数据的完整性和可用性。3.建立数据恢复机制，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复数据。4.数据恢复操作应严格按照操作规程进行，由专人负责，并做好记录。五、会计电算化档案管理（一）档案内容1.会计电算化系统的各类文档资料，包括系统需求说明书、系统设计文档、用户手册、操作手册等。2.会计凭证、账簿、报表等会计数据的电子文件和纸质文件。3.电算化系统的备份数据、恢复数据等。4.其他与会计电算化工作相关的资料。（二）档案保管1.会计电算化档案应按照国家有关规定进行分类、编号、装订和保管。2.档案保管期限应符合国家法律法规和会计制度的要求，一般会计凭证、账簿等保管期限为30年，会计报表等保管期限为10年。3.档案应存放在安全、干燥、防火、防潮、防虫的地方，防止档案损坏和丢失。4.定期对会计电算化档案进行清查和盘点，确保档案的完整性和准确性。（三）档案借阅与销毁1.严格执行档案借阅制度，借阅档案必须经过批准，并办理借阅手续。2.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、损坏档案。3.会计电算化档案的销毁应按照规定的程序进行，由单位档案管理部门会同会计部门提出销毁意见，编制销毁清册，报单位负责人批准后进行销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签名盖章。销毁清册应永久保存。六、会计电算化内部控制监督与检查（一）内部审计1.定期开展会计电算化内部控制的内部审计工作，检查内部控制制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。2.内部审计人员应具备专业的审计知识和技能，熟悉会计电算化系统的运行流程和内部控制要求。3.内部审计工作应形成审计报告，报送单位负责人和相关部门，并跟踪整改情况。（二）外部监督1.接受财政、税务、审计等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供会计电算化资料和信息。2.对于外部监