专利代理机构管理与服务规范 TSDIPSA 018-2023

ICS03.140

CCSA00

SDIPSA

山东省知识产权服务业协会团体标准

T/SDIPSA010—2023

专利代理机构管理与服务规范

Specificationformanagementandserviceofpatentagencies

2023-11-23发布2024-01-01实施

山东省知识产权服务业协会  发布

T/SDIPSA010—2023

专利代理机构管理与服务规范

1范围

本文件规定了专利代理机构的业务范围、管理架构、人员培训、信息化建设、服务流程、流程管理。

本文件适用于在山东省依法设立的专利代理机构。

2规范性引用文件

本文件没有规范性引用文件。

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

专利代理机构patentagency

经国务院专利行政部门批准设立，接受委托，以委托人的名义，在代理权限范围内办理专利申请、

宣告专利权无效等专利事务的服务机构。

3.2

案件patentcase

自然人、法人或其他组织委托专利代理机构办理专利申请、宣告专利权无效等事项。

4总体要求

4.1专利代理机构具有国家规定的资质、能力和办公条件。

4.2专利代理机构和专利代理师执业应当遵守法律、行政法规，恪守职业道德、执业纪律，维护委托

人的合法权益。

4.3除法律法规要求公开外，专利代理机构及其人员严格保守客户的商业秘密，严禁泄露、剽窃或者

利用客户的商业秘密，损害客户的合法权益。

5业务范围

5.1专利代理机构承办下列事务：

——提供专利事务方面的咨询；

——接受聘请，指派专利代理师担任专利顾问；

——撰写专利申请文件，办理专利申请；

——办理专利申请权、专利权的转让以及专利许可的有关事务；

——请求专利驳回复审的有关事务；

——提出异议，请求宣告专利权无效的有关事务；

——办理其他有关事务。

6管理架构

6.1专利代理机构负责人应具有相关资质，以及管理运营能力。

6.2专利代理机构应配备专利代理师、流程管理人员、客户服务人员及其他相关的人员，可根据人员

设立相关部门。

6.3专利代理机构应建立健全内部管理制度，包括但不限于：

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——专利案件撰写制度；

——专利案件质量管理与控制制度；

——流程管理制度；

——保密制度；

——培训制度；

——档案管理制度。

7人员培训

7.1专利代理机构的从业人员进行上岗培训和例行培训，并考核。

7.2培训方式为参加政府、高校、行业协会或者专业机构等外部机构组织的外部培训或者专利代理机

构内部自行组织的培训。

7.3对专利代理师的培训应符合《中华人民共和国专利代理条例》的相关要求。

7.4不同级别、岗位人员分级分类培训。

8信息化建设

8.1专利代理机构内部信息化系统应具备但不限于以下功能：

——实现与国务院专利行政部门对接；

——案件流程管理；

——费用管理；

——客户管理；

——办公管理。

8.2专利代理机构采取措施保证客户信息和案件数据的安全性，包括但不限于：

——制定并落实客户信息和案件数据安全管理制度；

——与从业人员签订相应的保密协议；

——采取保证客户信息和案件数据安全的物理设施和手段；

——基础数据和动态数据，及时进行数据备份。

9服务流程

9.1委托前的咨询与协商

确定委托事项、委托人信息、委托目的、服务费用及相关信息。

9.2签订合同

双方签订合同，约定委托事项、双方权利义务以及保密要求等。

9.3服务实施

9.3.1获取资料

服务机构获取委托内容相关资料。

9.3.2确定方案

制定服务方案，并与委托方确认服务方案。

9.3.3执行服务

依据服务方案，按照合同约定依法向相关部门办理专利事宜。

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9.3.4服务结果

服务机构收到相关部门审查结果，及时通知委托方并协商后续事宜。

9.4结案处理

服务机构与委托方就服务结果进行协商，办理结案事宜。结案方式包括但不限于：

——根据服务结果确认新的委托事项，进行新的服务流程；

——双方合同终止。

10服务管理

10.1客户关系管理

10.1.1专利代理机构建立面向客户的统一的客户服务体系。

10.1.2专利代理机构建立规范的客户服务和质量保障体系，根据客户情况，专利代理机构可以建立客

户分级标准和对的分级服务体系。

10.1.3专利代理机构建立客户定期沟通机制，根据客户意见和建议，对服务质量进行持续改进。

10.2流程管理

10.2.1流程管理始于客户委托，案件及相关内容，除法律规定必须披露或者申请人要求、同意披露的

外，专利代理机构负有法定的保密责任，保密内容包括代理活动中所接受的信息和生成的信息，在案件

管理的全过程实施严格的保密措施。

10.2.2对委托事项处理，专利代理机构工作事项包括但不限于：

——将所有代委托准备的文件及时送交申请人；

——将所有代委托处理的事务通知申请人；

——将收到的所有官方文书及时送交申请人；

——将本机构名称、地址变更以及存续状态变更的情况及时通知申请人。

10.2.3客户确认就某一事项委托专利代理机构后，双方签订委托代理合同，服务机构设立开案程序，

确定案卷号，案卷号能唯一确定客户的委托事项，案卷号伴随案件的全部处理过程，案卷号的设计能区

别不同的委托并便于内部管理。

10.2.4专利代理机构为受委托事项与客户确定结案条件，并在结案时告知客户后续程序及注意事项，

包括但不限于：

——新申请委托可在委托合同里约定结案于收到驳回通知书或者收到授权证书；

——年费缴纳服务可约定结案于下一年缴费期限前的委托或者不委托；

——著录项变更可约定结案于收到手续合格通知书；

——代理无效宣告请求事项可约定结案于收到并转达无效决定通知书。

10.3档案管理

10.3.1就客户委托事项所建立案卷的管理，保证其信息资料的完整，包括客户资料的完整，官方文件

及收据的完整，工作成果的完整以及与客户之间的信息交互记录。

10.3.2专利代理机构应建立完善的档案管理制度，包括但不限于：

——设立文件、档案系统，以便于查找和存取；

——在提供服务的过程中收到的或者生成的所有文件均存档；

——按照与客户约定的保存时间为客户保存文件/档案；

——所有纸质的文件、档案扫描为电子档进行保存；

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——专利有效期满后，专利代理机构可以销毁纸质文件、档案，但对于放弃的专利和撤回的专利

申请，应该保留申请人关于放弃、撤卷的指示和专利代理服务机构处理的文书，以及国家主

管机关发出的相的文书。

10.4质量管理

对客户委托的专利申请事项，专利代理服务机构应制定的规定作业流程和制定职责，包括但不限于：

——撰写或者准备专利申请文件直到客户确认；

——向专利管理行政部门提交专利申请或者其他文件；