审计处组织现场询价制度

PAGE审计处组织现场询价制度一、总则（一）目的为规范公司采购活动中的现场询价行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保证所采购物资、服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及物资采购、服务采购等需要进行现场询价的活动。（三）基本原则1.合法性原则：现场询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保整个过程合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证询价结果的公正性。3.公开透明原则：询价过程、标准、结果等信息应向相关部门和人员公开，接受监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价组织与职责（一）审计处职责1.负责制定现场询价的工作流程和相关标准规范。2.组织成立询价小组，确定小组成员构成及职责分工。3.监督询价小组的工作过程，确保询价活动按照规定程序进行。4.审核询价结果，对询价报告进行把关。5.协调解决询价过程中出现的争议和问题。（二）询价小组职责1.根据采购需求，制定询价文件，明确询价项目的规格、技术要求、质量标准等。2.收集、整理供应商信息，确定参与询价的供应商名单。3.组织现场询价活动，向供应商发出询价通知，要求其在规定时间内报价。4.对供应商的报价文件进行评审，比较各供应商的价格、质量、服务等因素，提出推荐意见。5.撰写询价报告，详细记录询价过程、结果及相关建议。（三）其他部门职责1.提出物资采购或服务采购的需求，向审计处提供详细的采购要求和相关技术资料。2.配合审计处和询价小组开展工作，参与询价过程中的相关沟通、协调等事宜。3.根据询价结果签订采购合同，并负责合同的执行和验收。三、询价流程（一）需求提出各部门根据工作需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、技术要求、质量标准、交货时间等内容，并提交至审计处。（二）需求审核审计处对各部门提交的采购需求进行审核，重点审查需求的合理性、必要性以及与公司现有资源的匹配性。如发现需求不合理或存在问题，及时与需求部门沟通并提出修改意见。（三）询价准备1.制定询价文件：询价小组根据审核通过的采购需求，编制询价文件。询价文件应包括询价项目概述、技术规格要求、质量标准、报价要求、交货时间及地点、售后服务要求等内容。2.确定供应商名单：询价小组通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商目录、行业推荐、网络搜索、以往合作记录等，从中筛选出符合询价项目要求的潜在供应商名单。3.发出询价通知：向确定的供应商发出询价通知，告知其询价项目的详细内容、报价要求、截止时间等信息。询价通知应采用书面形式或电子文档形式，并确保供应商能够及时收到。（四）现场询价1.组织询价会议：询价小组组织供应商召开现场询价会议，会议应提前确定时间、地点，并通知各供应商准时参加。会议过程中，询价小组应向供应商详细介绍询价项目的要求和相关情况，解答供应商的疑问。2.供应商报价：供应商在规定时间内提交报价文件，报价文件应包括报价明细、技术方案、售后服务承诺等内容。询价小组对供应商的报价文件进行签收和登记。3.现场考察（如有需要）：对于一些重要的采购项目，询价小组可根据实际情况组织对供应商进行现场考察，了解其生产经营状况、产品质量控制、售后服务能力等方面的情况。现场考察应形成考察报告，作为询价评审的参考依据。（五）询价评审1.组建评审小组：询价小组由审计处人员、需求部门代表、技术专家等组成，成员应具备相关专业知识和经验。评审小组负责对供应商的报价文件进行评审。2.评审内容：评审小组从价格、质量、服务、信誉等方面对供应商的报价文件进行综合评审。价格评审应比较各供应商的报价高低，同时考虑价格的合理性；质量评审应依据询价文件中的质量标准，评估供应商提供的产品或服务是否符合要求；服务评审应考察供应商的售后服务承诺、响应速度等；信誉评审应参考供应商的过往业绩、市场口碑等。3.推荐意见：评审小组根据评审结果，综合考虑各方面因素，提出推荐供应商的意见。推荐意见应明确推荐的供应商名称、推荐理由以及采购合同的主要条款建议。（六）结果公示审计处将询价结果在公司内部进行公示，公示期一般为[X]个工作日。公示期间，任何部门或个人如有异议，可向审计处提出书面意见。审计处对异议进行调查核实，并根据调查结果对询价结果进行相应处理。（七）签订合同经公示无异议后，需求部门根据询价结果与推荐的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务、采购物资或服务的规格、数量、价格、交货时间及地点、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容符合询价文件要求和公司利益。四、询价文件编制规范（一）基本要求1.询价文件应准确、清晰地表述采购项目的需求，避免使用模糊、歧义性的语言。2.文件内容应完整，涵盖采购项目的各个方面，包括技术要求、质量标准、报价要求、交货时间及地点、售后服务要求等。3.询价文件应符合国家法律法规及相关行业标准的规定，不得含有歧视性、排他性条款。（二）技术规格要求1.详细描述采购物资或服务的技术参数、性能指标、规格型号等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。2.对于有特殊要求的技术指标，应提供相应的测试方法、验收标准等说明。3.可附上相关的技术图纸、图片、样本等资料，以便供应商更好地了解采购项目的技术要求。（三）质量标准明确采购物资或服务应达到的质量标准，可引用国家或行业现行的质量标准，也可根据采购项目的实际情况制定特定的质量标准。质量标准应具体、可操作，便于供应商执行和验收。（四）报价要求1.规定报价的范围，包括物资采购的单价、总价，服务采购的费用明细等。2.明确报价的有效期，一般为[X]个工作日。3.要求供应商在报价文件中注明价格的构成明细，如产品价格、运输费用、税费、售后服务费用等。（五）交货时间及地点1.确定采购物资或服务的交货时间要求，可规定具体的交货日期或交货期限范围。2.明确交货地点，确保供应商清楚了解交货的具体位置。3.对于有特殊交货要求的，如分批交货、紧急交货等，应在询价文件中详细说明。（六）售后服务要求1.规定供应商应提供的售后服务内容，如维修、保养、培训、技术支持等。2.明确售后服务的期限、响应时间、解决问题的时间要求等。3.要求供应商在报价文件中提供售后服务承诺，包括售后服务团队的组成、服务流程等信息。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，对申请成为公司供应商的企业进行资格审查。审查内容包括企业的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等基本资质证明，以及生产经营状况、财务状况、信誉状况、产品质量、售后服务能力等方面的情况。2.要求供应商提供相关的业绩证明材料，如类似项目的合同复印件、用户评价等，以评估其实际履行合同的能力和水平。3.对符合准入标准的供应商，将其纳入公司供应商名录，并进行编号管理。（二）供应商评价1.定期对供应商进行评价，评价周期一般为每年一次。评价内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.采用定量与定性相结合的评价方法，设定各项评价指标的权重，通过对供应商的实际表现进行打分，得出综合评价结果。3.根据评价结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评价为优秀的供应商，在后续采购中可给予一定的优惠政策；对于评价为不合格的供应商，应及时淘汰出公司供应商名录。（三）供应商动态管理1.建立供应商信息档案，记录供应商的基本信息、评价结果、合作历史等内容，并及时更新。2.对供应商在合作过程中出现的问题，如产品质量问题、交货延迟、售后服务不到位等，及时进行跟踪和处理，并记录在供应商信息档案中。3.根据供应商的表现和市场变化情况，适时调整供应商名录，引入新的优质供应商，淘汰不符合要求的供应商，保持供应商队伍的活力和竞争力。六、监督与检查（一）内部监督1.审计处负责对现场询价活动进行全程监督，确保询价过程符合规定程序，询价结果公正合理。2.公司内部设立举报邮箱和电话，接受员工对询价活动中违规行为的举报。审计处对举报信息进行及时调查核实，如发现违规行为，依法依规进行处理。3.定期对询价制度的执行情况进行内部审计，检查制度的落实情况、存在的问题及改进措施的执行效果等，并形成审计报告。（二）外部监督1.主动接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合其工作，及时提供相关资料和信息。2.在公司网站上公开询价制度、询价项目信息、询价结果等内容，接受社会公众的监督。对于公众提出的疑问和意见，及时进行回复和处理。七、违规处理（一）对供应商违规行为的处理1.若供应商在询价过程中存在提供虚假报价、恶意串通、行贿等违规行为，一经查实，立即取消其参与本次询价及后续采购项目的资格。2.将供应商的违规行为记录在案，并通报给相关行业协会和其他潜在客户，降低其市场信誉度。3.根据法律法规的规定，追究供应商的法律责任，要求其承担相应的经济赔偿责任。（二）对公司内部人员违规行为的处理1.公司内部人员若在询价活动中存在违规操作，如泄露询价信