大唐电信采购制度

PAGE大唐电信采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范大唐电信的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司生产经营的顺利进行，提高公司经济效益，维护公司利益。（二）适用范围本制度适用于大唐电信及其下属各部门、分公司、子公司的采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商的合法权益。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益，实现公司利益最大化。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，遵守职业道德，与供应商建立良好的合作关系。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门公司设立采购部门，负责具体的采购业务操作和管理。采购部门应根据公司需求，制定采购计划，组织采购活动，选择合格供应商进行采购，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，办理采购款项的支付结算等。3.质量部门：负责对采购物品或服务的质量进行检验和监督，确保采购的物品或服务符合公司质量要求。4.法务部门：负责审核采购合同，提供法律咨询和服务，处理采购过程中的法律纠纷。三、采购计划与预算（一）采购计划编制1.需求部门应根据公司生产经营计划、项目进度安排等，提前向采购部门提交采购需求申请。采购需求申请应详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等。2.采购部门收到采购需求申请后，应结合公司库存情况、市场供应情况等，进行综合分析和评估，编制采购计划。采购计划应明确采购物品或服务的具体内容、采购时间、采购方式、预算金额等。3.采购计划应经采购部门负责人审核后，报公司领导审批。对于重大采购项目，采购计划还应提交采购决策委员会审议。（二）采购预算管理1.财务部门应根据公司年度预算编制要求，结合采购计划，编制采购预算。采购预算应明确各项采购项目的预算金额、资金来源等。2.采购部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序进行审批。3.财务部门应定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并提出改进措施。四、采购方式（一）招标采购1.对于达到国家规定招标规模标准的采购项目，应采用招标采购方式。招标采购应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行操作。2.采购部门应制定招标方案，明确招标范围、招标方式、评标标准等。招标方案应报公司领导审批后实施。3.采购部门应发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。投标供应商应按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定时间内提交投标文件。4.采购部门应组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。评标过程应严格保密，确保评标结果公平公正。5.采购部门应与中标供应商签订采购合同，并按照合同约定履行付款等义务。（二）竞争性谈判采购1.对于采购项目具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购，或者采用公开招标方式费用占采购项目总价值的比例过大等情形，可采用竞争性谈判采购方式。2.采购部门应成立谈判小组，谈判小组由采购部门人员、相关技术专家、财务人员等组成。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、成交标准等。3.采购部门应邀请符合条件的供应商参加谈判。谈判供应商应按照谈判文件的要求进行报价和谈判。4.谈判小组应与供应商进行多轮谈判，根据谈判情况确定成交供应商。谈判过程应记录存档，确保谈判结果可追溯。5.采购部门应与成交供应商签订采购合同，并按照合同约定履行付款等义务。（三）询价采购1.对于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价采购方式。2.采购部门应向多家供应商发出询价通知书，询价通知书应明确采购物品的规格、数量、质量要求、交货时间等。3.供应商应按照询价通知书的要求进行报价。采购部门应根据供应商的报价情况进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。4.采购部门应与成交供应商签订采购合同，并按照合同约定履行付款等义务。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2..采购部门应组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，形成论证报告。论证报告应说明采用单一来源采购方式的理由、供应商的选择情况等。3.单一来源采购项目应报公司领导审批后实施。采购部门应与供应商签订采购合同，并按照合同约定履行付款等义务。五、供应商管理（一）供应商选择与评估1.采购部门应建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、产品质量等资料。2.采购部门应根据采购项目的需求，从供应商信息库中选择潜在供应商，并对其进行实地考察和评估。评估内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量管理、价格水平、售后服务等。3.采购部门应根据评估结果，对供应商进行分类管理，建立合格供应商名录，并定期对合格供应商进行复审。（二）供应商考核与激励1.采购部门应建立供应商考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行考核。考核结果应记录存档，并作为供应商后续合作的依据。2.对于考核优秀的供应商，采购部门应给予一定的奖励，如增加采购份额等；对于考核不合格的供应商，采购部门应及时发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采购部门应取消其合格供应商资格。（三）供应商关系维护1.采购部门应与供应商保持良好的沟通与合作关系，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，协调解决合作过程中出现的问题。2.采购部门应定期组织供应商座谈会，听取供应商的意见和建议，共同探讨合作发展的方向和措施。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点以及双方的权利义务等条款。2.采购合同应采用书面形式，并由双方签字（盖章）确认。采购合同签订前，应经法务部门审核，确保合同内容合法合规。（二）合同执行与跟踪1.采购部门应按照采购合同的约定，及时向供应商支付预付款、进度款等款项，并跟踪供应商的合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.需求部门应按照采购合同的约定，对采购物品或服务进行验收。验收合格后，需求部门应出具验收报告。如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同内容的，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为采购合同的补充文件，与采购合同具有同等法律效力。2.在采购合同履行过程中，如因一方违约或其他原因需要解除合同的，采购部门应按照法律法规的规定和合同约定，与供应商协商解除合同，并办理相关手续。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估。风险识别内容包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.采购部门应根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，降低采购风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.市场风险应对：采购部门应加强市场调研，及时了解市场动态和价格变化趋势，合理安排采购时间和采购数量，避免因市场价格波动等原因造成采购成本增加。2.供应商风险应对：采购部门应加强供应商管理，选择信誉良好、实力雄厚的供应商，并与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利义务和违约责任。同时，采购部门应定期对供应商进行考核和评估，及时发现和解决供应商存在的问题。3.质量风险应对：采购部门应加强对采购物品或服务的质量控制，要求供应商提供质量合格证明文件，并在合同中明确质量标准和验收方法。同时，采购部门应组织质量检验人员对采购物品或服务进行检验和验收，确保采购的物品或服务符合质量要求。4.合同风险应对：采购部门应加强采购合同管理，严格按照合同签订流程签订采购合同，并对合同条款进行仔细审核，确保合同内容合法合规、明确具体。同时，采购部门应跟踪合同执行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。5.法律风险应对：采购部门应加强法律法规学习，提高法律意识，确保采购活动合法合规进行。同时，采购部门应在采购合同签订前，征求法务部门的意见，对合同条款进行法律审核，避免因合同条款违法违规而导致法律纠纷。八、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履