校舍维修招标采购制度

PAGE校舍维修招标采购制度一、总则（一）目的为规范公司校舍维修招标采购活动，确保采购过程公开、公平、公正，提高资金使用效益，保证校舍维修质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司范围内所有校舍维修项目的招标采购活动，包括新建、改建、扩建、修缮等各类维修工程及相关设备、材料的采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保招标采购活动合法合规。2.公开透明原则：招标采购信息应全面、及时公开，接受公司内部和社会监督。3.公平竞争原则：为所有潜在供应商提供平等的竞争机会，不偏袒任何一方。4.择优选择原则：综合考虑供应商的信誉、资质、报价、服务等因素，选择最优供应商。5.诚实信用原则：参与招标采购活动的各方应诚实守信，履行各自的义务。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定校舍维修招标采购计划，明确采购项目、预算、时间要求等。2.组织招标采购活动，包括编制招标文件、发布招标公告、邀请潜在供应商、组织开标评标等。3.与供应商进行沟通谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.建立供应商档案，对供应商进行评价和管理。（二）工程管理部门1.参与校舍维修项目的需求调研和方案设计，提出技术要求和质量标准。2.协助采购部门进行招标采购活动，对供应商的技术方案和履约能力进行评估。3监督校舍维修项目的施工过程，确保工程质量和进度符合要求。4.负责组织校舍维修项目的验收工作，出具验收报告。（三）财务部门1.参与校舍维修招标采购预算的编制和审核，提供资金保障。2.负责对招标采购资金进行核算和支付管理，并对资金使用情况进行监督。3.协助采购部门进行采购成本分析和控制，提出财务管理建议。（四）审计部门1.对校舍维修招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。2.对采购合同的签订、执行和变更情况进行审计，防范采购风险。3.对采购资金的使用情况进行审计，确保资金使用合法合规。（五）其他部门根据各自职责，配合采购部门做好校舍维修招标采购相关工作，提供必要的支持和协助。三、招标采购流程（一）采购申请1.使用部门根据校舍维修需求，填写《校舍维修采购申请表》，详细说明维修项目名称、地点、内容、预算金额、时间要求等，并提交相关技术资料和图纸。2.采购申请表经使用部门负责人审核签字后，报工程管理部门审核。工程管理部门应从技术可行性、质量标准、进度要求等方面进行审核，并提出审核意见。3.采购申请表经工程管理部门审核通过后，报财务部门审核预算。财务部门应根据公司财务状况和资金安排，对采购预算进行审核，并签署意见。4.采购申请表经财务部门审核通过后，报分管领导审批。分管领导应根据公司整体规划和实际情况，对采购申请进行审批，批准后交采购部门组织招标采购活动。（二）招标采购准备1.采购部门根据批准的采购申请，制定招标采购方案，并明确招标采购方式、评标标准、时间安排等。2.采购部门编制招标文件，招标文件应包括招标公告、投标须知、技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。招标文件应符合法律法规和行业标准要求，确保公平竞争和采购质量。3.采购部门发布招标公告，招标公告应在公司内部网站、相关媒体等渠道发布，公开招标采购信息，吸引潜在供应商参与投标。招标公告应明确招标项目名称、内容、要求、报名时间、地点、联系方式等。4.采购部门对潜在供应商进行资格预审，审查供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等，确定符合要求并具有良好履约能力的供应商名单。5.采购部门向通过资格预审的供应商发出招标文件，并组织答疑会，解答供应商对招标文件的疑问。（三）投标1.供应商应按照招标文件要求编制投标文件，投标文件应包括投标函、技术方案、商务报价、售后服务承诺等内容。投标文件应加盖供应商公章，并由法定代表人或授权代表签字。2.供应商应按规定时间和地点提交投标文件，采购部门应做好投标文件的签收、登记和保管工作。3.在投标截止时间前，供应商可以对投标文件进行补充、修改或撤回，但应以书面形式通知采购部门。（四）开标评标1.采购部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议，开标会议应邀请公司相关部门人员、监督人员等参加。开标会议应宣布开标纪律，公布投标供应商名单、投标报价、投标文件的主要内容等。2.采购部门组织评标委员会进行评标，评标委员会由公司内部相关技术、经济、法律等方面的专家组成。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人名单。3.评标过程应严格保密，评标委员会成员不得泄露评标情况和中标候选人名单。评标结束后，采购部门应向评标委员会支付评标费用。（五）中标通知1.采购部门根据评标委员会推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。中标通知书应明确中标项目名称、内容、中标金额及其他相关事项。2.采购部门同时向未中标供应商发出未中标通知书，告知其未中标原因。（六）合同签订1.中标供应商应在收到中标通知书后规定时间内，与采购部门签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括维修项目内容、质量标准、价格、付款方式、交货时间、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草本提交工程管理部门、财务部门、审计部门等进行审核，各部门应从技术、财务、法律等方面提出审核意见，确保合同合法合规、公平合理。3.采购合同经审核通过后，由采购部门与中标供应商正式签订，并加盖双方公章。采购合同签订后，应及时报公司备案。（七）合同执行与验收1.采购部门应跟踪采购合同执行情况，督促供应商按照合同约定履行义务，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.工程管理部门应监督校舍维修项目的施工过程，确保工程质量和进度符合合同要求。在施工过程中，如发现质量问题或其他异常情况，应及时通知采购部门和供应商进行处理。3.校舍维修项目完工后，工程管理部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括工程质量、数量、规格、性能等是否符合合同要求。验收合格后，工程管理部门应出具验收报告。4.财务部门根据验收报告和采购合同约定，办理付款手续。付款时，应严格审核相关凭证，确保资金支付合法合规。四、招标采购方式（一）公开招标公开招标是指采购部门通过发布招标公告邀请不特定的供应商参加投标竞争，从中择优选择中标供应商的采购方式。公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的校舍维修项目。（二）邀请招标邀请招标是指采购部门通过向预先选择并邀请的若干家供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标竞争，从中择优选择中标供应商的采购方式。邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的校舍维修项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。根据《中华人民共和国招标投标法》规定，符合下列条件之一的，可以采用邀请招标方式：1.技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在供应商可供选择；2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大。邀请招标的程序与公开招标基本相同，但在发布招标公告环节，应改为向预先选择并邀请的供应商发出投标邀请书。邀请的供应商数量不得少于三家。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，从中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的校舍维修项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判的程序如下：1.采购部门成立谈判小组，谈判小组由公司内部相关技术、经济、法律等方面的专家组成，成员人数应为三人以上单数。2.采购部门向符合相应资格条件的供应商发出谈判文件，谈判文件应明确谈判项目的技术规格、商务条款、谈判程序、评定成交的标准等内容。3.,供应商在规定时间内提交响应文件，响应文件应包括报价、技术方案、售后服务承诺等内容。4.采购部门组织谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对响应文件进行澄清、说明或者补正。谈判小组根据谈判情况，要求供应商进行最后报价。5.谈判小组从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中，按照最后报价由低到高的顺序提出成交候选人名单，并编写谈判报告。采购部门根据谈判小组的推荐意见，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购部门从某一特定供应商处采购所需货物、工程或服务的采购方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的校舍维修项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购的程序如下：1.采购部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、内容、预算金额、拟采购的供应商名称及理由等，并提交相关证明材料。2.采购部门组织相关人员对单一来源采购申请进行审核论证，审核论证意见应明确该采购项目是否符合单一来源采购条件及理由。3.采购部门将单一来源采购申请及审核论证意见报分管领导审批，分管领导应根据公司实际情况进行审批，批准后交采购部门组织实施单一来源采购。4.采购部门与拟采购的供应商进行协商谈判，确定采购价格、交货时间、售后服务等条款，并签订采购合同。（五）询价采购询价采购是指采购部门向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定成交供应商的采购方式。询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的校舍维修项目。询价采购程序如下：1.采购部门成立询价小组，询价小组由公司内部相关技术、经济、法律等方面的人员组成，成员人数应为三人以上单数。2.采购部门向符合相应资格条件的供应商发出询价单，询价单应明确询价项目的技术规格、数量、交货时间、售后服务等要求。3.供应商在规定时间内提交报价文件，报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、售后服务承诺等内容。4.采购部门组织询价小组对供应商的报价文件进行评审，评审内容包括报价、技术规格、售后服务等。询价小组根据评审情况，按照报价由低到高的顺序提出成交候选人名单，并编写询价报告。5.采购部门根据询价小组的推荐意见，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。五、评标标准（一）技术方案1.维修方案的合理性和可行性，是否符合校舍实际需求和相关技术标准。2.施工工艺和技术措施的先进性和可靠性能否保证维修质量和进度要求。3.对维修过程中可能出现的问题的应对措施是否完善。根据《建设工程质量管理条例》规定，施工单位对建设工程的施工质量负责，施工单位应当建立质量责任制，确定工程项目的项目经理、技术负责人和施工管理负责人。施工单位必须按照工程设计图纸和施工技术标准施工，不得擅自修改工程设计，不得偷工减料。施工单位必须按照工程设计要求、施工技术标准和合同约定，对建筑材料、建筑构配件、设备和商品混凝土进行检验，检验应当有书面记录和专人签字；未经检验或者检验不合格的，不得使用。施工单位必须建立、健全施工质量的检验制度，严格工序管理，作好隐蔽工程的质量检查和记录。隐蔽工程在隐蔽前应当通知建设单位和建设工程质量监督机构。（二）商务报价1.投标报价是否合理，是否低于成本价或高于市场平均水平。2.报价的完整性，是否包含了招标文件要求的所有费用。3.价格构成明细是否清晰，便于比较和分析。（三）售后服务1.售后服务承诺的内容是否全面，包括维修期限、维修响应时间、维修方式等。2.售后服务团队的技术水平和服务能力，是否能够及时有效地解决维修问题。3.售后服务的费用承担方式是否明确合理。（四）供应商信誉1.供应商的商业信誉情况，是否存在不良记录或违法行为。2.供应商的履约记录，是否按时、按质、按量完成以往类似项目。3.供应商的社会评价，是否得到客户和行业的认可。六、监督与管理（一）内部监督1.审计部门应定期对校舍维修招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的合理性以及采购资金的使用情况。审计部门可以采取定期审计、专项审计、跟踪审计等方式，及时发现和纠正问题。2.公司设立投诉举报渠道，接受员工和社会对校舍维修招标采购活动中的违规行为的投诉举报。对投诉举报事项，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给投诉举报人。（二）外部监督1.积极接受政府相关部门的监督检查，配合政府部门做好校舍维修招标采购活动的