招投标采购询价制度

PAGE招投标采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司/组织的招投标采购询价活动，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及招投标采购询价的项目，包括但不限于物资采购、工程发包、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：招投标采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与投标、报价的供应商或承包商，不偏袒任何一方，保证竞争环境公平公正。3.公开透明原则：采购信息、评审标准及过程等应向相关方公开，接受监督。4.诚实守信原则：参与各方应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、招投标采购询价流程（一）采购需求提出1.使用部门申请：各使用部门根据业务需求，填写采购申请单，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息。2.需求审核：采购部门对使用部门提交的采购申请进行审核，核实需求的合理性、必要性及预算情况。如发现问题，及时与使用部门沟通并调整。（二）供应商选择与邀请1.供应商库建立：采购部门负责建立和维护供应商库，收录具有良好信誉和供应能力的供应商信息。2.供应商筛选：根据采购项目的特点和要求，从供应商库中筛选出符合条件的潜在供应商。必要时，可通过市场调研等方式寻找新的供应商。3.邀请供应商：向选定的供应商发出投标邀请或询价通知，明确采购项目的各项要求、投标/报价截止时间、开标/评审时间及地点等。（三）投标/报价文件提交1.供应商准备文件：供应商按照要求准备投标文件或报价文件，内容应包括公司资质证明、产品或服务方案、价格明细、售后服务承诺等。投标文件应密封包装，并在规定时间内送达指定地点。2.文件接收与登记：采购部门负责接收供应商提交的投标/报价文件，并进行登记，记录文件的送达时间、供应商名称等信息。（四）开标/评审1.开标：在规定的开标时间，采购部门组织开标会议，当众开启投标文件，公布投标人名称、投标价格等主要内容。2.初步评审：评审小组对投标/报价文件进行初步评审，检查文件的完整性、符合性等。对于不符合要求的文件，予以剔除。3.详细评审：对通过初步评审的数据进行详细评审，根据评审标准对供应商的技术方案、价格、售后服务等进行综合评估。评审标准应在采购文件中明确规定，包括但不限于技术指标满足程度、价格合理性、售后服务响应时间等。4.评审记录：评审过程中，评审小组应做好评审记录，记录评审意见和打分情况。（五）中标/成交确定1.推荐中标候选人：评审小组根据评审结果，推荐中标候选人。中标候选人一般为综合得分最高的供应商，但在某些情况下，也可根据采购项目的特殊要求，选择其他合适的候选人。2.中标/成交通知：采购部门向中标/成交供应商发出中标/成交通知书，同时将结果通知其他未中标的供应商。中标/成交通知书应明确采购项目的名称、中标/成交价格、交货时间等主要内容。（六）合同签订与履行1.合同签订：中标/成交供应商与公司/组织按照中标/成交通知书的内容签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同条款应符合法律法规要求，详细规定采购项目的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.合同履行监督：采购部门负责监督合同的履行情况，定期检查供应商的交货进度、质量状况等。如发现问题，及时与供应商沟通解决，并按照合同约定追究违约责任。三、招投标采购询价相关职责（一）采购部门职责1.负责制定和完善招投标采购询价制度及流程。2.组织采购项目的招投标采购询价活动，包括供应商选择、文件编制、开标评审等。3.与供应商进行沟通协调，解答供应商的疑问，处理采购过程中的问题。4.监督采购合同的履行，确保采购项目按时、按质、按量完成。5.建立和维护供应商库，收集、整理供应商信息。（二）使用部门职责1.提出采购需求，填写采购申请单，明确采购项目的详细要求。2.参与采购项目的评审工作，提供技术支持和意见。3.协助采购部门与供应商沟通，确保采购产品或服务符合业务需求。4.负责验收采购项目，对质量等问题及时反馈给采购部门。（三）评审小组职责1.按照评审标准对投标/报价文件进行评审，确保评审过程公平公正。2.独立发表评审意见，不受任何外界干扰。3.对评审结果负责，如有虚假评审等行为，承担相应责任。（四）监督部门职责1.监督招投标采购询价活动的合法性、合规性。2.受理对采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理。3.确保采购信息公开透明，维护公司/组织及供应商的合法权益。四、招投标采购询价文件管理（一）文件编制1.采购文件应根据采购项目的特点和要求编制，内容完整、准确、清晰。2.采购文件应包括采购项目概述、采购需求、投标/报价要求、评审标准、合同条款等内容。3.采购文件应明确规定投标/报价文件的格式、内容要求及提交方式等。（二）文件审核1.采购部门负责对采购文件进行审核，确保文件内容符合法律法规及公司/组织要求。2.审核内容包括采购需求的合理性、评审标准的公正性、合同条款的完整性等。3.如发现问题，及时修改完善采购文件。（三）文件存档1.采购部门负责对采购文件、投标/报价文件、评审记录等相关资料进行存档。2.存档资料应分类整理，妥善保管，保存期限应符合法律法规及公司/组织规定。3.存档资料应便于查询和追溯，为后续采购项目提供参考依据。五、招投标采购询价活动的监督与投诉处理（一）监督措施1.建立内部监督机制，采购部门定期对采购活动进行自查，发现问题及时整改。2.监督部门不定期对采购活动进行抽查，检查采购过程的合法性、合规性。3.加强对评审小组的管理，要求评审小组成员严格遵守评审纪律，确保评审公正。（二）投诉处理1.设立投诉渠道，接受供应商及其他相关方对采购活动的投诉举报。投诉渠道应包括电话、邮箱、书面投诉等方式。2.对收到的投诉进行登记，及时调查核实投诉事项。调查过程中，应充分听取各方意见，收集相关证据。3.根据调查结果，对投诉事项进行处理。如投诉属实，依法依规追究相关责任人的责任，