工会采购制度

PAGE工会采购制度一、总则（一）目的为规范本公司工会采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，确保工会经费合理使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司工会组织的各类采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、服务项目等采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平竞争、公正透明的原则，维护市场正常秩序，保障供应商的合法权益。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，优化采购流程，提高采购资金使用效益。4.廉洁原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝贪污受贿、谋取私利等行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司工会委员会是采购活动的决策机构，负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大事项，确保采购活动符合工会工作目标和会员利益。（二）采购执行部门工会指定专人或成立专门的采购小组作为采购执行部门，具体负责采购活动的组织实施。采购执行部门应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和市场情况。其主要职责包括：1.根据工会需求和预算编制采购计划，明确采购项目、规格、数量、时间等要求。2.收集供应商信息，进行供应商筛选、评估和管理，建立供应商数据库。3.按照规定的采购方式组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商报价、组织谈判、招标等。4.对采购项目进行验收，确保采购物品或服务符合要求。5.整理采购文件和资料，建立采购档案，妥善保管。（三）监督部门工会经费审查委员会负责对采购活动进行监督检查，重点审查采购程序的合规性、采购资金的使用情况、采购合同的履行情况等，确保采购活动公开、公正、透明，防止违规违纪行为发生。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据工会工作计划和实际需求，在每年年底前编制下一年度采购预算。采购预算应详细列出采购项目名称、规格、数量、预计金额等内容，并说明采购项目的必要性和可行性。2.采购预算编制应充分考虑工会经费状况和市场价格波动因素，确保预算合理准确。预算编制完成后，经工会委员会审议通过后报上级工会备案。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定程序报工会委员会审批，并报上级工会备案。2.采购执行部门应定期对采购预算执行情况进行分析和总结，及时发现问题并采取措施加以解决，确保采购预算执行的严肃性。（三）预算调整在采购预算执行过程中，如遇下列情况可申请预算调整：1.因政策调整、市场价格波动等原因，导致原采购预算无法满足实际需求。2.因工会工作任务变化，需要增加或减少采购项目。3.其他确需调整采购预算的情形。预算调整申请应详细说明调整原因、调整内容、调整金额等，并附相关证明材料。经工会委员会审议通过后，报上级工会备案。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：采购货物、服务单项或批量金额达到规定限额以上的（具体限额按照国家和地方有关规定执行）。采购项目技术复杂或有特殊要求，只有少数供应商能够提供的，经工会委员会批准，可以采用邀请招标方式，但应当向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判，从中择优选择成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额或者采购项目金额较小的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购流程（一）采购计划制定1.采购执行部门根据工会工作实际需求和预算安排，制定采购计划。采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、采购时间、预算金额等内容。2.采购计划经工会委员会审核通过后实施。（二）供应商选择与管理1.采购执行部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、较强的供应能力和售后服务能力。2.对潜在供应商进行资格审查和评估，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、业绩情况、信誉状况等方面。3.根据采购项目特点和需求，从合格供应商中选择若干家作为候选供应商，并向其发出采购邀请。（三）采购文件编制1.根据采购项目要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标书、谈判文件、询价通知书等）、采购合同条款、技术规格、评标标准等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、报价要求、交货时间、售后服务等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。（四）采购实施1.根据确定的采购方式组织采购活动。公开招标项目应按照法定程序发布招标公告、发售招标文件、组织开标、评标、定标等；邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价项目应按照规定程序邀请供应商报价、谈判、确定成交供应商等。2.在采购过程中，采购执行部门应严格按照采购文件要求进行评审和比较，确保采购过程公平、公正、透明。对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行综合评价，选择最优供应商。（五）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。2.采购合同签订前，应报工会委员会审核。审核通过后，由工会法定代表人或授权代表与供应商签订合同。（六）验收与付款1.采购项目到货后，采购执行部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等方面。2.验收合格后，采购执行部门应填写验收报告，并经相关人员签字确认。验收报告作为支付货款的依据之一。3.根据采购合同约定和验收情况，办理付款手续。付款时，应严格审核发票等相关凭证，确保付款合规。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律纠纷等。2.建立风险预警机制，及时发现潜在风险，并采取相应措施加以防范和控制。（二）风险评估1.对识别出的风险因素进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性与定量相结合的方法进行。2.根据风险评估结果，对风险进行分类分级，制定相应的风险应对策略。（三）风险应对1.针对不同类型和级别的风险，采取相应的应对措施。如对于供应商违约风险，可加强供应商管理，签订详细的合同条款，要求供应商提供履约保证金等；对于质量问题风险，可加强验收环节管理，要求供应商提供质量保证承诺等。2.建立风险应急预案，在风险发生时能够迅速响应，采取有效措施降低风险损失。七、采购监督与审计（一）内部监督1.工会经费审查委员会应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的合规性、采购资金的使用情况、采购合同的履行情况等。2.采购执行部门应定期向工会委员会报告采购工作进展情况，