学校财务采购制度

PAGE学校财务采购制度一、总则（一）目的为了规范学校财务采购行为，加强财务管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和学校的相关规定。2.公开、公平、公正原则：采购活动应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购当事人应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，负责对重大采购项目进行决策，审议采购计划、采购方式、采购预算等重要事项。采购领导小组由学校领导、相关部门负责人等组成。（二）采购执行机构学校设立采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的策划、组织、实施和合同管理等工作。（三）其他相关部门职责1.财务部门：负责采购资金的预算编制、审核、支付和监督管理，参与采购合同的审核。2.使用部门：负责提出采购需求，参与采购项目的验收工作。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购资金的使用效益。三、采购预算管理（一）预算编制各部门、各单位应根据学校事业发展规划和实际工作需要，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和时间要求报送采购部门。（二）预算审核与调整采购部门对各部门、各单位报送的采购预算进行审核，汇总编制学校年度采购预算草案，报学校采购领导小组审议通过后，提交学校财务部门。财务部门根据学校采购领导小组审议通过的采购预算，下达各部门、各单位的采购预算指标。采购预算一经批准，原则上不得调整。如因特殊情况确需调整的，应按照规定的程序办理审批手续。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。达到公开招标数额标准的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式。（二）邀请招标邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向三家以上供应商发出询价单，对其一次性报出的价格进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请各部门、各单位根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容，并经部门负责人签字确认后，提交采购部门。（二）采购审批采购部门对采购申请表进行审核，根据采购项目的性质、金额等情况，按照规定的审批权限报学校领导或采购领导小组审批。（三）采购实施1.采购部门根据批准的采购申请，制定采购方案，明确采购方式、采购时间、采购程序等内容。2.按照选定的采购方式，组织实施采购活动。公开招标项目应按照国家有关法律法规和学校的相关规定，发布招标公告、编制招标文件、组织开标、评标、定标等工作；邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价项目应按照相应的采购程序，组织供应商报名、谈判、报价等工作。3采购部门在采购过程中，应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订与履行1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门、使用部门等相关部门备案。3.采购部门应督促成交供应商按照合同约定履行义务，及时组织验收工作。使用部门应按照合同约定对采购项目进行验收，验收合格后出具验收报告。（五反馈与监督1.采购部门应定期对采购项目的实施情况进行总结分析，及时发现问题并提出改进措施。2.学校审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等内容。对发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。六采购验收管理（一）验收标准采购项目的验收应按照采购合同约定的质量标准、技术规格等要求进行。验收标准应明确、具体，具有可操作性。（二）验收程序1.使用部门在采购项目到货前，应通知采购部门和相关人员做好验收准备工作。2.采购项目到货后，使用部门应组织采购部门、财务部门等相关人员按照验收标准进行验收。验收过程中，应认真核对采购项目的名称、规格型号、数量、质量等内容，检查货物的外观、包装、标识等是否符合要求，测试货物的性能、功能等是否达到合同约定的标准。3.验收合格后，使用部门应出具验收报告，验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、验收日期、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。验收报告一式多份，分别送采购部门、财务部门、使用部门等相关部门存档。（三）验收结果处理1.验收合格的采购项目，采购部门应按照合同约定及时办理付款手续。2.验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商联系协商解决。如供应商拒绝承担违约责任或无法协商解决的，采购部门应按照合同约定的争议解决方式，通过法律途径维护学校的合法权益。七、采购资金管理（一）资金支付采购资金的支付应按照采购合同约定的付款方式和时间进行。财务部门应严格审核采购合同、验收报告等相关凭证，确保采购资金支付的真实性、合法性和准确性。（二）资金核算财务部门应按照国家有关财务制度和学校的会计核算办法，对采购资金进行单独核算，准确反映采购项目的资金来源、使用情况和结余情况。（三）资金监督学校审计部门应加强对采购资金的监督检查，检查采购资金的使用是否符合规定的用途，是否存在截留、挪用、挤占等违规行为。对发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请及审批文件、采购方案、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等）、采购合同、验收报告、采购资金支付凭证等相关资料。（二档案整理与保管采购部门应指定专人负责采购档案的整理归档工作，并按照档案管理的要求，对采购档案进行分类、编号、装订等整理工作。采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。（三）档案查阅与利用因工作需要查阅采购档案的，应按照学校档案管理的规定办理查阅手续。查阅人员应爱护档案资料，不得擅自涂改、抽取撕毁、转借或损坏档案。九、责任追究(一)对采购部门及采购人员的责任追究1.采购部门及采购人员在采购活动中，如有违反本制度规定的行为，学校将视情节轻重，给予批评教育、警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.采购部门及采购人员在采购活动中，如有下列行为之一的，将追究其相应责任：擅自提高采购标准或改变采购方式的；与供应商串通，损害学校利益的；在采购过程中接受供应商贿赂或其他不正当利益的；泄露采购机密的；其他违反本制度规定的行为。（二）对供应商的责任追究1.供应商在参与学校采购活动中，如有违反法律法规和学校采购制度规定的行为，学校将视情节轻重，给予警告、罚款、列入不良供应商名单、禁止参与学校采购活动等处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.供应商在参与学校采购活动中，如有下列行为之一的，将追究其相应责任：提供虚假材料谋取中标、成交的；采取不正当手段诋毁其他供应商的；与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；在采购过程中与采购人进行协商谈判的；拒绝履行合同义务的；其他违反法律法规和学校采购制度规定的行为。（三）对其他相关部门及人员的责任追究1.财务部门、审计部门等其他相关部门及人员在采购活动中，如有违反本制度规定的行为，学校将视情节轻重，给予