学校社会服务采购制度

PAGE学校社会服务采购制度一、总则（一）目的为规范学校社会服务采购行为，加强学校社会服务采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的社会服务采购活动。社会服务包括但不限于教学科研服务、后勤保障服务、校园文化建设服务、信息化建设服务等各类非货物类采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，为所有符合条件的供应商提供平等的竞争机会。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护学校和供应商的合法权益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，负责对重大采购项目进行决策和指导。采购领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成，主要职责包括：1.审议采购制度、采购计划和采购预算。2.审定采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购部门，负责具体采购业务的组织实施。采购部门应配备专业的采购人员，其主要职责包括：1.贯彻执行采购制度和相关法律法规。2.编制采购计划，制定采购文件，组织采购活动。3.对供应商进行资格审查和管理，建立供应商库。4.负责采购合同的签订、履行、验收和结算等工作。5.整理和保存采购档案资料。（三）采购监督机构学校设立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组由学校纪检监察部门、审计部门等人员组成，主要职责包括：1.监督采购制度的执行情况。2.审查采购文件和采购合同，防止出现违规条款。3.对采购过程进行现场监督，纠正违规行为。4.受理供应商的质疑和投诉，进行调查处理。（四）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出社会服务采购需求，明确采购项目的技术规格、服务要求、质量标准等内容，并对采购项目的实施效果负责。2.财务部门：负责审核采购预算，安排采购资金，监督采购资金的使用情况，办理采购项目的结算手续。3.资产管理部门：负责对采购项目形成的资产进行登记、入账、管理和处置等工作。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据学校事业发展规划和实际工作需要，会同需求部门、财务部门等编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、资金来源等内容。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑学校财力状况和项目可行性，确保预算的科学性和合理性。（二）预算审批采购预算经学校内部审批后，报上级主管部门或财政部门备案（如有要求）。审批后的采购预算应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。（三）预算执行与监督1.采购部门应按照批准的采购预算组织采购活动，严格控制采购成本，确保采购资金使用效益。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购资金的使用情况进行统计分析，及时发现和纠正预算执行过程中的问题。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：1.货物类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到200万元以上。2.服务类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到100万元以上。3.工程类采购项目，按照国家有关工程招标的规定执行。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请3家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一受自然环境限制，只有少量潜在供应商可供选择；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目，可以采用邀请招标方式：1.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。2.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。3.不能事先计算出价格总额的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请与审批1.需求部门根据工作需要填写《社会服务采购申请表》，详细说明采购项目的名称、内容、数量、技术规格、服务要求、预算金额、资金来源等内容，并提交相关证明材料。2.《社会服务采购申请表》经需求部门负责人签字后，报采购部门审核。采购部门对采购申请的必要性及合规性进行审核，提出审核意见。3.采购申请经采购部门审核通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目金额大小、重要程度等进行审批，批准后的采购申请交采购部门组织实施。（二）采购文件编制1.采购部门根据采购项目特点和采购方式要求，编制采购文件包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购文件（招标文件、谈判文件、询价通知书等）、采购合同草案等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、服务要求、质量标准、采购程序、评审标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（三）信息发布1.采用公开招标方式的采购项目，采购部门应在规定的媒体上发布招标公告。招标公告应包括采购人名称、地址和联系方式，采购项目名称、数量、简要规格描述或项目基本概况介绍，采购项目的预算金额，采购项目的实施地点和时间要求，获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价，提交投标文件的截止时间、开标时间及地点，对投标人的资格要求等内容。2.采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式的采购项目，采购部门应向符合相应资格条件的供应商发出投标邀请书、谈判邀请书、单一来源采购协商文件、询价通知书等。（四）供应商资格审查1.采购部门对报名参加采购项目的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码证）、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明、财务状况、信誉情况等。2.采购部门应建立供应商资格审查档案，记录供应商资格审查情况。对通过资格审查的供应商，采购部门应将其列入供应商库，以便后续采购项目参考使用。（五）采购评审1.采购部门组织采购评审活动，按照采购文件规定的评审标准和方法，对供应商的投标文件、谈判响应文件、询价报价文件等进行评审。评审人员由采购部门代表、相关技术专家、经济专家等组成，评审人员数量应符合规定要求。2.评审过程应严格保密，评审人员应独立评审，客观公正地评价供应商的响应文件。评审结果应记录在案，形成评审报告。评审报告应包括采购项目基本情况、评审过程、评审结果、备案情况等内容。（六）确定成交供应商1.采购部门根据评审报告，按照采购文件规定的成交原则确定成交供应商。成交原则可以是最低价成交、综合评分最高成交等。2.采购部门向成交供应商发出成交通知书，并将成交结果通知所有参加采购活动的供应商。成交通知书应包括采购项目名称、成交供应商名称、成交金额、成交主要标的规格型号、数量等内容。（七）合同签订1.采购部门与成交供应商按照采购文件和评审结果签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、内容、数量、质量标准、服务要求、价格、付款方式、交货时间、地点、验收方式、违约责任等条款。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送需求部门、财务部门、资产管理部门等备案。（八）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照采购合同约定的验收标准进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、性能、服务等方面。2.在验收过程中，如发现供应商提供的货物、工程或服务不符合采购合同要求，需求部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或采取补救措施。如供应商拒不整改或整改后仍不符合要求，需求部门有权拒绝验收，并按照采购合同约定追究供应商的违约责任。3.采购项目验收合格后，需求部门应填写《社会服务采购验收报告》，经验收人员签字确认后，报采购部门备案。（九）采购结算1.采购项目验收合格后，财务部门根据采购合同约定的付款方式和验收报告，办理采购项目的结算手续。付款时，财务部门应审核采购合同、发票、验收报告等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。2.采购资金支付应严格按照财政国库管理制度和学校财务管理制度的规定执行。属于财政性资金的采购项目，应按照财政国库集中支付的有关规定办理支付手续。六、采购合同管理（一）合同签订采购部门应在成交通知书发出之日起30日内，按照采购文件和评审结果与成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同条款合法合规、公平合理、完整准确。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门应及时跟踪合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务，并及时提交相关证明材料。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应作为采购合同的补充文件，与采购合同具有同等法律效力。2.合同变更涉及采购金额、采购内容、交货时间、服务要求等重大事项的，应按照采购制度规定的程序进行审批。（四）合同终止1.采购合同履行完毕，双方的权利和义务即告终止。采购部门应组织对合同履行情况进行总结评价，整理合同档案资料。2.在采购合同履行过程中，如出现下列情形之一，采购合同可以提前终止：双方协商一致同意终止合同的。因不可抗力等原因导致合同无法继续履行的。供应商严重违反采购合同约定，采购人有权解除合同的。（五）合同档案管理采购部门应建立采购合同档案管理制度，对采购合同及相关文件资料进行妥善保管。采购合同档案应包括采购合同文本、采购文件、投标文件、谈判响应文件、询价报价文件、成交通知书、验收报告、发票等资料。采购合同档案保管期限应按照国家有关规定执行。七、质疑与投诉处理（一）质疑供应商对采购文件、采购过程、中标或者成交结果有疑问的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起7个工作日内，以书面形式向采购部门提出质疑。采购部门应在收到质疑函后7个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商。（二）投诉供应商对采购部门的质疑答复不满意或者采购部门未在规定时间内作出答复的，可以在答复期满后15个工作日内向采购监督小组投诉。采购监督小组应在收到投诉后30个工作日内，对投诉事项作出处理决定，并以书面形式通知投诉供应商和其他有关供应商。（三）处理原则1.质疑与投诉处理应遵循客观、公正、公平的原则，以事实为依据，以法律法规为准绳。2.在处理质疑与投诉过程中，采购部门、采购监督小组应充分听取各方意见，认真调查核实相关情况，依法依规作出处理决定。八、监督与检查（一）内部监督1.采购监督小组应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购制度执行情况、采购程序合规性、采购文件编制与评审公正性、采购合同签订与履行情况等。2.审计部门应定期对采购项目进行审计，审查采购项目的预算执行情况、资金使用效益、采购合同合法性等内容，发现问题及时督促整改。（二）外部监督1.学校应接受上级主管部门、财政部门、审计部门等的监督检查