学校电子平台采购制度

PAGE学校电子平台采购制度一、总则（一）目的为规范学校电子平台采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校通过电子平台进行的各类物资、服务及工程采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商公平参与竞争，采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性和采购效益的最大化。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由学校领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审批年度采购预算和采购计划。3.对重大采购项目进行决策，包括采购方式的确定、供应商的选择等。（二）采购执行部门学校指定专门的部门或机构作为采购执行部门，负责具体的采购操作。采购执行部门的职责包括：1.贯彻执行采购政策、制度和流程。2.编制采购预算和采购计划，并组织实施。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.负责与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.建立采购档案，妥善保管采购活动的相关资料。（三）采购监督部门学校设立采购监督小组，负责对采购活动进行全过程监督。采购监督小组的职责包括：1.监督采购政策、制度和流程的执行情况。2.审查采购文件和采购合同，确保其合法性和合规性。3.对采购活动中的违规行为进行调查和处理。4.受理供应商和学校内部人员的投诉，并及时反馈处理结果。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各部门根据学校事业发展规划和实际工作需要，提出年度采购需求，报采购执行部门。2.采购执行部门汇总各部门采购需求，结合学校财务状况和资金安排，编制年度采购预算草案。3.年度采购预算草案经学校财务部门审核后，提交采购领导小组审议批准。（二）采购计划制定1.采购执行部门根据批准的年度采购预算，结合采购项目的轻重缓急和时间要求，制定季度和月度采购计划。2.采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。3.采购计划经采购执行部门负责人审核后，报采购领导小组备案。（三）预算与计划调整1.因学校事业发展需要或其他特殊原因，确需调整采购预算和采购计划的，由相关部门提出申请，经采购执行部门审核后，报采购领导小组审批。2.采购预算和采购计划调整后，采购执行部门应及时通知相关部门和供应商，并做好相应的调整工作。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.使用财政性资金采购依法必须招标的项目，应当按照国家有关规定进行公开招标。3.公开招标的采购项目，应在指定的媒体上发布招标公告，并按照规定的程序进行开标、评标和定标。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标的采购项目，采购人应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判的采购项目，采购人应成立谈判小组，与供应商进行谈判，并按照规定的程序确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2..符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购的采购项目，采购人应与供应商进行协商，并按照规定的程序确定成交供应商。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价的采购项目，采购人应成立询价小组，向供应商发出询价单，并按照规定的程序确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容，并提交给采购执行部门。2.采购申请表应经部门负责人签字确认，并加盖部门公章。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后，对采购项目进行初审，审核采购项目的必要性、合规性和预算合理性等。2.初审通过的采购项目，报采购执行部门负责人审批；重大采购项目报采购领导小组审批。3.采购审批应在规定的时间内完成，审批结果及时反馈给采购申请部门。（三）采购实施1.根据采购审批结果，采购执行部门按照确定的采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式采购项目的，采购执行部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。3.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购项目的，采购执行部门应成立相应的采购小组，按照规定的程序进行采购。（四）供应商选择1.采购执行部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库，并对供应商进行资格审查和信用评价。2.在采购活动中，采购执行部门应从供应商库中选择符合要求的供应商参与采购，并按照规定的程序确定成交供应商。3.对于新的供应商，采购执行部门应进行实地考察和资质审核，确保其具备提供合格产品和服务的能力。（五）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容，并符合法律法规和行业标准的要求。3.采购合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本送学校财务部门、采购监督部门备案。（六）验收付款1.采购项目到货后，采购申请部门应组织相关人员按照采购合同的要求进行验收。2.验收合格的采购项目，采购申请部门应填写验收报告，并提交给采购执行部门。3.采购执行部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。付款应按照学校财务制度的规定进行，确保资金支付的合规性和安全性。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，并由采购执行部门与供应商双方签字（盖章）确认。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等主要条款。3.采购合同签订前，采购执行部门应将合同草案提交学校法律顾问进行合法性审查。（二）合同履行1.采购执行部门和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购执行部门应及时与供应商协商，并签订书面协议。3.采购执行部门应建立合同履行跟踪机制，及时掌握合同履行情况，确保合同顺利履行。（三）合同验收1.采购项目到货后，采购执行部门应组织相关人员按照采购合同的要求进行验收。2.验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术参数等方面。3.验收合格的，采购执行部门应出具验收报告；验收不合格的，采购执行部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（四）合同付款1.采购执行部门应根据采购合同的约定和验收报告办理付款手续。2.付款申请应经采购执行部门负责人审核后，报学校财务部门审批。3.学校财务部门应按照规定的程序和时间支付货款，确保资金支付的合规性和安全性。（五）合同档案管理1.采购执行部门应建立采购合同档案，妥善保管采购合同及相关资料。2.采购合同档案应包括合同文本、招标文件、投标文件、验收报告、付款凭证等。3.采购合同档案应按照档案管理的要求进行分类、整理、归档，便于查阅和使用。七、采购监督与管理（一）内部监督1.采购监督小组应定期对采购活动进行检查和监督，确保采购活动符合法律法规和学校制度的要求。2..采购监督小组应重点监督采购项目的审批、采购方式的选择、供应商的确定、合同签订与履行等环节。3.对于采购活动中的违规行为，采购监督小组应及时进行调查和处理，并提出整改意见。（二）外部监督1.学校应接受财政、审计、监察等部门的监督检查，如实提供采购活动的相关资料。2.对于财政、审计、监察部门提出的问题和建议，学校应认真整改，并及时反馈整改情况。（三）投诉处理1.供应商和学校内部人员对采购活动有异议的，可以向采购监督小组投诉。2.采购监督小组应及时受理投诉，并进行调查核实。3.对于投诉事项，采购监督小组应在规定的时间内作出处理决定，并及时反馈处理结果。八、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购价格、运输费用、税费等。2.采购质量：包括货物的质量、服务的质量等。3.采购效率：包括采购周期、合同签订时间、交货时间等。4.供应商满意度：包括供应商对采购过程、合同履行等方面的满意度。（二）评估方法1.定期评估：采购执行部门应定期对采购项目进行绩效评估，评估周期一般为一年。2.综合评估：采用定量与定性相结合的方法，对采购绩效进行综合评估。3.对比评估：将采购绩效与历史数据、同行业数据