学校物资设备采购制度

PAGE学校物资设备采购制度一、总则1.目的为规范学校物资设备采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证物资设备质量，满足学校教学、科研和管理工作的需要，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的物资设备采购活动。3.基本原则合法性原则：采购活动应严格遵守国家法律法规和相关政策规定。公平公正原则：遵循公开、公平、公正的原则，确保采购过程透明，竞争机会均等。效益原则：在保证质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责1.采购决策机构学校成立物资设备采购领导小组，负责审议重大采购项目的采购计划、采购方式、采购预算等重要事项，对采购工作进行决策和指导。领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成。2.采购执行机构学校设立物资设备采购管理部门，负责具体组织实施采购活动。其主要职责包括：制定和完善采购管理制度及流程。编制采购预算和采购计划。组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。签订采购合同，并对合同执行情况进行跟踪和监督。协调处理采购过程中的争议和问题。3.需求部门各需求部门负责提出物资设备的采购需求，参与采购项目的技术要求制定、评标等工作，并配合采购管理部门做好采购合同的验收工作。三、采购预算管理1.预算编制各需求部门应根据学校事业发展规划和实际工作需要，在每年规定时间内编制本部门下一年度的物资设备采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并附详细的技术要求和资金来源说明。采购管理部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，结合学校财力状况和采购实际情况，编制学校年度物资设备采购预算草案，报学校采购领导小组审议通过后，纳入学校年度预算。2.预算执行采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整预算，应按规定程序报学校采购领导小组审批。采购管理部门应定期对采购预算执行情况进行统计分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。四、采购计划管理1.计划编制各需求部门应根据采购预算和实际工作进度，提前编制物资设备采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、采购时间等内容。采购管理部门对各需求部门提交的采购计划进行审核汇总，结合学校采购工作安排，制定学校年度物资设备采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式等。2.计划调整采购计划一经确定，应严格执行。如因特殊情况需要调整采购计划，需求部门应提前向采购管理部门提出书面申请，说明调整原因和调整内容。采购管理部门对需求部门提交的采购计划调整申请进行审核，报学校采购领导小组批准后实施调整。五、采购方式1.公开招标公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，必须进行公开招标：货物类：单项或批量采购金额一次性达到100万元以上。工程类：单项合同估算价在200万元以上。服务类：单项或批量采购金额一次性达到50万元以上。2.邀请招标邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商（不少于三家）进行谈判，最后从中确定中标供应商的一种采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。六、采购程序1.采购申请需求部门根据采购计划，填写《学校物资设备采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人签字盖章后提交采购管理部门。2.采购审批采购管理部门对需求部门提交的采购申请表进行审核，符合采购条件的，报学校采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质、金额等情况进行审批，并签署审批意见。3.采购实施公开招标采购管理部门委托招标代理机构发布招标公告，发售招标文件。组织潜在投标人踏勘项目现场，召开答疑会，解答投标人对招标文件提出的疑问。开标、评标，确定中标候选人名单，并发布中标候选人公示。向中标人发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。邀请招标采购管理部门从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出投标邀请书。后续程序参照公开招标程序进行。竞争性谈判采购管理部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组与符合资格条件的供应商分别进行谈判，并在规定时间内进行二轮报价。谈判小组从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中，按照最后报价由低到高的顺序提出成交候选人名单，并编写评审报告。采购管理部门根据谈判小组的评审报告确定成交供应商，并向其发出成交通知书。单一来源采购采购管理部门组织成立单一来源采购小组，采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。采购小组与供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商谈判，达成一致后签订采购合同。询价采购管理部门向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行评审，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。4.合同签订采购管理部门与中标人或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同应报学校采购领导小组备案。5.验收采购项目到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关技术要求，对物资设备的数量、规格型号、质量等进行逐一核对验收。验收合格后，验收人员应签署验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、验收日期、验收结论等内容。验收不合格的，需求部门应及时与供应商协商解决，直至达到验收要求。6.付款采购管理部门根据合同约定和验收情况，办理付款手续。付款时，应提供合法有效的发票等凭证。对于财政性资金采购项目，应严格按照财政国库集中支付制度的规定办理支付手续。七、采购监督与管理1.内部监督学校审计部门负责对采购活动进行审计监督，审查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。学校纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处采购过程中的违法违纪问题。2.供应商管理采购管理部门建立供应商库，对供应商的资质、信誉、业绩等进行审核评估，将合格供应商纳入供应商库。定期对供应商进行考核评价，对于出现严重质量问题、违约行为等的供应商