学校大宗采购会商制度

PAGE学校大宗采购会商制度一、总则（一）目的为了加强学校大宗采购管理，规范采购行为，提高采购效益，保证采购质量，防范采购风险，促进廉政建设，特制定本会商制度。（二）适用范围本制度适用于学校各类大宗物资采购、工程采购和服务采购等项目，涉及金额达到学校规定的大宗采购标准的情况。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开公正公平原则采购过程应公开透明，接受各方监督，保证所有参与采购的供应商机会均等，公正地对待每一个供应商，不偏袒、不歧视。3.效益原则在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购资金的使用效益。4.诚信原则采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护采购市场的正常秩序。二、会商组织（一）会商小组组成1.学校领导：包括校长、分管副校长等，负责把握采购方向和重大决策。2.采购部门负责人：熟悉采购流程和市场情况，提供专业意见。3.财务部门负责人：从财务角度审核采购预算、资金安排等。4.纪检监察部门人员：监督采购过程的廉洁性和合规性。5.相关专业技术人员：根据采购项目的性质，邀请具有相关专业知识的教师、技术人员等参与，对采购物品或服务的技术参数、质量标准等进行评估。（二）会商小组职责1.审议采购项目的需求、预算、采购方式等重要事项。2.对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行综合评估。3.审查采购合同条款，确保合同合法、合理、公平。4.监督采购项目的实施过程，协调解决采购过程中出现的问题。5.对采购项目的绩效进行评价，总结经验教训，提出改进建议。三、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据教学、科研、管理等工作需要，提前编制采购需求计划，明确采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额等详细信息。2.采购需求计划应经部门负责人审核后提交至采购部门。（二）采购预算编制1.财务部门根据采购需求计划，结合学校财务状况和资金安排，编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目的资金来源、预算金额，并确保预算的合理性和准确性。（三）采购方式确定1.采购部门根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，提出采购方式建议。2.采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。具体采购方式应符合相关法律法规和学校规定。3.对于达到公开招标标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购；对于因特殊原因不适宜公开招标的项目，需经会商小组审议通过，并报学校批准后，方可采用其他采购方式。（四）供应商选择1.采购部门按照确定的采购方式，发布采购公告或邀请供应商参与采购活动。2.供应商应具备相应的资质条件、良好的信誉和业绩，并按照采购文件要求提供相关证明材料。3.采购部门对供应商提交的响应文件进行初步审查，筛选出符合要求的供应商进入评审环节。4.会商小组对进入评审环节的供应商进行综合评审，评审内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面。评审过程应遵循公平、公正、公开的原则，记录评审过程和结果。（五）采购合同签订1.根据评审结果，确定中标供应商或成交供应商。2.采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，合同条款应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。3.采购合同签订前，应提交会商小组审议，确保合同条款合法、合理、公平。合同签订后，应及时报学校备案。（六）采购项目实施1.采购部门负责组织采购项目的实施，协调供应商按照合同要求按时、按质、按量提供采购物品或服务。2.相关部门应配合采购部门做好采购项目的验收工作，确保采购物品或服务符合合同要求。3.在采购项目实施过程中，如出现合同变更、供应商违约等情况，采购部门应及时与供应商协商解决，并报会商小组备案。（七）采购资金支付1.财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，审核采购部门提交的付款申请和相关凭证。2.审核通过后，财务部门及时办理采购资金支付手续，确保采购资金的安全、准确支付。四、会商程序（一）会议准备1.采购部门提前将采购项目的相关资料，包括采购需求计划、采购预算、采购方式建议、供应商名单及相关资料等，提交给会商小组各成员。2.会商小组秘书负责通知会商小组会议的时间、地点和议程，并做好会议记录准备工作。（二）会议召开1.会商小组会议由组长主持，采购部门负责人介绍采购项目的基本情况和前期工作进展。2.各成员对采购项目的需求、预算、采购方式选择、供应商评估等事项发表意见和建议，进行充分讨论。3.对于重要事项或存在争议的问题，应进行深入分析和研究，必要时可邀请相关专家进行咨询或论证。（三）会议决策1.会商小组根据讨论情况，对采购项目的各项事项进行决策，形成会商意见。2.会商意见应明确采购项目的最终方案，包括采购方式、供应商选择、合同条款等内容。3.会商意见经全体成员签字确认后生效。（四）会议记录与存档1.会商小组秘书负责做好会议记录，记录内容应包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、讨论内容、决策结果等。2.会议记录应及时整理归档，作为采购项目档案的重要组成部分，以备查阅。五、监督与管理（一）内部监督1.纪检监察部门对学校大宗采购活动进行全程监督，检查采购过程是否符合法律法规和学校规定，是否存在违规违纪行为。2.财务部门对采购资金的使用情况进行监督，确保采购资金专款专用，合理使用。3.审计部门定期对学校大宗采购项目进行审计，审查采购项目的预算执行情况、采购程序合规性、合同履行情况等，提出审计意见和建议。（二）信息公开1.采购部门应按照规定及时公开采购项目的相关信息，包括采购公告、采购文件、中标（成交）结果、合同等，接受师生和社会的监督。2.建立学校大宗采购信息公开平台，方便师生查询采购项目的详细信息，提高采购透明度。（三）风险管理1.建立采购风险评估机制，对采购过程中可能出现的风险进行识别、评估和应对。2.针对采购过程中的廉政风险、市场风险、质量风险等，制定相应的风险防控措施，降低采购风险。（四）绩效评价1.建立采购项目绩效评价制度，对采购项目的实施效果、资金使用效益、服务质量等进行综合评价。2.绩效评价结果作为改进采购工作、调整采购预算、考核采购部门和相关人员的重要依据。六、责任追究（一）违规行为界定1.在采购过程中，存在以下行为之一的，视为违规行为：违反法律法规和学校规定，擅自改变采购方式或采购程序。与供应商串通，谋取不正当利益。泄露采购信息，影响采购活动公平公正进行。在采购评审过程中，存在偏袒、歧视、不公正评审等行为。其他违反采购制度和纪律的行为。（二）责任追究措施1.对于违规行为，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处