学校大宗商品采购制度

PAGE学校大宗商品采购制度一、总则（一）目的为规范学校大宗商品采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目涉及的大宗商品采购活动。大宗商品是指价值较高、批量较大的物资，包括但不限于教学设备、办公用品、后勤物资、基建材料等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平竞争机制，确保所有符合条件的供应商都有机会参与，保证采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，降低采购成本，提高资金使用效益。4.质量原则：优先采购质量可靠、性能优良、符合学校实际需求的商品和服务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由校领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议大宗商品采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门学校设立专门的采购部门或指定相关部门负责大宗商品采购的具体执行工作。采购执行部门应具备相应的专业人员和资质，负责采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等工作。（三）需求部门各需求部门负责提出大宗商品的采购需求，包括采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、质量标准等，并对采购项目的必要性、可行性进行论证，配合采购执行部门做好采购工作。（四）监督部门学校设立监督部门，对大宗商品采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公平公正。监督部门有权对采购文件、采购程序、采购结果等进行审查，对违规行为提出纠正意见，并依法依规追究相关人员的责任。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各需求部门应根据学校事业发展规划、教学科研任务、后勤保障需求等，结合现有资产状况，每年定期编制大宗商品采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、资金来源等内容。2.采购执行部门负责汇总各需求部门的采购计划，进行综合平衡和审核，并根据学校财力状况和实际需求，编制年度大宗商品采购总计划，报采购领导小组审议通过。（二）采购预算编制1.采购预算应根据采购计划和市场价格行情进行编制，确保预算金额准确合理。采购预算应明确采购项目的资金来源、预算金额、付款方式等内容。2.采购预算编制完成后，经财务部门审核，报学校预算管理部门审批，纳入学校年度预算管理。（三）采购计划与预算调整1.因学校事业发展需要、市场环境变化等原因，确需调整采购计划和预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整的原因、内容和金额等，经采购执行部门审核，报采购领导小组审议通过后，按规定程序办理调整手续。2.采购计划和预算调整后，应及时通知相关部门和供应商，并做好相应的衔接工作。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的大宗商品采购项目。公开招标应按照国家有关法律法规和招标程序进行，通过发布招标公告、资格预审、开标评标、中标公示等环节确定中标供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的大宗商品采购项目。邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照公开招标程序进行招标。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的大宗商品采购项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的大宗商品采购项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的大宗商品采购项目；不能事先计算出价格总额的大宗商品采购项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等条款进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的大宗商品采购项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的大宗商品采购项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的大宗商品采购项目。单一来源采购应与供应商进行协商，签订采购合同。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的大宗商品采购项目。询价应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据采购计划和实际需求，填写《大宗商品采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、质量标准、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人签字盖章后，报采购执行部门。2.采购审批：采购执行部门收到采购申请后，对采购项目的必要性、可行性、预算金额等进行审核，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的具体情况，做出是否同意采购的决定。3.采购文件编制：采购执行部门根据采购审批意见，组织编制采购文件。采购文件应包括采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、采购合同条款等内容，确保采购文件合法合规、完整准确。4.采购信息发布：采购执行部门根据采购方式，通过指定的媒体或平台发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。采购信息应包括采购项目的名称、内容、要求、报名时间、地点、联系方式等内容。5.供应商资格审查：采购执行部门对报名参与采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况、财务状况等。只有资格审查合格的供应商才能参与采购活动。6.开标评标（谈判、询价）：采购执行部门按照采购文件规定的时间、地点组织开标评标（谈判、询价）活动。开标评标（谈判、询价）过程应严格按照相关法律法规和采购文件规定的程序进行，确保公开、公平、公正。7.中标（成交）供应商确定：采购执行部门根据开标评标（谈判、询价）结果，按照评标标准确定中标（成交）供应商，并向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书。8.采购合同签订：采购执行部门与中标（成交）供应商按照中标（成交）通知书和采购文件的要求，签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容，确保合同条款合法合规，并具有可操作性。9.采购验收：采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、规格型号、质量标准、技术要求等是否符合采购合同要求。验收合格后，需求部门应出具验收报告。10.采购付款：财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间，办理采购付款手续。采购付款应严格审核相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应在中标（成交）通知书发出之日起三十日内签订。合同签订前，采购执行部门应将合同草案报学校法律顾问进行合法性审查，确保合同条款合法合规。2.采购合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本送需求部门、财务部门、监督部门等备案，以便各部门履行相应职责。（二）合同履行1.采购合同双方应按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门应督促供应商按时、按质、按量履行合同义务，确保采购项目顺利实施。2.需求部门应配合采购执行部门做好合同履行的监督工作，及时向采购执行部门反馈合同履行过程中出现的问题，并协助采购执行部门解决问题。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，采购合同双方应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应报学校法律顾问进行合法性审查，并按规定程序办理相关手续。2.合同变更或解除后，采购执行部门应及时通知相关部门，并做好相应的账务处理和档案管理工作。（四）合同纠纷处理1.采购合同双方在履行合同过程中发生纠纷的，应首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。2.在合同纠纷处理过程中，采购执行部门应及时向学校法律顾问咨询，寻求法律支持和建议，维护学校的合法权益。六、采购监督与管理（一）内部监督1.监督部门应加强对大宗商品采购活动的全程监督，重点监督采购程序的合法性、采购过程的公正性、采购结果的合理性以及采购合同的履行情况等。2.采购执行部门应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购工作流程，确保采购活动合法合规、廉洁高效。3.需求部门应积极配合监督部门和采购执行部门的工作，对采购活动进行监督，发现问题及时反馈，并协助做好整改工作。（二）外部监督1.学校应主动接受上级主管部门、财政部门、审计部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在的问题。2.学校应建立健全采购信息公开制度，将采购项目的采购计划、采购预算、采购方式、采购结果等信息在学校内部网站或其他指定媒体上公开，接受师生员工和社会公众的监督。（三）责任追究1.对在大宗商品采购活动中违反法律法