学校商品采购制度

PAGE学校商品采购制度一、总则（一）目的为了规范学校商品采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购商品的质量，满足学校教学、科研和日常办公等工作的需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在教学、科研、行政、后勤等工作中所需商品的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护学校和供应商的合法权益，不得偏袒任何一方。3.效益性原则：在保证商品质量的前提下，充分考虑采购成本，追求资金使用效益的最大化。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，不得欺诈、违约。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购工作领导小组，负责对重大采购项目进行决策和指导。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成，其主要职责包括：1.审议学校采购工作的规章制度和年度采购计划。2.对重大采购项目的采购方式、采购预算、采购合同等进行决策。3.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行部门学校设立专门的采购部门（如采购中心或物资管理部门），负责具体的采购业务操作。采购部门的主要职责包括：1.贯彻执行学校采购工作的规章制度和采购计划。2.组织实施采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。3.建立和管理供应商库，对供应商进行评估和考核。4.负责采购项目的验收工作，确保采购商品符合要求。5.整理和归档采购文件及相关资料，建立采购档案。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，包括采购商品的名称、规格、数量、技术要求、质量标准等，并对采购商品的质量和使用效果负责。需求部门应配合采购部门做好采购工作，提供必要的协助和支持。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门的工作任务和实际需求，在每年规定的时间内编制采购预算，明确采购项目、采购金额等内容。2.采购预算应按照学校财务预算编制的要求和程序进行编制，确保预算的科学性、合理性和准确性。3.采购预算应包括采购商品的费用、运输费、安装调试费、售后服务费等所有相关费用。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，由需求部门提交至学校财务部门进行审核。财务部门应根据学校的财务状况和资金安排，对采购预算进行审核，并提出审核意见。2.经财务部门审核通过的采购预算，报采购工作领导小组审批。采购工作领导小组应根据学校的发展规划和实际需求，对采购预算进行审批，确保采购预算符合学校的整体利益。（三）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和管理，定期对采购预算的执行情况进行检查和分析，确保采购资金的合理使用。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到[具体金额标准]以上的。服务类采购项目，单项或批量采购金额达到[具体金额标准]以上的。工程类采购项目，单项合同估算价达到[具体金额标准]以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购部门应按照相关法律法规和规定的程序，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的多家供应商分别进行谈判，从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组由学校代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购部门应组织相关人员进行论证，并报采购工作领导小组批准。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购部门应向三家以上供应商发出询价单，要求其在规定的时间内报价。采购部门根据供应商的报价情况，选择最优供应商成交。五、采购程序（一）采购申请1.各需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购商品的名称、规格、数量、技术要求、质量标准、预算金额、采购时间等内容，并加盖部门公章报采购部门。2.《采购申请表》应经需求部门负责人审核签字，并报学校相关领导审批。如采购金额较大或属于重大采购项目，还需报采购工作领导小组审批。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购申请的内容进行审核，核实采购需求的合理性和必要性，以及采购预算的准确性。2.采购部门将审核通过的采购申请报学校财务部门进行预算审核。财务部门根据学校的财务状况和资金安排，对采购预算进行审核，并出具审核意见。3.经财务部门审核通过的采购申请，报采购工作领导小组或学校相关领导审批。采购工作领导小组或学校相关领导根据学校的发展规划和实际需求，对采购申请进行审批，确定采购项目的采购方式、采购预算等内容。（三）采购实施1.根据采购审批结果，采购部门按照确定的采购方式组织采购活动。采用公开招标方式采购的，采购部门应按照相关法律法规和规定的程序，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。采用邀请招标方式采购的，采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动。使用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序、方法和标准进行谈判，确定成交供应商。采用单一来源采购方式采购的，采购部门应组织相关人员进行论证，并报采购工作领导小组批准。采购部门与供应商进行协商，签订采购合同。采用询价方式采购的，采购部门应向三家以上供应商发出询价单，要求其在规定的时间内报价。采购部门根据供应商的报价情况，选择最优供应商成交，并签订采购合同。2.在采购过程中，采购部门应严格按照采购文件的要求进行操作，确保采购活动的公平、公正、公开。采购部门应及时与供应商沟通协调，解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购商品的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同应符合法律法规的规定，合同条款应明确、具体、合理，避免出现模糊不清或歧义的条款。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定，不得擅自变更或解除合同。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送学校财务部门、需求部门等相关部门备案。（五）验收1.采购商品到货后，采购部门应及时组织需求部门、相关技术人员等组成验收小组，对采购商品进行验收。验收小组应按照采购合同的要求和相关标准，对采购商品的数量、质量、规格、型号等进行检查和测试，确保采购商品符合要求。2.验收合格的采购商品，验收小组应出具验收报告，并在验收报告上签字确认。验收报告应包括采购商品的名称、规格、数量、质量状况、验收结论等内容。3.如采购商品验收不合格，验收小组应及时通知供应商，要求其限期整改或更换商品。供应商应按照要求进行整改或更换商品，并重新进行验收。如供应商拒绝整改或更换商品，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（六）付款1.采购商品验收合格后，需求部门应根据采购合同的约定，填写《付款申请表》，报学校财务部门审核。《付款申请表》应包括采购合同编号、采购商品名称、数量、金额、验收情况等内容，并加盖需求部门公章。2.财务部门收到《付款申请表》后，对付款申请的内容进行审核，核实采购商品的验收情况和合同约定的付款条件。财务部门审核通过后，按照学校的财务管理制度和资金支付程序办理付款手续。3.如采购合同约定分期付款的，财务部门应按照合同约定的付款时间和金额进行付款。在付款过程中，财务部门应严格控制资金支付，确保资金安全。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和程序。供应商的准入条件应包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。2.采购部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式，从符合准入条件的供应商中选择供应商，并建立供应商库。3.新供应商申请加入供应商库时，应向采购部门提交相关资料，包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人身份证明、授权委托书、产品质量认证证书、业绩证明材料、售后服务承诺等。采购部门对新供应商提交的资料进行审核，符合准入条件的，将其纳入供应商库。（二）供应商评估与考核1.采购部门应定期对供应商进行评估和考核，评估和考核的内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.采购部门应制定供应商评估与考核标准，明确评估与考核的方法和程序。评估与考核标准应客观、公正、合理，具有可操作性。3.采购部门应根据供应商评估与考核结果，对供应商进行分类管理。对评估与考核优秀的供应商，给予优先采购、增加采购份额等奖励；对评估与考核不合格的供应商，采取警告、暂停采购、取消供应商资格等措施。（三）供应商淘汰1.如供应商出现下列情形之一的，采购部门应将其从供应商库中淘汰：提供的产品质量不合格，且经整改后仍不符合要求的。交货期严重延误，影响学校正常工作的。价格虚高，且经协商后仍不降价的。售后服务不到位，给学校造成损失的。存在欺诈、违约等行为的。2.采购部门将供应商淘汰后，应及时通知相关部门，并停止与该供应商的采购业务往来。同时，采购部门应从供应商库中选择其他合适的供应商进行采购。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请、采购审批文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等）、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档1.采购部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购项目完成后，采购人员应及时将采购过程中形成的各种资料进行收集、整理，并按照档案管理的要求进行分类、编号、装订。2.采购档案应按照年度、采购项目类别等进行分类归档，建立电子档案和纸质档案。电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份。纸质档案应存放在专门的档案柜中，便于查阅和保管。（三）档案保管与查阅1.采购档案的保管期限应按照国家有关规定执行。一般采购项目的档案保管期限为[具体期限]年，重大采购项目的档案保管期限为[具体期限]年。2.因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经采购部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。八、监督与检查（一）内部监督1.学校内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行、采购资金是否合理使用等方面。2.学校纪检监察