学校一体化采购制度

PAGE学校一体化采购制度一、总则（一）目的为规范学校采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，加强学校采购管理的规范化、制度化和科学化建设，依据相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本一体化采购制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目涉及的货物、工程和服务采购活动。包括教学设备、办公用品、图书教材、基建维修、后勤服务等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，所有采购信息应及时、准确地向相关方披露，保证各供应商平等参与竞争，公正地对待每一个供应商，不偏袒、不歧视。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率和资金使用效益，实现资源的优化配置。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的采购秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由学校领导、相关职能部门负责人等组成。采购领导小组负责审议学校重大采购项目的采购计划、采购方式、采购预算等重要事项，对采购工作进行宏观指导和决策。（二）采购执行机构设立专门的采购部门，配备专业的采购人员。采购部门负责具体采购项目的组织实施，包括采购需求调研、采购文件编制、供应商选取、合同签订与执行、采购验收等工作。采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规，遵守职业道德规范。（三）需求部门职责各需求部门负责提出采购需求，详细说明采购货物、工程或服务的规格、数量、质量要求、技术参数、交付时间等内容，并对采购需求的合理性和准确性负责。在采购过程中，需求部门应积极配合采购部门，提供必要的协助和支持，参与采购文件评审、供应商考察、验收等环节。（四）监督部门职责学校设立监督部门，对采购活动进行全程监督。监督部门负责审查采购项目的合规性，监督采购流程的执行情况，受理有关采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理，确保采购活动依法依规进行。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际工作需要，提前编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并详细说明资金来源。2.采购预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则，充分考虑项目的必要性和可行性，避免盲目采购和重复采购。同时，应根据市场价格波动情况，合理预测采购成本，确保预算的准确性和可靠性。（二）预算审批采购预算编制完成后，由需求部门提交至学校财务部门进行初审。财务部门根据学校财务状况和资金安排，对采购预算的合理性和合规性进行审核。初审通过后，采购预算提交至采购领导小组进行审议批准。采购领导小组根据学校发展战略和实际需求，对采购预算进行综合评估，确定最终的采购预算方案。（三）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序进行申报和审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购项目的资金使用情况进行检查和分析，确保资金专款专用，提高资金使用效益。四、采购流程（一）采购申请1.各需求部门根据采购预算和实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的基本情况，并提交至采购部门。2.《采购申请表》应包括采购项目名称及编号（如有）、采购需求明细（包括规格、数量、质量要求、技术参数等）、预算金额、预计采购时间、资金来源等内容。同时，需求部门应提供相关的技术文件、业务需求说明等资料，作为采购申请的附件。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购申请的完整性和合规性进行初审。初审内容包括采购需求是否明确、预算是否合理、采购方式是否符合规定等。2.初审通过后，采购申请提交至采购领导小组进行审批。采购领导小组根据学校采购政策和实际情况，对采购申请进行审核，并做出审批决定。对于重大采购项目，采购领导小组应组织相关专家进行论证，确保采购决策的科学性和合理性。（三）采购文件编制1.根据采购审批结果，采购部门组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、竞争性谈判公告、询价公告等）、采购需求说明书、采购合同条款、评标标准（或谈判文件、询价文件）等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、商务条款、售后服务等内容，确保采购文件的完整性和准确性。同时，采购文件应符合法律法规及行业标准的要求，为供应商提供公平、公正的竞争环境。（四）供应商选择1.采购部门通过多种渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购项目。采购信息发布渠道包括学校官网、政府采购网、专业采购平台等。2.供应商应按照采购文件的要求进行报名和响应。采购部门对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.根据采购项目的特点和要求，采购部门可以采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等方式选择供应商。在选择供应商过程中，应按照规定的程序进行评审，确保评审过程的公平、公正、公开。评审过程中，评审小组应根据采购文件规定的评标标准（或谈判文件、询价文件）对供应商的投标文件（或响应文件）进行评审，推荐中标候选人（或成交供应商）。（五）合同签订1.采购部门根据评审结果，与中标供应商（或成交供应商）签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购货物的规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、验收标准、售后服务等内容。2.采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交至学校法律顾问进行合法性审查。法律顾问应对合同条款的合法性、完整性和准确性进行审查，提出修改意见和建议。采购部门根据法律顾问的意见对合同文本进行修改完善后，方可签订合同。（六）采购验收1.采购项目完成交货（或竣工、服务完成）后，采购部门应组织需求部门、监督部门等相关人员进行验收。验收内容包括采购货物的数量、规格、质量、性能等是否符合采购合同要求，工程是否达到设计标准，服务是否满足约定条件等。2.验收人员应按照采购合同和验收标准进行验收，并填写《采购验收报告》。验收报告应包括采购项目名称及编号、供应商名称、合同金额、验收日期、验收内容、验收结论等内容。验收合格的，验收人员应在验收报告上签字确认；验收不合格的，应明确指出问题所在，并要求供应商限期整改或采取其他补救措施。整改完成后，重新进行验收，直至验收合格为止。五、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购部门应按照规定在指定媒体上发布招标公告。招标公告应包括采购项目名称、采购内容及要求、投标人资格条件、招标文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购部门应从省级以上人民政府财政部门指定的政府采购代理机构（或自行组织）获取符合资格条件供应商的名单，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目名称、采购内容及要求、投标人资格条件、招标文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组。谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等内容。谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在的供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购部门应向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书。询价通知书应包括采购项目名称、采购内容及要求、供应商资格条件、询价报价表格式、交货时间及地点、询价截止时间等内容。供应商应在规定时间内提交询价报价表，采购部门对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并将结果通知所有询价供应商。（五）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购部门应组织成立单一来源采购小组。单一来源采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。单一来源采购小组应与供应商进行协商，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上，确定成交供应商，并将结果通知所有参加协商的未成交供应商。单一来源采购项目，采购部门应在采购活动开始前，将采购项目信息和单一来源采购理由在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上公示，公示期不得少于五个工作日。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标通知书（或成交通知书）发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标供应商（或成交供应商）签订采购合同。2.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同条款应包括采购项目名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、验收标准、售后服务、付款方式、违约责任等内容。采购合同不得擅自变更、中止或者终止合同。如因特殊情况需要变更、中止或者终止合同的，应按照规定程序进行申报和审批，并与供应商协商一致，签订补充协议或变更协议。同时，应妥善处理好合同变更、中止或终止后的相关事宜，如退还已支付的款项、承担违约责任等。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量要求等提供货物、工程或服务；采购人应按照合同约定的付款方式及时支付货款（或工程款、服务费等）。2.在合同履行过程中，如出现争议或纠纷，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。（三）合同档案管理1.采购部门应建立采购合同档案管理制度。采购合同签订后，采购部门应及时将合同文本、采购文件、投标文件（或响应文件）、验收报告等相关资料进行整理归档，妥善保管。2.采购合同档案应按照项目类别、时间顺序等进行分类存放，便于查阅和管理。合同档案保管期限应按照国家和学校有关规定执行，一般不得少于十五年。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、质量风险、法律风险等。2.针对识别出的风险因素，采购部门应进行风险评估，确定风险的可能性和影响程度。根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场调研，及时掌握市场价格波动情况，合理预测采购成本。在采购预算编制和采购合同签订过程中，充分考虑市场风险因素，采取适当的价格调整机制或风险分担措施，降低市场风险对采购项目的影响。2.供应商风险应对：建立供应商评估和管理体系，加强对供应商的资格审查、业绩评价和信誉监控。选择具有良好信誉和实力的供应商作为合作伙伴，并与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约束供应商的行为。同时，加强与供应商的沟通与协调，及时解决合作过程中出现的问题，降低供应商风险。3.质量风险应对：在采购文件中明确采购货物、工程或服务的质量要求和验收标准，并加强采购过程中的质量监控。在验收环节，严格按照验收标准进行验收，确保采购项目的质量符合要求。对于质量不合格的采购项目，应及时要求供应商进行整改或采取其他补救措施，直至验收合格为止。同时，建立质量追溯机制，对出现质量问题的采购项目进行追溯和处理，追究相关责任。4.法律风险应对：加强对采购人员的法律法规培训，提高采购人员的法律意识和合规意识。在采购活动中，严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。