奉贤区采购内部控制制度

PAGE奉贤区采购内部控制制度一、总则（一）制定目的为加强奉贤区采购活动的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购资金使用效益，确保采购活动合法、合规、透明、高效，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于奉贤区各级行政机关、事业单位、国有企业及其他纳入采购管理范围的组织和机构（以下统称“采购主体”）的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，保证采购结果的公正性。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.风险防控原则：对采购活动各环节进行风险识别、评估和防控，有效防范采购过程中的各种风险。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。审核采购计划，监督采购活动的执行情况。协调处理采购过程中的争议和问题。2.采购执行部门具体组织实施采购活动，包括采购需求调研、采购文件编制、采购信息发布、供应商选择、合同签订等。负责与供应商沟通协调，跟踪采购合同执行情况。3.财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和账务处理。参与采购合同的审核，对采购资金的使用情况进行监督。4.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性和采购资金的使用效益。对采购活动中的违规行为进行调查和处理。5.其他相关部门根据各自职责，配合采购管理部门和采购执行部门做好采购相关工作，提供必要的支持和协助。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购主体应根据本单位的工作任务和事业发展规划，结合资产配置标准和实际需求，科学合理地编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算编制过程中，采购主体应充分征求内部相关部门的意见，确保预算的准确性和完整性。（二）预算审核与调整1.采购管理部门应会同财务部门对采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、合规性和可行性。2.经审核后的采购预算报采购主体负责人审批后，纳入单位年度预算管理。3.在采购预算执行过程中，如因特殊情况需要调整采购预算的，采购主体应按照规定的程序进行申报和审批。调整后的采购预算应及时报采购管理部门和财务部门备案。（三）预算执行与监督1.采购主体应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，确保采购资金专款专用。3.采购管理部门应定期对采购预算执行情况进行统计和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购主体应根据采购预算和工作实际需要，制定年度采购计划。年度采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应按照采购项目的性质和特点，分类编制，并根据实际情况进行合理安排。3.采购主体在制定采购计划时，应充分考虑采购项目的时效性和季节性要求，确保采购活动的顺利进行。（二）计划审核与备案1.采购管理部门应会同财务部门对采购计划进行审核，重点审核采购计划的合理性、合规性和与采购预算的一致性。2.经审核后的采购计划报采购主体负责人审批后，报采购管理部门备案。3.采购管理部门应建立采购计划台账，对采购计划的执行情况进行跟踪和管理。（三）计划调整1.在采购计划执行过程中，如因特殊情况需要调整采购计划的，采购主体应按照规定的程序进行申报和审批。调整后的采购计划应及时报采购管理部门备案。2.采购计划调整应遵循以下原则：调整后的采购计划应符合采购预算的要求。调整后的采购计划应确保采购项目的顺利实施。调整后的采购计划应报经相关部门批准后方可实施。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式，适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、专业性强的项目。2.采购主体采用公开招标方式采购的，应按照国家有关规定发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.公开招标应遵循以下程序：编制招标文件。发布招标公告。发售招标文件。组织开标、评标、定标。签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购主体采用邀请招标方式采购的，应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标应遵循以下程序：确定邀请对象。编制招标文件。发出投标邀请书。组织开标、评标、定标。签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采购主体采用竞争性谈判方式采购的，应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判。3.竞争性谈判应遵循以下程序：成立谈判小组。制定谈判文件。确定邀请对象。组织谈判。确定成交供应商。签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购主体采用单一来源采购方式采购的，应在采购活动开始前，将采购项目信息和单一来源采购理由报采购管理部门批准。3.单一来源采购应遵循以下程序：提出申请。审核批准。公示。签订采购合同。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购主体采用询价方式采购的，应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.询价应遵循以下程序：成立询价小组。制定询价通知书。确定邀请对象。组织询价。确定成交供应商。签订采购合同。（六）采购方式的变更1.采购方式一经确定，不得擅自变更。如因特殊情况需要变更采购方式的，采购主体应按照规定的程序进行申报和审批。2.采购方式变更应遵循以下原则：变更后的采购方式应符合法律法规和相关政策要求。变更后的采购方式应确保采购项目的顺利实施。变更后的采购方式应报经相关部门批准后方可实施。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购执行部门应根据采购项目的特点和要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.采购文件编制过程中，采购执行部门应充分征求内部相关部门的意见，必要时可组织专家进行论证。（二）采购文件审核1.采购管理部门应会同财务部门、审计部门等相关部门对采购文件进行审核，重点审核采购文件的合法性、合规性、公正性和合理性。2.经审核后的采购文件报采购主体负责人审批后，方可发布。（三）采购文件发售与澄清1.采购执行部门应按照规定的时间和方式发售采购文件，并向购买采购文件的供应商提供相关的技术资料和服务。2.在采购文件发售过程中，如供应商对采购文件有疑问或异议的，采购执行部门应及时给予答复和澄清。（四）采购文件归档与保管1.采购执行部门应将采购文件进行归档保管，确保采购文件的完整性和可追溯性。2.采购文件的保管期限应按照国家有关规定执行，一般不少于十五年。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购主体应建立供应商资格审查制度，对参与采购活动的供应商进行资格审查。2.供应商资格审查应包括以下内容：供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关资质证书。供应商的财务状况、经营业绩和信誉情况。供应商的技术能力、生产能力和服务水平。供应商的售后服务承诺和保障措施。法律法规规定的其他条件。（二）供应商选择与确定1.采购执行部门应按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的投标文件或响应文件进行评审，确定成交供应商。2.供应商选择应遵循以下原则：符合采购文件规定的资格条件和技术规格要求。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。（三）供应商考核与评价1.采购主体应建立供应商考核与评价制度，对供应商的履约情况进行考核与评价。2.供应商考核与评价应包括以下内容：采购合同的履行情况，包括交货期、质量、数量等方面。售后服务情况，包括维修、保养、更换等方面。供应商的商业信誉和诚信情况。法律法规规定的其他内容。3.采购主体应根据供应商考核与评价结果，对供应商进行分类管理，对于考核不合格的供应商，应采取相应的措施，如暂停采购业务、取消供应商资格等。（四）供应商信息管理1.采购主体应建立供应商信息管理系统，对供应商的基本信息、资格审查情况、投标报价情况、履约情况等进行记录和管理。2.采购主体应定期对供应商信息进行更新和维护，确保供应商信息的准确性和完整性。3.采购主体应按照国家有关规定，及时将供应商的相关信息向社会公开，接受社会监督。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购主体与成交供应商应在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等内容，确保合同条款的完整性和准确性。3.采购合同签订过程中，采购执行部门应会同财务部门、审计部门等相关部门对合同条款进行审核，重点审核合同的合法性、合规性、公正性和合理性。（二）合同履行1.采购主体和成交供应商应按照采购合同约定履行各自的义务，确保采购项目的顺利实施。2.在合同履行过程中，如出现合同变更、解除等情况，采购主体和成交供应商应按照法律法规和合同约定的程序进行处理。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购主体应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容应包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术性能等方面。2.验收合格的，采购主体应出具验收报告；验收不合格的，采购主体应要求成交供应商限期整改，直至验收合格。（四）合同付款1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理采购资金的支付手续。2.采购主体在支付采购资金前，应审核采购合同的执行情况、验收报告等相关资料，确保采购资金支付的准确性和合规性。（五）合同归档与保管1.采购执行部门应将采购合同进行归档保管，确保采购合同的完整性和可追溯性。2.采购合同的保管期限应按照国家有关规定执行，一般不少于十五年。八、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购主体应建立采购风险识别与评估机制，对采购活动各环节可能存在的风险进行识别和评估。2.采购风险识别与评估应包括以下内容：政策法规风险，如采购活动不符合国家法律法规和相关政策要求。市场风险，如供应商违约、市场价格波动等。内部控制风险，如采购流程不规范、内部监督不到位等。其他风险，如不可抗力风险、社会舆论风险等。3.采购主体应根据风险识别与评估结果，对采购风险进行分类和分级管理，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.对于政策法规风险，采购主体应加强对国家法律法规和相关政策的学习和研究，确保采购活动合法合规。2.对于市场风险，采购主体应加强市场调研和分析，合理选择供应商，签订合理的采购合同，采取有效的价格调整措施，降低市场价格波动风险。3.对于内部控制风险，采购主体应完善采购内部控制制度，加强采购流程管理，强化内部监督，确保采购活动规范有序。4.对于其他风险，采购主体应根据实际情况，制定相应的风险应对预案，及时化解风险。（三）风险监控与预警1.采购主体应建立采购风险监控与预警机制，对采购风险进行实时监控和预警。2.采购风险监控与预警应包括以下内容：采购合同执行情况监控，如交货期、质量、数量等方面。供应商履约情况监控，如售后服务、商业信誉等方面。采购资金使用情况监控，如资金支付、预算执行等方面。其他风险监控，如政策法规变化、市场价格波动等方面。3.采购主体应根据风险监控与预警结果，及时采取相应的措施，防范和化解采购风险。九、采购监督与检查（一）内部监督1.采购主体应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的内部监督。2.内部监督应包括以下内容：采购管理制度执行情况监督，如采购流程是否规范、采购文件是否合规等。采购活动执行情况监督，如采购信息是否公开、采购过程是否公正等。采购资金使用情况监督，如资金支付是否合规、预算执行是否准确等。供应商履约情况监督，如交货期、质量、数量等方面。3.采购主体应定期对采购活动进行内部审计和检查，及时发现和纠正采购活动