央企采购管理制度

PAGE央企采购管理制度一、总则（一）目的为规范中央企业采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，防范采购风险，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，根据国家有关法律法规和政策要求，结合央企实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中央企业及其各级全资、控股子企业（以下统称企业）的采购活动，包括物资采购、工程采购、服务采购等各类采购事项。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和企业内部规章制度，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开披露，采购过程应接受监督，确保采购活动公开透明。3.公平公正原则：采购活动应遵循公平公正的原则，保障供应商平等参与竞争，维护市场秩序。4.效益优先原则：采购活动应注重提高采购效益，降低采购成本，实现企业价值最大化。5.风险防控原则：采购活动应加强风险防控，识别、评估和应对采购过程中的各种风险，确保采购活动安全可靠。二、采购管理职责（一）采购决策机构企业应设立采购决策机构，负责审议和决策重大采购事项。采购决策机构由企业领导班子成员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购管理制度、采购战略和采购计划。2.决策重大采购项目的采购方式、采购预算、采购文件等。3.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购管理部门企业应设立采购管理部门，负责组织和实施采购活动。采购管理部门的职责包括：1.制定和完善采购管理制度、采购流程和采购标准。2.编制采购计划，组织采购项目的实施，包括采购文件编制、供应商选择、采购合同签订等。3.建立和管理供应商库，评估供应商的信誉、资质和能力，维护供应商关系。4.负责采购项目的验收工作，确保采购物资、工程和服务符合要求。5.统计和分析采购数据，提供采购决策支持。（三）采购需求部门采购需求部门负责提出采购需求，配合采购管理部门开展采购活动。采购需求部门的职责包括：1.根据企业生产经营需要，提出采购需求，明确采购物资、工程和服务的规格、数量、质量等要求。2.参与采购文件的编制和审核，提供技术支持和业务指导。3.协助采购管理部门进行供应商选择和采购合同谈判，参与采购项目的验收工作。（四）其他部门企业其他部门应按照职责分工，配合采购管理部门做好采购相关工作。例如，财务部门负责审核采购预算、支付采购款项等；审计部门负责对采购活动进行审计监督；法务部门负责审查采购合同的合法性等。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.采购需求部门应根据企业生产经营计划、预算安排和实际需求，提前编制采购计划。采购计划应明确采购物资、工程和服务的名称、规格、数量、质量要求、采购时间等内容。2.采购管理部门应汇总采购需求部门提交的采购计划，结合企业库存情况、市场供应情况等因素，进行综合平衡和审核，编制年度采购计划和月度采购计划。年度采购计划应报采购决策机构审议批准，月度采购计划应报采购决策机构备案。（二）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产经营需要等原因，确需调整采购计划的，采购需求部门应及时提出调整申请，说明调整原因、调整内容和调整时间等。2.采购管理部门应审核采购计划调整申请，报采购决策机构批准后实施。采购计划调整后，采购管理部门应及时通知相关部门和供应商。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.企业采用公开招标方式采购的，应按照国家有关法律法规和政策要求，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标和定标等活动。招标文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，确保招标活动公平公正、合法合规。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。邀请招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较少的采购项目，或者涉及国家安全、国家秘密、抢险救灾等特殊情况不适宜公开招标的采购项目。2.企业采用邀请招标方式采购的，应从符合相应资格条件的供应商中选择不少于三家的供应商发出投标邀请书，并按照公开招标的程序组织招标活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.企业采用竞争性谈判方式采购的，应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组应由采购管理部门、采购需求部门、技术专家等组成，人数不少于三人。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、评标标准等，与供应商进行多轮谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.企业采用单一来源采购方式采购的，应组织相关部门和专家进行论证，说明采用单一来源采购方式的原因、采购内容、采购金额等，并报采购决策机构批准。采购管理部门应与供应商协商确定采购价格和采购合同条款，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.企业采用询价方式采购的，应向不少于三家的供应商发出询价单，要求供应商在规定时间内报价。采购管理部门应根据供应商的报价情况，进行比较和评估，确定成交供应商。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.根据采购方式和采购项目的特点，采购管理部门应编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标邀请书、谈判文件、询价单、采购合同等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、采购合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和合法性。采购文件应经过采购管理部门负责人、采购需求部门负责人、法务部门等审核后发布。（二）采购文件发放1.采购文件应按照规定的方式和时间发放给潜在供应商。公开招标、邀请招标的采购文件应在招标公告发布后发放；竞争性谈判、询价的采购文件应在谈判或询价前发放。2.采购管理部门应记录采购文件的发放情况，包括发放时间、发放对象、发放方式等，确保采购文件发放的准确性和可追溯性。（三）采购文件修改1.在采购文件发出后，如发现采购文件存在错误、遗漏或需要补充说明等情况，采购管理部门应及时修改采购文件，并通知所有已获取采购文件的潜在供应商。2.采购文件修改应采用书面形式，明确修改内容、修改时间等，并要求潜在供应商进行确认。采购管理部门应记录采购文件修改的情况，确保采购文件修改的合法性和有效性。六、供应商管理（一）供应商准入1.企业应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和程序。供应商准入条件应包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。2.采购需求部门或采购管理部门应根据采购项目的要求，提出供应商准入申请，填写供应商准入申请表，提交相关证明材料。采购管理部门应组织对供应商准入申请进行审核，必要时可进行实地考察。审核通过的供应商纳入供应商库管理。（二）供应商库管理1.企业应建立供应商库，对供应商进行分类管理。供应商库应包括供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量、售后服务等内容。2.采购管理部门应定期对供应商库进行维护和更新，删除不符合要求的供应商，补充新的供应商。采购管理部门应根据供应商的表现，对供应商进行评价和分级，为采购决策提供参考。（三）供应商评价与考核1.企业应建立供应商评价与考核制度，定期对供应商的表现进行评价和考核。供应商评价与考核内容应包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面。2.采购管理部门应组织采购需求部门、质量部门、使用部门等对供应商进行评价和考核，填写供应商评价与考核表。采购管理部门应根据供应商评价与考核结果，对供应商进行奖惩，如给予优秀供应商表彰、增加采购份额，对不合格供应商进行警告、减少采购份额或淘汰等。七、采购合同管理（一）采购合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资、工程和服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款，确保采购合同的合法性、完整性和有效性。2.采购合同签订前，采购管理部门应将采购合同草案提交采购需求部门、法务部门等审核。审核通过后，采购管理部门应与成交供应商签订采购合同，并加盖企业公章或合同专用章。（二）采购合同履行1.采购合同签订后，采购管理部门应跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。采购需求部门应按照采购合同的要求，做好接收货物、工程和服务的准备工作，配合采购管理部门进行验收。2.供应商应按照采购合同的约定，按时、按质、按量提供采购物资、工程和服务。如供应商未能履行采购合同约定的义务，采购管理部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（三）采购合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因市场变化、生产经营需要等原因，确需变更采购合同的，采购管理部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。采购合同变更协议应明确变更内容、变更时间、双方权利义务等条款。2.如因不可抗力、政策调整等原因，导致采购合同无法履行或部分无法履行的，采购管理部门应与供应商协商解除采购合同，并按照合同约定办理相关手续。采购合同解除后，双方应按照合同约定承担相应的责任。八、采购验收管理（一）验收标准制定1.采购管理部门应根据采购合同的要求，制定采购验收标准。采购验收标准应明确采购物资、工程和服务的质量、规格、数量、性能等方面的要求，确保采购验收工作有章可循。2.采购验收标准应经过采购需求部门、质量部门等审核后发布。采购验收标准应在采购合同签订后及时告知供应商，以便供应商做好准备。（二）验收组织实施1.采购项目完成后，采购管理部门应组织采购需求部门、质量部门等对采购物资、工程和服务进行验收。验收人员应按照采购验收标准进行验收，填写采购验收报告。2.采购验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、供应商名称、验收日期、验收内容、验收结果等内容。验收结果应明确采购物资、工程和服务是否符合采购合同要求，如不符合要求，应注明具体问题及整改要求。（三）验收结果处理**1.如采购物资、工程和服务验收合格，采购管理部门应办理验收手续，支付采购款项。如验收不合格，采购管理部门应及时通知供应商，要求供应商限期整改或退换货物。供应商整改或退换货物后，采购管理部门应重新组织验收。2.如供应商未能按照要求整改或退换货物，采购管理部门应按照采购合同约定追究供应商的违约责任，如扣除货款、要求供应商赔偿损失等。九、采购风险管理（一）风险识别与评估1.企业应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动进行风险识别和评估。采购风险识别与评估内容应包括采购决策风险、采购方式风险、供应商风险、采购合同风险、采购验收风险等方面。2.采购管理部门应组织采购需求部门、法务部门等对采购风险进行识别和评估，填写采购风险识别与评估表。采购管理部门应根据采购风险识别与评估结果高，对采购风险进行分类和分级，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.根据采购风险的分类和分级，企业应制定相应的风险应对措施。对于采购决策风险，应加强采购决策的科学性和民主性，完善采购决策程序；对于采购方式风险，应严格按照采购方式管理规定选择采购方式，确保采购方式合法合规；对于供应商风险，应加强供应商管理，建立供应商评价与考核机制，降低供应商风险；对于采购合同风险，应加强采购合同管理，严格审核采购合同条款，防范采购合同风险；对于采购验收风险，应加强采购验收管理，严格按照采购验收标准进行验收，确保采购物资、工程和服务符合要求。2.采购管理部门应跟踪采购风险应对措施的执行情况，及时调整风险应对措施，确保采购风险得到有效控制。十、采购监督与审计（一）采购监督1.企业应建立采购监督机制，加强对采购活动的监督检查。采购监督内容应包括采购管理制度执行情况、采购流程合规情况、采购文件编制与发放情况、供应商选择与管理情况、采购合同签订与履行情况、采购验收情况等方面。2.采购管理部门应定期对采购活动进行自查自纠，及时发现和解决采购过程中存在的问题。企业内部审计部门、纪检监察部门等应定期对采购活动进行