太平人寿采购制度

PAGE太平人寿采购制度一、总则（一）目的为规范太平人寿采购活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于太平人寿及其分支机构、全资子公司、控股子公司等所属各级机构的采购活动，包括但不限于货物采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业监管要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有参与采购的供应商享有平等的机会，不得偏袒任何一方。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购流程，提高采购效率，实现采购资源的合理配置。4.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护自身良好信誉。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。组织实施采购项目，包括采购需求调研、采购文件编制、供应商选择、采购合同签订与执行等。建立和维护供应商库，对供应商进行评估和管理。协调采购过程中的相关问题，处理采购投诉和纠纷。2.需求部门提出采购需求，明确采购标的的规格、数量、质量、服务等要求。配合采购管理部门进行采购需求调研和采购文件编制。参与供应商选择和采购合同评审。负责采购项目的验收工作。3.财务部门负责审核采购预算和采购资金支付计划。参与采购合同评审，对采购价格、付款方式等条款进行审核。负责采购项目的财务核算和资金支付管理。4.风险管理部门对采购活动进行风险评估和监控，提出风险防控建议。参与采购合同评审，对合同中的风险条款进行审核。5.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况和采购流程合规性。对采购项目的资金使用、采购效益等进行审计评价。二、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据业务发展需要和实际工作需求，填写《采购需求申请表》，详细说明采购标的的名称、规格、数量、质量要求、技术参数、服务标准、预算金额、预计采购时间等内容。2.《采购需求申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交至采购管理部门。（二）采购需求调研1.采购管理部门收到《采购需求申请表》后，对采购需求进行初步分析和评估，判断需求的合理性和必要性。2.根据采购需求的复杂程度和重要性，组织相关人员进行采购需求调研。调研方式包括但不限于市场调研、供应商咨询、专家论证等。3.通过调研，了解市场上同类产品或服务的价格、质量、性能、供应商情况等信息，为制定采购文件提供参考依据。（三）采购文件编制1.采购管理部门根据采购需求调研结果，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求说明书、采购合同条款、评标标准等内容。2.采购文件应明确采购标的的技术规格、质量标准、服务要求、交货时间、交货地点、付款方式、验收标准等关键条款，确保采购文件的完整性和准确性。3.采购文件编制完成后，经采购管理部门负责人审核签字，报分管领导审批。（四）供应商选择与采购谈判1.采购管理部门根据采购文件要求，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式选择供应商。2.对于公开招标和邀请招标项目，采购管理部门发布采购公告或邀请书，邀请符合条件的供应商参与投标。供应商应按照采购文件要求编制投标文件，并在规定时间内提交。3.采购管理部门组织开标、评标活动，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标候选人。4.对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，采购管理部门与供应商进行谈判，协商采购价格、质量标准、服务条款等内容，确定成交供应商。5.在供应商选择过程中，采购管理部门应严格按照采购文件要求和评标标准进行评审，确保选择的供应商具备良好的信誉、较强的实力和合理的报价。（五）采购合同签订1.采购管理部门与成交供应商协商起草采购合同，合同条款应符合采购文件要求和双方谈判结果。2.采购合同经采购管理部门负责人审核签字后，提交至财务部门、风险管理部门、审计部门等相关部门进行会签。3.各相关部门按照职责对采购合同进行审核，重点审核合同条款的合法性、合规性、完整性、风险防控措施等内容。对于审核中发现的问题，采购管理部门应及时与供应商协商修改。4.采购合同经各相关部门会签通过后，报公司法定代表人或授权代表签字盖章。（六）采购合同执行与验收1.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，并跟踪合同执行情况。2.需求部门按照采购合同要求，负责组织采购项目的实施和验收工作。在项目实施过程中，需求部门应与供应商保持密切沟通，及时解决出现问题。3.采购项目完成后，需求部门应按照采购合同约定的验收标准进行验收。验收合格后，需求部门填写《采购项目验收报告》，经需求部门负责人签字后，提交至采购管理部门。4.采购管理部门对《采购项目验收报告》进行审核，确认采购项目验收合格后，办理采购款项支付手续。（七）采购档案管理1.采购管理部门负责建立采购档案，对采购活动全过程的文件资料进行收集、整理、归档和保管。2.采购档案应包括采购需求申请表、采购需求调研资料、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。3.采购档案应按照档案管理规定进行分类、编号、装订，确保档案资料的完整性和规范性。采购档案保存期限应符合法律法规和公司相关规定要求。三、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门建立供应商准入标准，明确供应商应具备的基本条件，包括企业资质、信誉状况、生产能力、产品质量、售后服务等方面。2.供应商申请准入时，应向采购管理部门提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩证明、产品质量检测报告、售后服务承诺等相关资料。3.采购管理部门对供应商提交的资料进行审核，必要时可进行实地考察。审核通过后，将供应商纳入供应商库，并建立供应商档案。（二）供应商评估与考核1.采购管理部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务、合同履行情况等方面。2.评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、客户反馈等多种形式。采购管理部门根据评估结果，对供应商进行评分，并按照得分高低进行排名。3.对于评估结果较差的供应商，采购管理部门应及时与供应商沟通，要求其限期整改。如供应商整改后仍不符合要求，采购管理部门可将其从供应商库中删除，并停止与其合作。（三）供应商激励与淘汰1.采购管理部门建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励、优先合作等激励措施，鼓励供应商提高服务质量和产品质量。2.对于连续两次评估结果排名靠后的供应商，采购管理部门应发出警示通知，要求其限期整改。如供应商在规定期限内未能有效整改，采购管理部门可将其列入淘汰名单，并在一定期限内不再与其合作。3.采购管理部门定期对供应商库进行清理，淘汰不符合要求的供应商，同时补充新的优质供应商，保持供应商库的动态更新和优化。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险管理部门会同采购管理部门、需求部门等相关部门，对采购活动全过程进行风险识别和评估。2.风险识别应涵盖采购需求不准确、供应商选择不当、采购合同条款不合理、采购价格过高、采购项目延期交付、采购质量不达标、采购资金支付风险、采购信息泄露等方面。3.风险评估应根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行量化评估，确定风险等级。（二）风险防控措施1.针对不同风险因素，制定相应的风险防控措施。例如，加强采购需求调研和审核，确保采购需求准确合理；建立严格的供应商选择和评估机制，选择优质供应商；加强采购合同管理，明确合同条款，防范合同风险；加强采购价格监控和谈判技巧培训，控制采购成本；建立采购项目进度跟踪机制，确保项目按时交付；加强采购质量验收管理，保证采购质量；完善采购资金支付审批流程，防范资金支付风险；加强采购信息安全管理，防止信息泄露等。2.在采购活动中，各部门应严格按照风险防控措施要求履行职责，加强沟通协作，共同防范采购风险。（三）风险监控与预警1.风险管理部门定期对采购风险进行监控，及时掌握风险变化情况。2.建立风险预警机制，当风险指标达到预警阈值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施进行风险处置。3.对于重大采购风险事件，风险管理部门应及时组织相关部门进行分析研究，制定应对方案，确保将风险损失控制在最低限度。五、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况、采购流程合规性、采购项目效益性等方面。2.审计部门可通过查阅采购文件、合同、凭证、记录等资料，实地走访供应商、需求部门等方式进行审计检查。对于审计发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整