大学采购制度

PAGE大学采购制度一、总则（一）目的为了规范大学采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于大学各部门、各学院、各直属单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和学校规章制度，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，保障所有潜在供应商平等参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护学校采购秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购工作领导小组，负责审议学校采购工作的重大事项，包括采购政策、采购计划、采购预算等。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成。（二）采购执行机构学校设立采购与招投标管理中心，作为学校采购的执行机构，负责组织实施学校的采购活动。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购法律法规和学校采购制度；2.制定和完善学校采购工作流程和操作规范；3.编制采购计划，组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动；4.负责采购合同的签订、履行、验收等工作；5.建立和管理采购档案；6.对采购活动进行监督和管理，处理采购过程中的投诉和纠纷；7.完成学校交办的其他采购工作任务。（三）采购需求部门采购需求部门负责提出采购项目的需求，包括采购货物的规格、型号、数量、技术参数等，工程的建设内容、技术要求、质量标准等，服务的范围、内容、标准等。采购需求部门应对采购需求的合理性、准确性负责，并配合采购执行机构做好采购相关工作。（四）监督部门学校监察部门负责对采购活动进行全程监督，检查采购活动是否符合法律法规和学校制度规定，查处采购过程中的违规违纪行为。审计部门负责对采购项目进行审计监督，审查采购项目的预算执行情况、合同履行情况、资金使用效益等。三、采购预算管理（一）预算编制采购需求部门应根据学校事业发展规划和实际工作需要，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容，并按照学校预算编制要求和程序进行申报。采购执行机构应会同财务部门对采购需求部门申报的采购预算进行审核，提出审核意见，报学校采购工作领导小组审议通过后，纳入学校年度预算。（二）预算执行采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊原因需要调整采购预算的，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购执行机构审核、财务部门复核后，报学校采购工作领导小组审批。（三）预算监督财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购项目的资金使用情况进行统计分析，确保采购资金专款专用，提高资金使用效益。审计部门应将采购预算执行情况纳入审计范围，对采购预算执行过程中的违规行为进行审计监督。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和学校有关规定执行。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式采购：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请与审批采购需求部门应填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术参数、预算金额、采购方式等内容，并提交相关证明材料。《采购申请表》经部门负责人审核签字后，报采购执行机构。采购执行机构对采购需求部门提交的《采购申请表》进行初审，初审通过后，报学校采购工作领导小组审批。学校采购工作领导小组根据采购项目的性质、金额等情况进行审批，批准后的《采购申请表》作为采购执行机构组织采购活动的依据。（二）采购文件编制采购执行机构根据批准的《采购申请表》，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判文件、询价通知书等）、采购需求、采购合同条款、评标标准等内容。采购文件应符合法律法规和学校制度规定，明确采购项目的技术要求、商务要求、价格要求等实质性内容，确保采购文件的公正性和严肃性。（三）采购信息发布采购执行机构应按照规定的方式和渠道发布采购信息。公开招标项目应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告；邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价项目应在学校采购与招投标管理中心网站上发布采购信息，并向符合相应资格条件的供应商发出投标邀请书、谈判文件、询价通知书等。采购信息发布时间应符合法律法规和学校制度规定，确保潜在供应商有足够的时间准备投标文件。（四）供应商报名与资格审查供应商应按照采购信息要求进行报名，并提交相关资格证明材料。采购执行机构对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。资格审查合格的供应商方可参与采购活动。（五）采购评审采购执行机构组织成立评审小组，对供应商的投标文件、谈判响应文件、询价报价文件等进行评审。评审小组由学校相关部门人员、专家等组成，人数应符合法律法规和学校制度规定。评审小组应按照采购文件规定的评标标准、谈判程序、询价规则等进行评审，客观公正地评价供应商的响应文件，推荐成交候选人。（六）采购结果公示与确认采购执行机构将采购评审结果在学校采购与招投标管理中心网站上进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示期间，如有供应商对采购结果提出质疑，采购执行机构应及时进行调查处理，并将处理结果告知质疑供应商。公示期满无异议的，采购执行机构将采购结果报学校采购工作领导小组确认。学校采购工作领导小组确认采购结果后，采购执行机构向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。（七）采购合同签订与履行采购合同应按照法律法规和学校制度规定签订，明确双方的权利和义务。采购合同签订后，采购执行机构应及时将采购合同副本送财务部门备案。采购需求部门和采购执行机构应按照采购合同约定，督促供应商履行合同义务，确保采购项目按时、按质、按量完成。采购执行机构应定期对采购合同履行情况进行检查和监督，及时处理合同履行过程中出现的问题。（八）采购验收采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购货物的数量、规格、型号、质量等，工程的建设内容、技术要求、质量标准等，服务的范围、内容、标准等。验收合格的，采购需求部门应签署验收报告；验收不合格的，采购需求部门应要求供应商限期整改，整改后仍不合格的，采购需求部门应按照采购合同约定追究供应商的违约责任。采购执行机构应参与采购项目的验收工作，并对验收情况进行监督。六、采购合同管理（一）合同签订采购执行机构应在成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确采购项目的名称、规格、数量、金额、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，采购执行机构应及时将采购合同副本送财务部门备案。（二）合同履行采购合同签订后，采购需求部门和采购执行机构应按照采购合同约定，督促供应商履行合同义务。供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程和服务。采购需求部门应及时组织对采购项目进行验收，验收合格后，按照采购合同约定支付货款。采购执行机构应定期对采购合同履行情况进行检查和监督，及时处理合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更与解除采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容的，采购需求部门应提出书面申请，说明变更原因和变更内容，经采购执行机构审核、学校采购工作领导小组审批后，与供应商协商签订补充合同。如因不可抗力或其他法定事由需要解除采购合同的，采购需求部门应提出书面申请，说明解除原因，经采购执行机构审核、学校采购工作领导小组审批后，与供应商协商解除合同，并按照法律法规和采购合同约定处理相关事宜。（四）合同纠纷处理采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，采购需求部门和采购执行机构应及时与供应商协商解决。协商不成的，可以按照采购合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。在合同纠纷处理过程中，采购需求部门和采购执行机构应及时向学校采购工作领导小组报告，并配合学校相关部门做好调查处理工作。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、采购文件、供应商报名与资格审查文件、采购评审文件、采购合同、采购验收报告、采购资金支付凭证等与采购活动相关的文件资料。（二）档案整理与归档采购执行机构应指定专人负责采购档案的整理与归档工作。采购项目完成后，采购执行机构应及时将采购档案进行整理，按照档案管理要求进行分类、编号、装订，并归档保存。采购档案应保存完整、真实、有效，不得擅自涂改、伪造、销毁。（三）档案查阅与借阅因工作需要查阅或借阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》或《采购档案借阅申请表》，经采购执行机构负责人批准后，方可查阅或借阅。查阅或借阅采购档案时，应严格遵守档案管理规定，不得擅自复制、传播采购档案内容。查阅或借阅人员应在规定时间内归还采购档案，如发现采购档案有损坏、丢失等情况，应及时报告采购执行机构。八、监督与检查（一）内部监督学校监察部门和审计部门应加强对采购活动的内部监督，定期对采购项目进行检查和审计。检查和审计内容包括采购项目的采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购合同是否履行、采购资金是否使用合理等方面。对检查和审计中发现的问题，应及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。（二）外部监督学校采购活动应接受财政、审计、监察等部门的外部监督。采购执行机构应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供采购活动的相关资料和情况。对外部监督部门提出的意见和建议，应认真研究，及时整改，确保采购活动合法合规。九、责任追究（一）违规行为界定在采购活动中，如有下列情形之一的，属于违规行为：1.采购项目未按照规定的采购方式进行采购的；2.采购文件编制不规范，存在歧视性条款或其他违法违规内容的；3.供应商资格审查不严格，导致不符合资格条件的供应商参与采购活动的；4.采购评审过程中存在不公平、不公正行为的；5.采购合同签订、履行过程中存在违法违规行为的；6.采购资金使用不合理，存在挪用、截留、浪费等情况的；7.采购档案管理不善，导致采购档案丢失、损坏或泄露的；8.其他违反法律法