地铁采购管理制度

PAGE地铁采购管理制度一、总则（一）目的为加强地铁采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司地铁建设、运营过程中所需的各类物资、设备、服务等采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开公正公平原则：采购过程应公开透明，遵循公正、公平的竞争机制，保障所有潜在供应商平等参与。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立地铁采购管理委员会，负责重大采购事项的决策。委员会成员包括公司高层领导、相关部门负责人等。其职责为：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购方案。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门设立采购部门，负责具体采购业务的实施。其职责为：1.制定采购计划和预算。2.组织采购招标、谈判等活动。3.与供应商签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购技术规格制定，协助采购部门进行供应商考察等。2.技术部门：提供采购物资、设备的技术标准和要求，参与技术评标等工作。3.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核等工作。4.法务部门：审查采购合同的合法性，提供法律咨询服务。三、采购计划管理（一）需求预测1.需求部门应定期对地铁建设、运营所需物资、设备、服务进行需求预测，考虑项目进度、设备更新、技术发展等因素。2.建立需求预测模型，结合历史数据和市场动态，提高预测的准确性。（二）采购计划编制1.采购部门根据需求预测结果，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划需经需求部门、财务部门等相关部门审核后，报采购管理委员会审批。（三）采购计划调整1.因项目变更、市场变化等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时提出申请。2.采购部门对调整申请进行评估，经相关部门审核后，报采购管理委员会批准。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，包括企业资质、生产能力、产品质量、售后服务、信誉等方面。2.采购部门负责收集供应商信息，进行资格预审，符合准入标准的供应商纳入供应商库。（二）供应商评价1.定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等。2.采用定性与定量相结合的评价方法，对供应商进行综合评分。（三）供应商动态管理1.根据供应商评价结果，对供应商进行分级管理，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.对不合格供应商及时淘汰，对表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会。五、采购方式选择（一）招标采购1.达到下列标准之一的采购项目，应采用招标采购方式：采购金额达到规定限额以上。采购项目技术复杂、专业性强。2.招标采购应按照法定程序进行，包括发布招标公告、资格预审、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。（二）竞争性谈判采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判采购方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判采购应成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。（三）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应履行审批手续，说明采用单一来源采购的理由。（四）询价采购1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。2.询价采购应向多家供应商发出询价单，要求供应商报价，根据报价确定成交供应商。六、采购流程（一）采购申请需求部门填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。（二）采购审批采购申请表经需求部门负责人、财务部门负责人、采购管理委员会审批通过后，采购部门方可组织采购活动。（三）采购实施1.招标采购：采购部门发布招标公告，组织资格预审，发售招标文件，开标、评标、定标，与中标供应商签订采购合同。2.竞争性谈判采购：采购部门成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商，签订采购合同。3.单一来源采购：采购部门履行审批手续，与单一供应商协商采购事宜，签订采购合同。4.询价采购：采购部门向多家供应商发出询价单，要求供应商报价，根据报价确定成交供应商，签订采购合同。（四）合同签订采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。采购合同经法务部门审查后，由采购部门与供应商签订。（五）合同执行1.采购部门负责跟踪采购合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定按时、按质、按量交货，需求部门负责验收。（六）付款结算1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核付款申请，办理付款手续。2.采购付款应严格按照合同约定执行，确保资金安全。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购过程中的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险等{。2.建立风险识别清单，对风险进行分类和评估。（二）风险应对1.针对不同的风险，制定相应的风险应对措施。如对于市场风险，可以通过市场调研、价格谈判等方式降低风险；对于供应商风险，可以加强供应商管理，建立备用供应商等。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整应对策略。（三）风险监控1.建立风险监控机制，对采购风险进行实时监控。2.及时发现风险变化情况，采取相应的措施进行处理，确保采购活动的顺利进行。八、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购程序的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应定期向公司管理层汇报采购