园林局政府采购管理制度

PAGE园林局政府采购管理制度一、总则（一）目的为了规范园林局政府采购行为，加强政府采购管理，提高财政资金使用效益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合园林局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于园林局机关及所属各事业单位使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.公开透明原则：政府采购活动应具有较高的透明度，公开采购信息、采购程序、采购结果等，确保社会公众的知情权和监督权。2.公平竞争原则：通过公平竞争机制，让所有符合条件的供应商能够参与到政府采购活动中来，促进市场竞争，提高采购质量和效率。3.公正原则：在政府采购活动中，应严格按照法律法规和采购文件的规定进行操作，确保采购过程和结果的公正性，维护供应商的合法权益。4.诚实信用原则：采购当事人在政府采购活动中应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。二、采购管理职责分工（一）采购管理部门园林局设立专门的采购管理部门，负责政府采购的组织、协调和监督工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关政府采购的法律法规和政策，制定园林局政府采购管理制度和实施细则。2.编制年度政府采购预算，审核各部门的采购计划，汇总并上报政府采购计划。3.组织实施政府采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。4.建立政府采购档案，妥善保管采购活动中的各类文件和资料。5.对政府采购活动进行监督检查，处理采购过程中的投诉和举报，确保采购活动合法合规。（二）采购需求部门各采购需求部门负责提出采购需求，提供采购项目的详细信息和技术要求，并对采购项目的实施过程进行配合和监督。其主要职责包括：1.根据工作需要，提出采购申请，填写采购申请表，明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、交货时间等内容。2.参与采购文件的编制和审核，提供专业意见和建议，确保采购文件符合采购需求。3.配合采购管理部门开展采购活动，如提供样品、组织现场勘查、参与开标评标等。4.负责采购项目的验收工作，按照采购合同的要求对采购货物、工程或服务进行验收，并出具验收报告。（三）财务部门财务部门负责政府采购资金的管理和支付工作。其主要职责包括：1.审核政府采购预算和采购计划，确保资金安排合理。2.按照采购合同的约定，及时支付采购资金，对采购资金的使用情况进行监督和管理。3.配合采购管理部门做好政府采购项目的财务核算工作，提供相关财务数据和报表。三、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.各采购需求部门应根据本部门的工作任务和事业发展规划，结合上一年度政府采购执行情况，于每年规定时间内编制下一年度政府采购预算。2.采购预算应按照财政部门规定的预算编制格式和要求进行编制，明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和资金来源。3.采购管理部门对各部门报送的采购预算进行审核汇总，结合园林局年度工作计划和财政资金安排情况，编制园林局年度政府采购预算草案，报财政部门审批。（二）采购计划申报1.采购需求部门根据批准的政府采购预算，在实施采购前，填写采购申请表，向采购管理部门申报采购计划。2.采购申请表应包括采购项目的基本情况、采购需求说明（包括技术规格、性能要求、售后服务等）、采购方式建议、预算金额、交货时间或服务期限等内容。3.采购管理部门对采购申请表进行审核，审核内容包括采购项目是否符合政府采购预算、采购需求是否明确合理、采购方式是否合规等。审核通过后，汇总编制园林局年度政府采购计划，报财政部门备案。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因特殊情况需要调整采购计划，采购需求部门应填写采购计划调整申请表，说明调整原因、调整内容（包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、交货时间等），报采购管理部门审核。2.采购管理部门对采购计划调整申请表进行审核，如调整事项涉及政府采购预算变动的，应报财政部门审批。审核通过后，对采购计划进行调整，并通知相关部门。四、采购方式选择（一）公开招标公开招标是政府采购的主要采购方式。适用于采购货物、工程或服务数额较大、技术复杂、专业性强、社会影响较大的项目。1.采购管理部门应按照规定的程序和要求，编制公开招标文件。公开招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。2.通过政府采购信息指定媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。招标公告应包括采购人名称、地址和联系方式，采购项目名称、数量、简要规格描述或项目基本概况介绍，采购项目预算金额，采购项目的实施地点和交货时间要求，获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价，提交投标文件的截止时间、开标时间及地点，采购项目联系人姓名和电话等内容。3.组织开标评标活动。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标委员会按照招标文件规定的评标方法和标准，对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定中标人。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。1.采购管理部门根据采购项目的特点和要求，确定邀请招标的供应商名单。供应商名单应从符合相应资格条件的供应商库中随机抽取，并确保供应商具有良好的信誉和较强的履约能力。2.向被邀请的供应商发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购人名称、地址和联系方式，采购项目名称、数量、简要规格描述或项目基本概况介绍，采购项目预算金额，采购项目的实施地点和交货时间要求，获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价，提交投标文件的截止时间、开标时间及地点，采购项目联系人姓名和电话等内容。3.组织开标评标活动，程序与公开招标基本相同。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。1.采购管理部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。3.从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。4.组织谈判活动。谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。5.谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。1.采购需求部门填写单一来源采购申请表，说明采购项目的名称、采购内容、预算金额、采用单一来源采购方式的原因及唯一供应商名称等内容，报采购管理部门审核。2.采购管理部门对单一来源采购申请表进行审核，如审核通过，报财政部门审批。3.财政部门批准后，采购管理部门与唯一供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商，签订采购合同。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。1.采购管理部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.询价小组根据采购项目的特点和要求，制定询价文件，明确询价项目的技术规格、数量、交货时间、售后服务等要求以及评定成交的标准等事项。3.从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。4.询价小组对供应商的报价进行比较，在满足采购需求、质量和服务相等的前提下，确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购文件编制与管理（一）采购文件编制要求1.采购管理部门应根据采购项目的特点和采购方式的要求，编制规范、完整、准确的采购文件。采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求说明、采购程序、评标办法、合同条款及格式等内容。2.采购需求说明应明确采购项目的技术规格、性能要求、质量标准、售后服务等内容，确保采购文件能够准确反映采购项目的实际需求。3.评标办法应科学合理、公平公正，明确评标标准和评标程序，确保评标过程的客观性和公正性。（二）采购文件审核与发布1.采购文件编制完成后，采购管理部门应组织相关部门和专家对采购文件进行审核。审核内容包括采购文件是否符合法律法规和政策要求、采购需求是否明确合理、采购程序是否合规、评标办法是否科学公正等。2.经审核通过的采购文件，采购管理部门应按照规定的程序和方式进行发布。公开招标、邀请招标的采购文件应通过政府采购信息指定媒体发布；竞争性谈判、单一来源采购、询价的采购文件应向参加采购活动的供应商发放。（三）采购文件澄清与修改1.在采购文件发出后，如供应商对采购文件有疑问或异议，应在规定时间内以书面形式向采购管理部门提出。采购管理部门应及时对供应商提出的问题进行整理和分析，并以书面形式进行澄清或答复。2.如因特殊情况需要对采购文件进行修改，采购管理部门应在规定时间内以书面形式通知所有已获取采购文件的供应商。修改后的采购文件是采购文件的组成部分，与原采购文件具有同等法律效力，并应按照采购文件发布的要求进行发布。六、采购活动组织与实施（一）开标评标活动组织1.采购管理部门应按照采购文件规定的时间、地点组织开标评标活动。开标评标活动应在严格保密的情况下进行，确保采购活动的公正性和严肃性。2.开标时，采购管理部门应安排专人负责唱标、记录等工作，确保开标过程的公开、透明。评标时，评标委员会应按照评标办法的规定进行评审，独立、客观、公正地提出评标意见。3.在开标评标过程中，采购管理部门应做好现场记录，对开标评标过程中的重要事项进行详细记录，并妥善保存相关资料。（二）采购合同签订与履行1.采购管理部门应根据评标结果，确定中标供应商或成交供应商，并向其发出中标通知书或成交通知书。中标通知书或成交通知书对采购人和中标供应商或成交供应商具有法律效力。2.采购人与中标供应商或成交供应商应在中标通知书或成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。3.采购合同签订后，采购管理部门应将采购合同副本送财务部门备案。财务部门应按照采购合同的约定，及时支付采购资金。采购需求部门应督促中标供应商或成交供应商按照采购合同的要求履行义务，确保采购项目按时、按质、按量完成。（三）采购项目验收1.采购项目完成后，采购需求部门应按照采购合同的要求组织验收。验收人员应包括采购需求部门代表、技术专家、财务人员等，确保验收工作的全面性和专业性。2.验收人员应根据采购合同和采购文件的规定，对采购货物的数量、质量、规格型号、技术性能等进行检查，对采购工程的质量、进度、安全等进行验收，对采购服务的内容、标准、效果等进行评估。3.验收合格后，验收人员应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的基本情况、验收依据、验收内容、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。验收报告是采购项目结算和支付的重要依据。七、采购监督与检查（一）内部监督1.园林局内部审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督，检查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等，发现问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。2.采购管理部门应建立健全内部监督管理制度，加强对采购活动的全过程监督，对采购文件编制、采购方式选择、开标评标、合同签订等环节进行严格把关，确保采购活动合法合规。（二）外部监督1.接受财政部门的监督检查。财政部门依法对园林局政府采购活动进行监督检查，包括对采购预算编制、采购计划申报、采购方式选择、采购文件编制、采购合同签订等环节进行监督，对发现的问题及时责令整改，并依法进行处理。2.接受社会公众的监督。园林局应通过政府采购信息指定媒体等渠道，及时公开政府采购信息，接受社会公众的监督。对社会公众提出的质疑和投诉，应认真调查处理，并及时反馈处理结果。八、法律责任（一）采购人责任1.采购人有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；擅自提高采购标准的；委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的；以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商