哈萨克斯坦采购制度

PAGE哈萨克斯坦采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范哈萨克斯坦境内公司/组织的采购行为，确保采购活动合法、合规、透明、高效，保障公司/组织的利益，促进资源的合理配置和有效利用，满足公司/组织运营和发展的需求。（二）适用范围本制度适用于哈萨克斯坦境内本公司/组织及其所属各部门、分支机构、子公司等开展的各类采购活动，包括但不限于货物采购、工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守哈萨克斯坦的法律法规以及国际通行的贸易规则。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，在采购过程中确保机会均等，不偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购流程、采购信息等应向相关方公开，接受监督。4.效益原则：追求采购成本的合理降低，同时保证采购质量，实现采购效益的最大化。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的义务和承诺。二、采购组织与职责（一）采购决策机构设立采购决策委员会，成员包括公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等。其职责为：1.审议重大采购项目的采购策略、预算等。2.对采购过程中的重大事项进行决策，如供应商的选定、采购合同的签订等。3.监督采购活动的整体执行情况，确保采购目标的实现。（二）采购执行部门采购部门负责具体采购活动的组织实施，其职责如下：1.根据公司/组织需求，制定采购计划和采购方案。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商数据库。3.组织采购谈判，起草采购合同。4.协调采购过程中的各项工作，确保采购任务按时、按质、按量完成。5.负责采购文件的整理、归档和保管。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，并配合采购部门进行需求确认和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算、支付款项等财务相关工作，对采购成本进行监控和分析。3.法务部门：对采购合同等法律文件进行审核，提供法律意见，确保采购活动的合法性。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据公司/组织业务发展、运营需求等，填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请表需经部门负责人审核签字后提交至采购部门。（二）采购计划制定采购部门收到采购申请表后，结合库存情况、市场供应情况等，制定采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间安排、预算控制等内容，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。收集供应商的基本信息，包括公司概况、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。2.供应商筛选根据采购需求和供应商基本信息，对潜在供应商进行初步筛选，确定入围供应商名单。要求入围供应商提供相关资质证明文件，并进行核实。3.供应商评估采购部门组织相关人员对入围供应商进行实地考察或问卷调查，评估其综合实力。评估内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、环保措施、财务状况等。根据评估结果，对供应商进行打分排序，建立供应商评估档案。4.供应商管理与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务。定期对供应商进行绩效评估，评估指标包括交货及时性、产品质量合格率、售后服务满意度等。根据绩效评估结果，对供应商进行奖惩，如增加或减少采购份额、暂停合作等。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判采购部门与选定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判。谈判过程中应坚持公平公正原则，争取有利的采购条件。谈判结果应形成谈判记录，并由双方代表签字确认。2.合同签订根据谈判结果，起草采购合同。采购合同应符合哈萨克斯坦法律法规和公司/组织的要求，明确双方的权利和义务。采购合同经法务部门审核、采购决策委员会审批后，由双方授权代表签字盖章生效。（五）采购实施与验收1.采购实施采购部门按照采购合同约定，向供应商下达采购订单，并跟踪订单执行情况。供应商应按照采购订单要求组织生产、备货、发货等工作，并及时向采购部门反馈订单执行进度。2.验收采购物品或服务到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备。需求部门组织相关人员按照采购合同和验收标准对采购物品或服务进行验收。验收合格的，由需求部门出具验收报告；验收不合格的，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取整改措施或重新提供货物/服务，直至验收合格。（六）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，并附上相关证明文件。2.付款申请单经采购部门负责人、财务部门审核、公司/组织领导审批后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付款项。四、采购方式（一）公开招标适用于金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。通过发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标，按照评标标准确定中标供应商。（二）邀请招标对于具有一定特殊性，如技术要求特定、供应商数量有限等的采购项目，可采用邀请招标方式。向若干家具备资格的供应商发出投标邀请书，进行招标采购。（三）竞争性谈判当采购项目时间紧迫、需求规格难以明确等情况下，采用竞争性谈判方式。与不少于三家的供应商进行谈判，从中选择最优供应商。（四）单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价对于规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，采用询价方式。向多家供应商发出询价单，比较其报价后确定供应商。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门会同财务部门等相关部门，根据公司/组织年度经营计划和采购需求预测，编制采购预算草案。2.采购预算草案应明确各项采购项目的预算金额、预算执行时间等，并报采购决策委员会审批。（二）预算执行与监控1.采购部门严格按照采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。2.财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中的问题，并向采购决策委员会报告。（三）预算调整如因市场变化、业务发展等原因需要调整采购预算的，采购部门应提出预算调整申请，说明调整原因、调整金额等，并报采购决策委员会审批。六、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、供应短缺等风险。2.供应商风险：如供应商违约、产品质量问题、破产等风险。3.法律风险：采购活动不符合法律法规要求导致的法律纠纷等风险。4.内部管理风险：如采购流程不规范、人员失误等风险。（二）风险评估对识别出的采购风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（三）风险应对措施1.市场风险应对建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时机。与供应商签订长期合作协议，约定价格调整机制，降低价格波动风险。建立物资储备制度，应对供应短缺风险。2.供应商风险应对加强供应商管理，定期对供应商进行评估和考察，及时发现和解决供应商问题。在采购合同中明确供应商违约责任，要求供应商提供履约担保。建立供应商备选库，降低因单一供应商问题导致的供应中断风险。3.法律风险应对加强采购人员的法律培训，提高法律意识。法务部门全程参与采购活动，对采购合同等法律文件进行严格审核。关注法律法规变化，及时调整采购制度和流程，确保采购活动合法合规。4.内部管理风险应对完善采购流程，明确各环节的职责和操作规范，加强内部监督。加强采购人员培训，提高其业务素质和责任心。建立采购绩效评估制度，对采购人员的工作进行考核评价，激励其提高工作质量和效率。七、采购信息管理（一）采购信息收集采购部门应收集与采购活动相关的各类信息，包括市场信息、供应商信息、采购项目信息等。（二）采购信息整理与分析对收集到的采购信息进行整理和分析，形成有价值的报告，为采购决策提供依据。（三）采购信息共享建立采购信息共享平台，实现采购部门与需求部门、财务部门、法务部门等相关部门之间的信息共享，提高采购工作的协同效率。八、监督与审计（一）内部监督1.公司/组织内部设立专门的监督机构或岗位（如审计部门），对采购活动进行全程监督。2.监督内容包括采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况