三级医院采购制度及流程

PAGE三级医院采购制度及流程一、总则（一）目的为规范三级医院采购行为，加强采购管理，确保采购活动合法、合规、高效，保障医院医疗工作的顺利开展，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于三级医院内所有物资、设备、服务等采购活动，包括但不限于药品、医疗器械、医用耗材、办公用品、后勤服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有参与采购的供应商享有平等的机会，不得歧视任何一方。3.质量优先原则：在满足临床需求的前提下，优先选择质量可靠、性能优良的产品或服务，确保医疗安全和质量。4.效益原则：优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益，实现医院资源的合理配置。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝商业贿赂等违法违纪行为，确保采购活动廉洁公正。二、采购组织与职责（一）采购决策机构医院设立采购管理委员会，作为采购决策的最高机构。采购管理委员会由医院领导、相关职能部门负责人、临床专家等组成。其职责包括：1.审议和批准医院采购政策、制度和流程。2.审定年度采购预算和采购计划。3.对重大采购项目进行决策，包括采购方式、供应商选择等。4.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门医院设立专门的采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门的职责包括：1.贯彻执行采购政策、制度和流程。2.根据采购计划，组织开展采购活动，包括市场调研、供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.负责采购项目的验收工作，确保采购物资和服务符合要求。4.建立和维护供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。5.收集、整理采购信息，分析采购数据，为采购决策提供支持。（三）其他相关部门1.需求部门：各临床科室、职能部门等作为采购需求部门，负责提出采购申请，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并配合采购部门做好采购工作中的相关事宜。2.财务部门：负责审核采购预算、支付采购款项，对采购资金的使用进行监督和管理。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购行为是否合规，采购资金使用是否合理，防范采购风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应会同财务部门、需求部门等，根据医院发展规划、医疗业务需求和上一年度采购执行情况等，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并按照采购项目的性质和用途进行分类编制。3.预算编制过程中应充分考虑市场价格波动因素，合理确定预算金额，确保预算的科学性和准确性。（二）预算审批年度采购预算编制完成后，提交采购管理委员会审议。采购管理委员会应根据医院实际情况和发展需求，对预算进行审核和批准。经批准的采购预算作为年度采购工作的依据，不得随意调整。（三）预算执行与调整1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，确保采购资金控制在预算范围内不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购管理委员会审批后进行调整。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写采购申请表。采购申请表应包括采购项目名称、规格、数量、质量要求、预算金额、申请日期、申请部门等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行初审。如果采购项目属于重大采购项目或预算金额超过规定限额的，应提交采购管理委员会进行审批2.采购管理委员会根据采购项目的具体情况，组织相关人员进行论证和审议，做出审批决定。3.经审批通过的采购项目进入采购实施阶段；未通过审批的采购项目，采购部门应及时通知需求部门，并说明原因。（三）采购实施1.市场调研：采购部门根据采购项目的特点和要求，开展市场调研工作。市场调研内容包括供应商情况、产品价格、质量、性能、售后服务等。通过多种渠道收集信息，如网络搜索、行业咨询、实地考察等，为选择合适的供应商提供依据。2.供应商选择：采购部门根据市场调研结果，从符合要求的供应商中选择若干家作为潜在供应商。对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、生产许可证、经营许可证、产品注册证、业绩情况、信誉状况等。建立供应商评估机制，定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等。根据评估结果对供应商进行分类管理，优先选择评估等级高的供应商。3.采购谈判：采购部门与选定的供应商进行采购谈判，明确采购产品的规格、数量、价格、交货期、售后服务等条款。谈判过程中应坚持公平公正原则，维护医院利益。对于重大采购项目，可以邀请财务部门、审计部门等相关人员参与谈判，提供专业意见和监督。4.合同签订：采购谈判达成一致后，采购部门与供应商签订采购合同。采购合同应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务。合同内容包括采购产品的名称规格数量、价格、交货期交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等。采购合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（四）采购验收1.采购项目到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作。2.需求部门组织相关人员按照采购合同和相关标准对采购物资或服务进行验收。验收内容包括产品的数量规格、质量性能外观等。对于医疗器械、医用耗材等涉及人身安全和健康的产品，应严格按照国家相关标准进行验收。3.验收合格后，验收人员应在验收报告上签字确认。验收报告应包括采购项目名称、供应商名称验收日期、验收内容、验收结论等。验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改替换等措施，直至验收合格。如因供应商原因导致验收不合格，给医院造成损失的，应按照合同约定追究供应商的违约责任。（五）付款结算1.采购物资或服务验收合格后，需求部门应及时填写付款申请单，并附上采购合同、验收报告等相关凭证。2.付款申请单经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。3.财务部门对付款申请进行审核，审核内容包括采购项目的合法性、合规性、合同执行情况、发票真实性等。审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间进行付款结算。4.对于采用预付款方式的采购项目，财务部门应在付款前对供应商的信誉和资金状况进行评估，防范预付款风险。对于分期付款的采购项目，财务部门应按照合同约定的分期时间和金额进行付款，确保资金安全和合理使用。五、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人按照法定程序，通过发布招标公告的方式，邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目。2.公开招标应按照以下程序进行：编制招标文件：采购部门根据采购项目的需求和特点，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格、评标标准、合同条款等内容。招标公告：采购部门在指定的媒体上发布招标公告，公告内容包括采购项目名称、招标编号、采购内容数量、投标人资格要求、获取招标文件的时间地点、投标截止时间开标时间地点等。发售招标文件：潜在供应商按照招标公告的要求获取招标文件，并按照招标文件的规定编制投标文件。开标评标：采购部门组织开标评标会议，按照招标文件规定的评标标准对投标文件进行评审，确定中标候选人。中标公示：采购部门将中标候选人名单在指定媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。签订合同：公示无异议后，采购部门与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标的采购方式。适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.邀请招标应按照以下程序进行：确定邀请供应商名单：采购部门根据采购项目的特点和需求，从符合资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。发售招标文件：被邀请供应商按照投标邀请书的要求获取招标文件，并按照招标文件的规定编制投标文件。开标评标：采购部门组织开标评标会议，按照招标文件规定的评标标准对投标文件进行评审确定中标候选人。中标公示：采购部门将中标候选人名单在指定媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。签订合同：公示无异议后，采购部门与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，从中确定成交供应商的采购方式。适用范围适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.竞争性谈判应按照以下程序进行：成立谈判小组：采购部门组织成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：谈判小组根据采购项目的需求和特点，制定谈判文件。谈判文件应包括谈判邀请书、供应商须知、技术规格、价格要求、谈判程序、合同条款等内容。邀请供应商：采购部门向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判。谈判：谈判小组与供应商进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。对谈判文件作出的实质性变动是谈判文件的有效组成部分，谈判小组应当及时以书面形式同时通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价采购人从谈判小组提出的成交候选人名单中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订合同：采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。适用范围适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.单一来源采购应按照以下程序进行：提出申请：需求部门向采购部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、规格、数量、申请理由等。论证审核：采购部门组织相关人员对单一来源采购申请进行论证审核，必要时可以邀请专家参与论证。审核通过后，提交采购管理委员会审批。公示：采购管理委员会审批通过后，采购部门将单一来源采购项目在指定媒体上进行公示，公示期不得少于五个工作日。签订合同：公示无异议后，采购部门与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，从中确定成交供应商的采购方式。适用范围适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价应按照以下程序进行：发出询价单：采购部门向符合资格条件的供应商发出询价单，询价单应包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货期、报价要求等内容。供应商报价：供应商按照询价单的要求进行报价，并将报价单密封后提交给采购部门。确定成交供应商：采购部门对供应商的报价进行比较，从符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。签订合同：采购部门与成交供应商签订采购合同。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素。风险因素包括但不限于法律法规风险、市场风险、供应商风险、质量风险、价格风险、合同风险等。2.通过建立风险识别机制，如定期开展采购风险评估会议、收集采购过程中的异常信息等，及时发现潜在的风险。（二）风险评估1.对识别出的风险因素进行评估，确定风险的可能性和影响程度。风险评估可以采用定性评估和定量评估相结合的方法。2.根据风险评估结果，对风险进行分类分级，如高风险、中风险、低风险等。对于高风险的采购项目，应采取重点监控和防范措施。（三）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。风险应对措施包括但不限于风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于法律法规风险，应加强对法律法规和政策文件的学习和研究，确保采购活动合法合规；对于市场风险，应加强市场调研和分析，及时掌握市场动态，合理制定采购计划；对于供应商风险，应加强供应商管理，建立供应商评估和淘汰机制，降低供应商违约风险；对于质量风险，应加强采购验收管理，严格按照标准进行验收，确保采购产品质量合格；对于价格风险，应加强价格监控和谈判技巧，合理控制采购价格；对于合同风险，应加强合同审核和管理，明确双方权利义务，防范合同纠纷。七、监督与考核（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购行为是否合规，采购程序是否执行到位，采购资金使用是否合理等。2.财务部门对采购资金的支付进行审核和监督，确保资金支付符合规定。3.采购管理委员会对重大采