消防安全管理档案制度

消防安全管理档案制度一、总则第一条为规范和加强消防安全管理档案工作，确保消防安全管理过程有据可查、责任可溯，提升单位消防安全管理的规范化、标准化和科学化水平，依据《中华人民共和国消防法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》、《消防监督检查规定》等法律法规及国家、行业相关标准，结合本单位实际，制定本制度。第二条本制度所称消防安全管理档案，是指单位在消防安全管理活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式和载体的历史记录。第三条本制度适用于本单位及所属各部门、各分支机构、各项目现场（以下统称“各单位”）消防安全管理档案的建立、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等全过程管理活动。第四条消防安全管理档案管理遵循以下基本原则：（一）统一领导、分级负责。单位消防安全责任人、管理人对档案工作负总责，各部门、各岗位按照职责分工，做好相应档案材料的形成、积累和移交工作。（二）真实完整、准确规范。档案内容应真实反映消防安全管理活动的全过程，确保档案材料的完整性、准确性和规范性。（三）及时归档、集中管理。档案材料应在规定时间内向档案管理部门或专（兼）职档案管理人员移交，实行集中统一管理。（四）安全保密、便于利用。采取有效措施确保档案实体和信息安全，保守国家秘密和单位商业秘密，同时便于消防安全工作的查阅和利用。（五）动态管理、持续完善。档案内容应根据消防安全管理工作的变化及时更新、补充和完善，保持档案的时效性。二、组织管理与职责分工第五条单位成立消防安全管理档案工作领导小组，由单位消防安全责任人任组长，消防安全管理人任副组长，成员由各部门、各重点部位负责人及档案管理、信息技术等部门负责人组成。领导小组负责档案工作的统筹规划、制度建设、重大事项决策和监督检查。第六条消防安全管理档案实行“谁主管、谁负责，谁形成、谁移交”的责任制。各单位消防安全责任人、管理人是本单位档案工作的第一责任人。第七条单位应明确消防安全管理档案工作的归口管理部门（如综合办公室、安全管理部门等），并配备专（兼）职档案管理人员。档案管理部门和档案管理人员具体职责如下：（一）负责制定和完善消防安全管理档案管理的各项规章制度、工作流程和技术标准。（二）负责指导、监督、检查各部门消防安全管理档案材料的形成、积累、整理和移交工作。（三）负责接收、审核、整理、分类、编目、保管、统计、鉴定、销毁和提供利用各类消防安全管理档案。（四）负责推进档案信息化建设，对电子档案进行规范管理。（五）负责档案库房（柜）的安全管理，落实防火、防盗、防潮、防尘、防光、防虫、防鼠、防高温等“八防”措施。（六）组织开展档案业务培训，提高全员档案意识和管理水平。（七）完成上级交办的其他档案管理工作。第八条各部门、各岗位人员是消防安全管理档案材料的直接形成者和责任人，其职责包括：（一）按照本制度及档案管理部门的要求，在日常消防安全管理工作中及时、准确、完整地形成和积累档案材料。（二）负责对形成的档案材料进行初步整理、鉴定，确保内容真实、格式规范、手续完备。（三）在规定期限内，将整理好的档案材料及电子文件移交给档案管理部门或专（兼）职档案管理人员。（四）配合档案管理部门完成档案的补充、核查、利用等工作。三、档案构成与内容要求第九条消防安全管理档案应全面、系统地反映单位消防安全管理工作的整体情况，主要包括但不限于以下类别和内容：（一）消防安全基础管理档案1.单位基本情况档案：单位平面布局图、建筑消防设计审核、验收及备案文件、消防设施系统图、危险部位及危险品管理情况等。2.组织机构与职责档案：消防安全责任人、管理人任命文件；消防安全委员会或领导小组成立文件及会议纪要；逐级和岗位消防安全责任制文件；消防工作归口管理部门和专（兼）职消防管理人员任命文件。3.消防安全制度档案：各项消防安全管理制度、安全操作规程的正式文本及历次修订记录。4.法律法规与标准档案：国家、地方及行业颁布的与本单位相关的消防法律法规、技术标准、规范性文件汇编。5.消防设施器材档案：-消防设施、器材配置清单及分布图。-消防产品、防火材料的质量合格证明文件、认证证书。-建筑消防设施年度检测报告、维修保养合同及记录。-灭火器、消防应急照明和疏散指示标志等器材的定期检查、维修、报废记录。-消防控制室值班记录、设备运行记录、故障处理记录。消防重点部位档案：确定的消防安全重点部位清单，以及针对每个重点部位制定的专项管理制度、应急预案和检查记录。（二）消防安全过程管理档案1.防火检查巡查档案：逐级防火检查记录（单位月检、部门周检、班组日检）；每日防火巡查记录；重大活动、节假日前专项检查记录；检查发现的火灾隐患及整改情况记录。2.火灾隐患整改档案：火灾隐患登记台账；《火灾隐患整改通知书》及回执；隐患整改方案、措施、资金、时限、责任人的“五落实”记录；整改完成后的验收记录；对不能及时整改的隐患所采取的临时防范措施及向上级主管部门的报告记录。3.消防宣传教育培训档案：年度消防宣传教育培训计划；新员工上岗前、员工转岗前消防安全培训记录；每年至少一次的全员消防安全培训记录；消防控制室值班人员、专职消防队队员、志愿消防队队员、特殊工种人员（电工、焊工等）的专业培训及持证上岗记录；培训的教材、课件、签到表、考核试卷及成绩单；消防宣传活动（消防知识竞赛、演练观摩、119宣传日等）的文字、图片、视频资料。4.灭火和应急疏散预案档案：灭火和应急疏散预案的正式文本及修订记录；预案演练计划；每次演练的方案、评估报告、总结及改进措施记录；演练的影像资料。5.专职（志愿）消防队档案：专职消防队、微型消防站、志愿消防队的组建文件、人员名册、装备配备清单；训练计划、训练记录及考核成绩；出动记录及战评总结。6.用火用电安全管理档案：动火作业审批表及现场监护记录；临时用电审批及安全检查记录；电气线路、设备定期检测报告；燃气设备安全检查记录。7.消防工作考评与奖惩档案：消防安全工作纳入内部检查、考评、奖惩的内容文件；日常检查考核记录；年度消防安全责任书签订及考核情况；对消防安全工作成绩突出的部门和个人给予表彰奖励的决定；对违反消防安全制度的行为进行处理的记录。（三）消防安全事件与专项工作档案1.火灾事故档案：火灾事故报告、接警记录、扑救过程记录、火灾损失核定报告、火灾原因认定书、事故处理决定（包括对责任人的处理）、整改措施落实报告；火灾事故现场照片、视频资料。2.消防行政处罚档案：消防监督机构下发的各类法律文书（如《责令限期改正通知书》、《行政处罚决定书》等）及单位的整改回复、缴纳罚款凭证等。3.消防行政许可与备案档案：建设工程消防设计审核、消防验收、公众聚集场所投入使用/营业前消防安全检查等行政许可或备案凭证。4.消防技术服务机构工作档案：委托消防技术服务机构进行检测、维保、评估、咨询等服务的合同、工作报告、结论性文件。5.上级来文与工作汇报档案：上级主管部门下发的关于消防工作的文件、通知、通报；本单位向上级报送的消防工作规划、总结、报告、报表等。（四）电子与声像档案1.消防安全管理信息系统中的电子数据及备份。2.消防设施物联网监控数据、报警记录。3.消防培训、演练、会议、检查等活动的数码照片、录音、录像资料。4.重要的消防安全管理电子文档、图纸等。第十条所有归档材料应符合以下质量要求：（一）内容真实准确，能客观反映消防安全管理活动的实际情况。（二）材料齐全完整，各项手续完备（如签字、盖章、日期等）。（三）载体和书写材料利于长期保存。纸质文件应使用耐久性强的纸张和字迹材料（如碳素墨水、激光打印），禁止使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水及热敏纸。（四）格式规范统一。各类记录表格应使用统一制式，填写清晰工整。电子文件格式应符合国家及单位档案信息化标准。（五）照片、音像资料应附有文字说明，注明时间、地点、人物、事由等要素。四、档案的形成、整理与归档第十一条档案材料的形成应与消防安全管理工作同步进行。各部门、各岗位人员在完成各项工作后，应及时对过程中产生的文件材料进行收集、整理。第十二条归档范围以本制度第九条所列内容为准。凡是在消防安全管理活动中直接形成的，对单位具有查考、利用价值的各种形式和载体的文件材料，均应纳入归档范围。第十三条档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。纸质档案整理步骤包括分类、组卷（件）、排列、编号、编目、装订（或装盒）等。电子档案整理应参照《电子文件归档与电子档案管理规范》执行。第十四条归档时间规定：（一）管理性文件材料，一般在办理完毕后的次年第一季度归档。（二）消防设施年度检测报告、维保记录、防火检查巡查记录等周期性、连续性强的文件材料，可按年度在次年第一季度归档。（三）工程项目消防文件，在项目竣工验收后三个月内归档。（四）重大活动、专项工作（如大型演练、专项整治）形成的文件材料，在活动结束后一个月内归档。（五）照片、录音、录像等声像档案，应随其他载体档案一同归档，或定期（如每季度）归档。（六）电子文件应实行逻辑归档或物理归档，定期备份。第十五条归档要求：（一）移交档案时，应编制移交清单一式两份，由移交部门和档案管理部门经办人清点核对无误后签字，各存一份。（二）归档文件材料应为原件。因故无法提供原件的，应在复印件上加盖公章并注明原件存放处。（三）归档的电子文件应真实、完整、有效，与相应的纸质档案建立关联，并采取可靠的存储和备份措施。五、档案的保管与库房管理第十六条单位应设置专用的消防安全管理档案库房或档案柜，不具备条件的应设专柜存放。档案保管条件应符合国家有关标准，确保档案安全。第十七条档案库房管理严格执行“八防”要求：（一）防火：库房内严禁存放易燃易爆物品，严禁吸烟和使用明火，配备足量、适用的消防器材，电气线路、设备符合安全规范。（二）防盗：安装防盗门窗、监控报警装置，落实值班巡查制度。（三）防潮：库房湿度应控制在45%-60%之间，配备温湿度计和除湿设备。（四）防尘：保持库房清洁，档案装具应有防尘措施。（五）防光：避免阳光直射档案，采用白炽灯等低紫外线光源。（六）防虫、防鼠：定期检查，投放安全有效的防虫防鼠药物，堵塞孔洞。（七）防高温：库房温度应控制在14℃-24℃之间，配备通风降温设备。第十八条档案装具应使用符合国家标准的无酸卷盒、卷皮。档案排架应科学有序，标识清晰，便于查找。第十九条定期对档案保管状况进行检查，并做好检查记录。对破损、褪变的档案应及时进行修复、复制或抢救。对电子档案载体应定期进行检测和迁移。第二十条档案管理人员变动时，必须办理档案交接手续，由分管领导监交，确保档案的完整与安全。六、档案的利用与保密第二十一条档案的利用应遵循既方便工作又确保安全的原则。单位内部人员因工作需要查阅档案，应办理登记手续。查阅机密档案须经档案管理部门负责人批准。第二十二条外单位人员查阅档案，必须持单位正式介绍信，注明查阅范围、目的和查阅人身份，经单位消防安全管理人或档案管理部门负责人批准后方可查阅。原则上不得提供档案原件外借。第二十三条查阅档案应在指定场所进行，不得涂改、勾画、批注、折叠、污损、拆散、抽取、销毁档案。未经批准，不得擅自复制、拍摄档案内容。第二十四条复制档案材料，须经档案管理人员同意并办理登记手续。复制的档案材料应与原件妥善核对，加盖档案证明专用章。第二十五条档案利用者应对档案内容的安全和保密负责，不得泄露档案中的国家秘密和单位商业秘密。利用结束后，档案管理人员应及时检查、清点、归位。第二十六条积极推进档案信息化建设，建立消防安全管理档案数据库，在确保网络安全的前提下，提供安全、便捷的在线检索和查阅服务。七、档案的鉴定与销毁第二十七条建立消防安全管理档案鉴定销毁制度，定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。第二十八条档案鉴定工作由档案管理部门牵头，会同消防安全管理部门、相关业务部门及单位保密部门共同组成鉴定小组进行。第二十九条鉴定工作应根据国家有关规定和单位实际，准确判定档案的存毁。对确无保存价值的档案，编制销毁清册，提出销毁报告。第三十条档案销毁清册和销毁报告须报单位消防安全责任人审批。未经批准，任何部门和个人不得擅自销毁档案。第三十一条批准销毁的档案，应指定两人以上在指定地点监销。监销人应在销毁清册上签字，注明销毁方式和日期。销毁清册应永久保存。八、考核与奖惩第三十二条将消防安全管理档案工作纳入单位年度安全生产和消防安全工作考核体系，与部门及个人的绩效、评优评先挂钩。第三十三条对在消防安全管理档案工作中做出显著成绩的部门和个人，给予通报表扬或物质奖励。第三十四条凡有下列行为之一的，视情节轻重，对直接责任人和部门负责人给予批评教育、通报批评、经济处罚或行政处分；造成档案损毁、丢失、泄密等