学校采购方面制度

PAGE学校采购方面制度一、总则（一）目的为了规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，所有采购信息应向社会公众或潜在供应商公开，保证供应商平等参与竞争，公正对待每一个供应商。3.效益原则：在满足学校教学、科研和管理需要的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购方案，降低采购成本。4.质量原则：采购的货物、工程和服务应符合国家相关标准和学校实际需求，确保质量可靠。5.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，自觉维护学校利益和市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购工作领导小组，负责对学校重大采购事项进行决策。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成，其主要职责包括：1.审议学校采购工作的规章制度和年度采购计划。2.研究决定重大采购项目的采购方式、采购预算、采购合同等重要事项。3.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构及职责学校设立采购部门，作为采购执行机构，负责具体组织实施采购活动。采购部门的主要职责包括：1.根据学校采购需求，制定采购计划和采购方案。2.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，确定中标供应商或成交供应商。3.签订采购合同，并对合同执行情况进行跟踪和监督。4.建立采购档案，妥善保管采购活动中的各类文件和资料。5.配合学校有关部门做好采购项目的验收工作。（三）需求部门职责学校各部门、各单位作为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购项目的论证、验收等工作。其主要职责包括：1.根据本部门、本单位教学科研和管理工作需要，提出采购申请，明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求等详细内容。2.对采购项目的必要性、可行性进行论证，提供相关技术资料和市场调研情况。3做好采购项目到货后的验收工作，及时向采购部门反馈验收结果。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据本部门、本单位年度工作计划和实际需要，编制采购预算草案，并报学校财务部门审核。2.学校财务部门应结合学校年度预算安排，对采购需求部门报送的采购预算草案进行审核，汇总编制学校年度采购预算。3.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、总价、资金来源等内容，并按照学校预算管理的要求进行细化和分解。（二）预算执行1.采购预算一经批复，必须严格执行。采购部门应按照采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。2.在采购过程中，因特殊情况需要调整采购预算的，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经学校采购工作领导小组批准后，报学校财务部门调整预算。3.学校财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购项目的资金支付情况进行审核，确保采购资金专款专用。（三）预算调整1.采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整预算：国家政策发生重大变化，导致采购项目的需求发生重大变化的。学校事业发展需要，新增采购项目或对原采购项目进行重大调整的。因不可抗力因素，导致采购项目无法按原计划实施的。其他确需调整预算的情形。2.预算调整申请应按照学校预算管理的规定程序进行审批。采购需求部门应填写预算调整申请表，详细说明调整原因、调整内容、调整金额等，并提供相关证明材料。经学校采购工作领导小组审核批准后，报学校财务部门调整预算。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物或服务采购项目单项采购金额达到100万元以上的。工程采购项目单项采购金额达到200万元以上的。政府集中采购目录以内的货物、工程和服务采购项目，无论金额大小，均应采用公开招标方式。3.采用公开招标方式采购的，采购部门应在指定的媒体上发布招标公告，公告期不得少于5个工作日。招标公告应包括采购项目的名称、内容、数量、技术规格、预算金额、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。4.采购部门应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标人的投标文件进行评审，确定中标供应商。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，可以只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购部门应从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目的名称、内容、数量、技术规格、预算金额、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。4.采购部门应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标人的投标文件进行评审，确定中标供应商。评标委员会的组成和评标程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商选的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。将招标所需时间不能满足采购人紧急需要的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足采购人紧急需要的情形。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。4.谈判小组应与符合资格条件的供应商进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。对谈判文件作出的实质性变动是谈判文件的有效组成部分，谈判小组应及时以书面形式通知所有参加谈判的供应商。5.谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购部门应组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数。单一来源采购小组应与供应商进行协商，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上，签订采购合同。4.单一来源采购小组应在采购活动结束后，及时将采购情况报学校采购工作领导小组备案。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购部门应向三家以上潜在供应商发出询价单，询价单应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点、报价要求等内容。4.供应商应在规定时间内一次性报出不得更改的价格，采购部门对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购程序**（一）采购申请**1.采购需求部门根据本部门、本单位教学科研和管理工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、预算金额、资金来源、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后，报学校采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、可行性、合规性进行审核。2.对于金额较小的采购项目，采购部门可直接审批；对于金额较大或重大采购项目，采购部门应报学校采购工作领导小组审批。3.采购工作领导小组应根据采购项目的具体情况，进行审议并作出审批决定。（三采购实施1.采购部门根据采购审批结果，按照确定的采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购部门应按照相关法律法规和学校规定，编制招标文件，发布招标公告或投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动。3.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，采购部门应按照相应的采购程序，组织谈判、协商或询价等活动。4.在采购过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购部门应与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送学校财务部门、需求部门等相关部门备案。（五）采购验收1.采购项目到货后，采购需求部门应按照采购合同约定和相关验收标准，及时组织验收。2.验收人员应包括采购需求部门代表、技术专家、质量管理人员等，确保验收工作的公正性和专业性。3.验收合格的采购项目，验收人员应签署验收报告；验收不合格的采购项目，采购需求部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。**（六）资金支付**1.采购项目验收合格后，采购需求部门应填写资金支付申请表，附上采购合同、验收报告等相关证明材料，报学校财务部门审核。2.学校财务部门应按照学校财务管理制度和采购合同约定，对资金支付申请表进行审核，审核无误后办理资金支付手续。3.采购资金应通过银行转账等方式直接支付给供应商，不得支付现金或采取其他违规支付方式。六采购监督与管理（一）内部监督1.学校审计部门应定期对采购项目进行审计监督，检查采购活动的合法性、合规性、效益性，重点审计采购项目的预算执行情况、采购程序执行情况、合同签订与履行情况等。2.学校纪检监察部门应加强对采购活动的纪律监督，严肃查处采购过程中的违规违纪行为，维护学校采购工作的正常秩序。3.学校采购部门应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购工作流程，提高采购工作效率和质量。（二）外部监督1.学校采购活动应接受财政、审计、监察等政府部门的监督检查，积极配合政府部门的工作，如实提供采购项目的相关资料和情况。2.学校应主动接受社会公众的监督，对于涉及公众利益的采购项目，应及时公开采购信息，保障公众的知情权和监督权。（三）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以在规定时间内以书面形式向学校采购部门提出投诉。2.采购部门收到供应商投诉后，应及时进行调查核实，并在规定时间内作出处理决定。3.供应商对采购部门的处理决定不服的，可以依法申请行政复议或提起行政诉讼。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目申请文件、采购审批文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等）、采购合同、验收报告、资金支付凭证等与采购活动相关的各类文件和资料。（二）档案整理与归档1.采购部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，确保采购档案资料齐全、完整、规范。2.采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行整理，分类装订成册，并编制档案目录。3.采购档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的档案柜中。（三）档案查阅与借阅1.学校内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经采购部门负责人