采购工作三方询价制度

PAGE采购工作三方询价制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，确保采购工作公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购物资的质量，特制定本三方询价制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.公开透明原则：采购信息应公开，询价过程应透明，确保所有潜在供应商都有平等参与的机会。2.公平竞争原则：给予所有参与询价的供应商公平竞争的环境，不得偏袒任何一方。3.公正评价原则：对供应商的报价、产品质量、服务等进行公正评价，选择最优供应商。4.诚实信用原则：采购方和供应商应诚实守信，履行各自的义务。二、询价流程（一）采购申请1.各部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等。2.采购申请表经部门负责人审核签字后提交至采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请后，对采购项目进行评估，确定是否采用三方询价方式。2.如采用三方询价，采购人员根据采购项目的特点和要求，选择至少三家符合条件的潜在供应商。潜在供应商应具备良好的信誉、生产或服务能力、质量保证体系等。3.采购人员向潜在供应商发出询价函，询价函应明确采购项目的详细要求、报价截止时间、交货地点等。（三）供应商报价1.供应商收到询价函后，应在规定的时间内按照要求填写报价单，并提供相关产品资料、质量证明文件等。2.报价单应包括产品或服务的名称、规格、数量、单价、总价、交货期、售后服务等内容。（四）询价评审1.采购部门组织相关人员对供应商的报价进行评审。评审人员应包括采购人员、技术人员、质量管理人员等。2.评审内容包括报价合理性、产品质量、交货期、售后服务、供应商信誉等。3.评审人员根据评审标准对各供应商的报价进行打分，综合得分最高的供应商为第一中标候选人。（五）合同签订1.采购部门根据评审结果，与第一中标候选人签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务、采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订后，报公司相关领导审批。（六）采购执行1.供应商按照采购合同的要求组织生产或提供服务，并按时交货。2.采购部门负责对采购物资或服务进行验收，验收合格后办理入库手续。三、询价标准（一）报价合理性1.采购人员应收集市场同类产品或服务的价格信息，作为参考依据。2.对供应商的报价进行分析，判断其是否合理。报价明显高于或低于市场平均水平的，应要求供应商作出解释。（二）产品质量1.要求供应商提供产品质量证明文件，如质量检验报告、认证证书等。2.对采购物资进行抽检或验收，确保其质量符合要求。（三）交货期1.供应商应在采购合同规定的交货期内按时交货。2.对于交货期要求严格的采购项目，应在询价函中明确违约责任。（四）售后服务1.了解供应商的售后服务承诺，如维修、保养、退换货等。2.在采购合同中明确售后服务条款，确保公司的权益得到保障。（五）供应商信誉1.通过查询供应商的信用记录、行业评价等方式，了解其信誉情况。2.优先选择信誉良好的供应商。四、询价记录与档案管理（一）询价记录1.采购人员应做好询价过程的记录，包括询价函、供应商报价单、评审记录等。2.询价记录应妥善保存，以备查阅。（二）档案管理1.建立采购项目档案，将采购申请、询价文件、报价单、评审报告、采购合同等相关资料整理归档。2.采购项目档案应按照规定的期限进行保存，以便日后审计、查询等。五、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购项目进行审计，检查询价制度的执行情况。2.对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）供应商监督1.建立供应商评价机制，对供应商的表现进行定期评价。2.对于违反采购合同或询价制度的供应商，采取相应的处罚措施，如警告、暂停合作、取消资格等。（三）考核1.对采购人员的询价工作进行考核，考核内容包括询价效率、采购成本控制、采购质量等。2.根据考核结果，对表现优秀的采购人员进行奖励，对不称职的