工会商品采购管理制度

PAGE工会商品采购管理制度一、总则（一）目的为规范工会商品采购行为，加强采购管理，确保采购商品的质量和适用性，提高资金使用效益，维护工会会员的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工会组织的各类商品采购活动，包括但不限于办公用品、劳保用品、节日慰问品、文体活动用品等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商享有平等的参与机会，不得偏袒任何一方。3.质量优先原则：优先采购质量可靠、符合标准的商品，满足工会工作和会员需求。4.效益原则：在保证商品质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。5.廉洁原则：采购人员应廉洁自律，严禁在采购活动中谋取私利，杜绝腐败行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构工会委员会是采购活动的决策机构，负责审议和批准采购计划、采购预算、采购合同等重大事项。（二）采购执行部门工会指定专门的部门或人员作为采购执行部门，具体负责采购活动的组织实施。采购执行部门应具备相应的采购专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规。采购执行部门职责如下：1.根据工会工作需要和会员需求，编制采购计划，报工会委员会审批。2.收集、整理供应商信息，建立供应商库，并定期进行评估和更新。3.组织采购项目的招标、询价、谈判等采购活动，按照规定程序确定中标供应商或成交供应商。4.与供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，确保合同有效履行。5.负责采购商品的验收、入库、保管等工作，对采购商品的质量、数量、规格等进行核对和检查。6.整理采购文件和资料，建立采购档案，妥善保管。7.定期向工会委员会汇报采购工作进展情况，接受监督和检查。（三）监督部门工会设立监督小组，对采购活动进行全程监督。监督小组由工会委员、会员代表等组成，负责审查采购程序的合法性、公正性，监督采购人员的廉洁自律情况，对采购过程中发现的问题及时提出整改意见。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制采购执行部门应根据工会年度工作计划和会员需求预测，结合上一年度采购情况，于每年年初编制采购计划。采购计划应明确采购商品的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。采购计划编制完成后，报工会委员会审批。工会委员会应根据工会工作实际情况和财务状况，对采购计划进行审核和调整，确保采购计划合理可行。（二）采购预算管理1.采购预算是工会年度预算的重要组成部分，应与工会年度预算同步编制。采购预算应根据采购计划确定的采购项目和金额，结合市场价格波动情况，合理估算采购成本，确保预算准确可靠。2.采购预算经工会委员会审议通过后，报上级工会备案，并严格按照预算执行。在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报工会委员会审批，并说明调整原因和金额。3.加强采购预算执行情况的监控和分析，定期对采购预算执行情况进行检查和评估，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题，确保采购预算的严格执行。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。公开招标应按照国家有关法律法规和招标程序进行，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节，确定中标供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照规定程序进行开标、评标、定标。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。4.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应与供应商进行协商，按照规定程序确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：工会各部门根据工作需要和会员需求，填写采购申请表，详细说明采购商品的名称、规格、数量、预算金额、采购原因等内容，并提交采购执行部门。2.采购审批：采购执行部门收到采购申请表后，对采购申请进行审核，核实采购需求的合理性和必要性。审核通过后，报工会委员会审批。工会委员会根据采购计划和预算情况，对采购申请进行审批，批准后方可组织实施采购活动。3.采购实施：采购执行部门根据批准的采购申请，按照选定的采购方式组织采购活动。公开招标：发布招标公告，发售招标文件，组织潜在供应商报名、资格预审，开标、评标、定标，向中标供应商发出中标通知书，并将中标结果通知所有未中标供应商。邀请招标：向选定的供应商发出投标邀请书，发售招标文件，组织开标、评标、定标，向中标供应商发出中标通知书，并将中标结果通知所有未中标供应商。竞争性谈判：成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商，并签订采购合同。询价：向选定的供应商发出询价通知书，要求其报价，根据报价情况确定成交供应商，并签订采购合同。单一来源采购：与供应商进行协商，确定成交供应商，并签订采购合同。4.合同签订：采购执行部门应在确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购商品的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款，确保合同内容完整、准确、合法。采购合同签订后，报工会委员会备案。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购执行部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况、产品质量、价格水平等高信息。2.在选择供应商时，应按照采购项目的要求和标准，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等方面进行综合评估。评估方式可包括实地考察、问卷调查、样品检验、参考其他用户评价等。3.根据评估结果，选择若干家符合要求的供应商作为潜在供应商，并纳入供应商库。供应商库应定期进行更新和维护，淘汰不符合要求的供应商，补充新的优质供应商。供应商评估与考核1.建立供应商评估与考核机制，定期对供应商的表现进行评估和考核。评估与考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作配合等方面。2.采购执行部门应根据供应商的评估与考核结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，可给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于表现不佳的供应商，应及时提出整改意见，限期整改；对于整改后仍不符合要求的供应商，应从供应商库中淘汰。3.定期向供应商反馈评估与考核结果，加强与供应商的沟通与交流，促进供应商不断改进和提高服务质量。（三）供应商关系管理1.建立良好的供应商关系，加强与供应商的沟通与合作。采购执行部门应定期与供应商召开座谈会，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，协调解决合作过程中存在的问题。2.帮助供应商提高产品质量和服务水平，共同应对市场挑战。对于供应商提出的合理建议和需求，应积极给予支持和帮助，实现互利共赢。3.加强对供应商的培训和指导，提高供应商的管理水平和业务能力。可组织供应商参加相关培训课程和学习交流活动，促进供应商之间的经验分享和共同发展。六、采购验收与付款管理（一）采购验收1.采购商品到货后，采购执行部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购商品的名称、规格、数量、质量、外观等进行仔细核对和检查。2.对于验收合格的商品，验收人员应填写验收报告，并签字确认。验收报告应包括采购商品的基本信息、验收情况、验收结论等内容。3.对于验收不合格的商品，验收人员应及时通知采购执行部门和供应商，要求供应商限期整改或退换货。整改或退换货完成后，重新进行验收，直至验收合格为止。4.建立采购验收档案，将验收报告、采购合同、检验报告等相关资料整理归档，妥善保管。采购验收档案应作为采购活动的重要凭证，以备查阅和审计。（二）付款管理1.采购执行部门应根据采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前应确保采购商品已验收合格，并取得合法有效的发票。2.严格执行财务审批制度，采购付款申请应经采购执行部门负责人、工会财务负责人审核，报工会委员会审批后，方可支付款项。3.加强对采购付款的监督和管理，定期核对采购付款情况，确保付款金额准确无误，杜绝不合理付款行为。4.对于因供应商原因导致的付款延迟或纠纷，采购执行部门应及时与供应商沟通协商解决，必要时可通过法律途径维护工会的合法权益。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动全过程的相关文件和资料，主要包括：1.采购计划、采购预算及审批文件。2.采购申请及审批文件。3.采购方式选择及审批文件。4.招标文件、投标文件、询价通知书、谈判文件等采购文件。5.采购合同及补充协议。6.供应商资质证明文件、评估与考核记录。7.采购验收报告、检验报告、发票等相关凭证。8.采购活动过程中的其他重要文件和资料。（二）档案整理与保管1.采购执行部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作。采购档案应按照时间顺序和类别进行分类整理，建立清晰的档案目录，便于查阅和检索。2.采购档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应装订成册，妥善存放；电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上。3.采购档案的保管期限应按照国家有关规定执行，一般为[X]年。保管期限届满后，经工会委员会批准，方可进行销毁。销毁采购档案时，应进行登记备案，确保档案销毁过程的合规性。八、监督与检查（一）内部监督1.工会监督小组应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的合法性、公正性，采购人员的廉洁自律情况，采购合同的履行情况等。2.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。整改情况应向工会委员会报告。3.加强对采购活动的内部审计，定期对