单位内部采购询价制度

PAGE单位内部采购询价制度一、总则（一）目的为规范单位内部采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本询价制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部各部门、各分支机构及所属单位的采购活动，包括但不限于办公用品、设备、服务等各类采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有参与采购的供应商享有平等的机会，不受任何歧视和不正当影响。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益，实现采购效益最大化。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行采购合同约定，维护自身信誉，共同营造良好的采购市场环境。二、询价流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途、预计到货时间等内容。2.《采购申请表》需经部门负责人审核签字后，提交至采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到《采购申请表》后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.根据单位采购审批权限规定，对预算金额较小的采购项目，由采购管理部门负责人审批；对预算金额较大的采购项目，需提交单位分管领导或主要领导审批。3.经审批同意的采购项目，进入询价环节；审批未通过的采购项目，采购管理部门应及时通知申请部门，并说明原因。（三）询价准备1.采购管理部门根据采购项目特点，确定询价方式，可采用公开询价、邀请询价等方式。2.公开询价时，采购管理部门应在单位内部网站、公告栏等显著位置发布询价公告，明确采购项目的基本要求、询价文件获取方式、报价截止时间等内容，邀请符合条件的供应商参与询价。3.邀请询价时，采购管理部门应根据采购项目需求，从单位供应商库或其他渠道挑选若干家信誉良好、具备相应资质和能力的供应商，向其发出询价邀请函，邀请其参与询价。4.采购管理部门负责编制询价文件，询价文件应包括采购项目的详细技术规格、数量清单、质量标准、交货时间、交货地点、售后服务要求、报价要求等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。（四）询价实施1.采购管理部门向参与询价的供应商发放询价文件，并告知其询价相关要求和注意事项。2.供应商应在规定的报价截止时间前，将密封的报价文件送达采购管理部门。报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、售后服务承诺等内容，确保报价的完整性和准确性。3.采购管理部门对供应商提交的报价文件进行整理和登记，对报价明显高于市场价格或不符合询价文件要求的供应商报价，可要求其作出书面说明或重新报价。（五）询价评审1.采购管理部门组织成立询价评审小组，询价评审小组由采购管理部门人员、技术专家、财务人员等组成，成员人数应符合相关规定，一般为三人以上单数。2.询价评审小组按照询价文件规定的评审标准和方法，对供应商的报价文件进行评审。评审标准可包括价格、技术性能、质量保证、售后服务、信誉等方面，根据采购项目的特点和需求，合理确定各项评审因素的权重。3.询价评审小组应认真审阅供应商的报价文件，对报价文件中的各项内容进行分析和比较，必要时可要求供应商进行现场答疑或提供补充资料。4.询价评审小组根据评审结果，编写询价评审报告，推荐成交候选人，并说明推荐理由。询价评审报告应包括询价项目基本情况、询价过程概述、评审标准和方法、供应商报价情况、评审结果及推荐意见等内容。（六）采购决策1.采购管理部门将询价评审报告提交至单位分管领导或主要领导，由其根据评审结果和单位实际情况，作出采购决策。2.单位领导根据询价评审报告，确定成交供应商，并签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利和义务明确。（七）合同签订与履行1.采购管理部门负责与成交供应商签订采购合同，并按照合同约定支付采购款项。2.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本分发给相关部门，各部门应按照合同要求，做好采购项目的验收、使用、管理等工作。3.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求，履行交货义务。采购管理部门应加强对采购合同履行情况的跟踪和监督，确保采购项目顺利实施。（八）验收与付款1.采购项目到货后，采购管理部门应组织相关部门按照采购合同约定的质量标准进行验收。验收合格的，由验收人员签署验收报告；验收不合格的，采购管理部门应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或更换货物，直至验收合格。2.采购管理部门根据验收报告和采购合同约定，办理采购款项支付手续。支付采购款项时，应严格按照单位财务管理制度规定，审核相关凭证和手续，确保支付的准确性和合规性。三、询价文件编制规范（一）基本要求1.询价文件应明确采购项目的需求和要求，确保供应商能够准确理解采购意图，编制出符合要求的报价文件。2.询价文件的内容应完整、准确、清晰，避免出现模糊不清、歧义或相互矛盾的条款。3.询价文件应遵循公平、公正、公开的原则，不得设置不合理的条件限制或排斥潜在供应商。（二）内容构成1.封面：应注明询价文件名称、编号、采购项目名称、采购单位名称、编制日期等信息。2.目录：应清晰列出询价文件各章节的标题和页码，方便查阅。3.采购项目概述：应简要介绍采购项目的背景、目的、范围等基本情况，使供应商对采购项目有初步了解。4.采购项目需求：应详细描述采购项目的技术规格、数量清单、质量标准、交货时间、交货地点、售后服务要求等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。5.报价要求：应明确报价的范围、方式、有效期等要求，以及报价文件的格式和内容要求。6.评审标准和方法：应详细说明询价评审小组对供应商报价文件进行评审的标准和方法，包括价格、技术性能、质量保证、售后服务、信誉等方面的评审因素及其权重。7.合同条款：应列出采购合同的主要条款，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等内容，供供应商参考。8.附件：应包括询价文件编制过程中涉及的相关文件、资料、表格等附件，如技术规格说明书、质量检验报告、售后服务承诺模板等。（三）编制要点1.技术规格：应明确采购项目的技术规格和要求，尽量采用国家标准、行业标准或通用标准，避免使用特定品牌或供应商的产品描述。对于特殊要求或定制化产品，应详细说明技术参数、性能指标、材质要求等内容，确保供应商能够提供符合要求的产品。2.数量清单：应准确列出采购项目的数量清单，包括货物的名称、规格型号、数量等信息，避免出现数量不清或遗漏的情况。对于服务类采购项目，应明确服务的内容、范围、期限等要求，并列出相应的工作量清单。3.质量标准：应明确采购项目的质量标准，包括产品质量标准、服务质量标准等内容。质量标准应符合国家法律法规及相关政策规定，同时应根据采购项目的特点和需求，合理确定质量验收的方法和程序。4.交货时间：应明确采购项目的交货时间要求，包括合同签订后多久开始交货、分阶段交货的具体时间节点等内容。交货时间应合理可行，充分考虑供应商的生产周期和运输时间等因素，避免因交货时间过紧而影响采购项目的顺利实施。5.交货地点：应明确采购项目的交货地点，确保供应商能够准确理解交货地点的要求。交货地点应详细具体，包括地址、联系人、联系电话等信息，方便供应商进行货物交付。6.售后服务要求：应明确采购项目的售后服务要求，包括售后服务的内容、期限、响应时间、维修方式等内容。售后服务要求应合理可行，充分考虑采购项目的特点和使用需求，确保供应商能够提供及时、有效的售后服务。7.报价要求：应明确报价的范围、方式、有效期等要求，以及报价文件的格式和内容要求。报价范围应明确包括采购项目的所有费用，如货物价格、运输费、安装调试费、售后服务费等；报价方式应明确是含税价还是不含税价，以及报价的货币单位；报价有效期应合理确定，确保供应商在报价有效期内能够承担相应的报价责任。报价文件的格式和内容要求应明确、具体，包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、售后服务承诺等内容，确保供应商能够准确编制报价文件。四、询价评审标准与方法（一）评审标准1.价格标准：价格是询价评审的重要因素之一，应根据采购项目的预算金额和市场行情，合理确定价格评审标准。价格评审可采用最低评标价法、综合评分法等方法，具体方法应在询价文件中明确规定。2.技术性能标准：技术性能是衡量采购项目质量的重要指标，应根据采购项目的技术要求和特点，合理确定技术性能评审标准。技术性能评审可对供应商提供的产品技术参数、性能指标、质量保证等方面进行评审，确保供应商能够提供符合要求的产品。3.质量保证标准：质量保证是采购项目顺利实施的重要保障，应根据采购项目的质量要求和特点，合理确定质量保证评审标准。质量保证评审可对供应商提供的质量检验报告、质量认证证书、售后服务承诺等方面进行评审，确保供应商能够提供可靠的质量保证。4.售后服务标准：售后服务是采购项目使用过程中的重要环节，应根据采购项目的使用需求和特点，合理确定售后服务评审标准。售后服务评审可对供应商提供的售后服务内容、期限、响应时间、维修方式等方面进行评审，确保供应商能够提供及时、有效的售后服务。5.信誉标准：信誉是衡量供应商综合实力的重要指标，应根据采购项目的要求和特点，合理确定信誉评审标准。信誉评审可对供应商的商业信誉、经营业绩、财务状况、纳税记录等方面进行评审，确保供应商具有良好的信誉和经营实力。（二）评审方法1.最低评标价法：最低评标价法是指以价格为主要评审因素，按照询价文件规定的评审标准和方法，对供应商的报价文件进行评审，推荐报价最低的供应商为成交候选人的评审方法。采用最低评标价法时，应在询价文件中明确规定价格调整因素和调整方法，以及其他评审因素及其权重。2.综合评分法：综合评分法是指以价格、技术性能、质量保证、售后服务、信誉等为主要评审因素，按照询价文件规定的评审标准和方法，对供应商的报价文件进行评审，推荐综合得分最高的供应商为成交候选人的评审方法。采用综合评分法时，应在询价文件中明确规定各项评审因素的权重和评分标准，确保评审结果客观、公正。（三）评审程序1.组建询价评审小组：询价评审小组由采购管理部门人员、技术专家、财务人员等组成，成员人数应符合相关规定，一般为三人以上单数。询价评审小组应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购项目的技术要求和特点，能够独立、客观、公正地进行评审工作。2.审阅报价文件：询价评审小组应认真审阅供应商的报价文件，对报价文件中的各项内容进行分析和比较，必要时可要求供应商进行现场答疑或提供补充资料。审阅报价文件时，应重点关注报价的完整性、准确性、合理性，以及技术性能、质量保证、售后服务、信誉等方面的响应情况。3.评审打分：询价评审小组根据询价文件规定的评审标准和方法，对供应商的报价文件进行评审打分。评审打分时，应严格按照评审标准和评分标准进行，确保评审结果客观、公正。评审打分过程中，应做好记录，包括评审时间、评审地点、评审人员、评审内容、评审结果等信息。4.编写评审报告：询价评审小组根据评审结果，编写询价评审报告，推荐成交候选人，并说明推荐理由。询价评审报告应包括询价项目基本情况、询价过程概述、评审标准和方法、供应商报价情况、评审结果及推荐意见等内容。询价评审报告应经询价评审小组全体成员签字确认后，提交至采购管理部门。五、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商库，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从众多供应商中筛选出符合单位采购要求、信誉良好、具备相应资质和能力的供应商，纳入供应商库管理。2.对于新的采购项目，采购管理部门应根据采购项目的需求和特点，从供应商库中挑选若干家符合条件的供应商，邀请其参与询价或其他采购活动。如供应商库中无合适供应商，采购管理部门可通过其他渠道寻找潜在供应商，并按照规定的程序进行审核和选择。3.选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等因素，确保选择的供应商能够满足单位采购项目的需求，并提供优质的产品和服务。（二）供应商评价1.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面进行评价。评价方式可包括问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式，确保评价结果客观、公正。2.采购管理部门应根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理。对于评价优秀的供应商，可给予更多的合作机会和优惠政策；对于评价较差的供应商，应及时与其沟通协商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，可将其从供应商库中删除。3.供应商评价结果应作为单位后续采购决策的重要参考依据，有助于提高采购质量，降低采购成本，保障单位采购活动的顺利进行。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予采购份额倾斜、提供培训机会等，激励供应商不断提高产品质量和服务水平，积极配合单位采购工作。2.建立供应商约束机制，对违反采购合同约定、提供不合格产品或服务、存在不良行为记录的供应商，采取相应的约束措施，如扣除履约保证金、暂停合作、列入黑名单等，督促供应商严格履行合同义务，维护单位合法权益。3.加强与供应商的沟通与合作，定期召开供应商座谈会，及时了解供应商的需求和意见，共同解决合作过程中存在的问题，建立良好的合作关系，促进双方共同发展。六、监督与检查（一）内部监督1.单位内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购项目的审批程序、询价流程、合同签订与履行等环节是否符合规定，采购资金的使用是否合理合规，采购项目的质量和效益是否达到预期目标。