市场局采购工作制度

PAGE市场局采购工作制度一、总则（一）目的为加强市场局采购工作的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市场局机关及所属各事业单位的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，严格按照法定程序进行。2.公开公正公平原则：采购信息应公开透明，采购过程应公正合理，对所有供应商一视同仁，确保公平竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由市场局主要领导担任组长，相关分管领导担任副组长，各相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大事项，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行机构设立采购办公室，作为采购工作的具体执行部门，负责采购项目的组织实施。采购办公室应配备专业的采购人员，负责采购项目的需求调研、采购文件编制、供应商选择、合同签订与执行等工作。（三）采购监督机构成立采购监督小组，由市场局纪检监察部门人员组成。采购监督小组负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理等，对发现的问题及时提出整改意见。（四）各部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。2.财务部门：负责审核采购预算，提供采购资金保障，对采购项目的资金使用情况进行监督。3.资产管理部门：负责对采购项目的资产进行登记、验收、保管和处置等管理工作。4.审计部门：负责对采购项目进行审计监督，检查采购项目的合规性、效益性等情况。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据工作需要和事业发展规划，在每年年底前编制下一年度的采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求进行填报。2.采购办公室对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，结合市场局的财力状况和采购计划，提出采购预算草案，报采购领导小组审议。3.采购领导小组根据审议结果，对采购预算草案进行调整和完善，形成年度采购预算方案，报市场局党组审定后，提交财政部门审批。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报经批准。2.采购办公室应建立采购预算执行台账，对采购项目的预算执行情况进行实时跟踪和监控，及时掌握采购资金的使用进度和支付情况。3.财务部门应加强对采购预算执行的监督管理，严格按照预算安排支付采购资金，对超预算或无预算的采购项目不予支付。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇国家政策调整、市场价格波动、采购项目变更等原因，导致原采购预算无法执行或需要调整的，需求部门应及时提出预算调整申请，并详细说明调整的原因、内容和金额。2.采购办公室对需求部门提交的预算调整申请进行审核，提出审核意见后报采购领导小组审议。3.采购领导小组根据审议结果，对预算调整申请进行审批。经批准的预算调整申请，由采购办公室负责调整采购预算，并通知相关部门按照调整后的预算执行。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采购办公室应按照规定的程序编制公开招标文件，发布招标公告，组织开标、评标和定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购办公室应根据采购项目的特点和需求，确定邀请招标供应商的范围，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购办公室应按照规定的程序成立谈判小组，制定谈判文件，组织谈判活动，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购办公室应按照规定的程序进行单一来源采购的论证和审批，确定单一来源采购供应商，并签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购办公室应按照规定的程序成立询价小组，制定询价文件，组织询价活动，确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.各需求部门根据工作需要和实际情况，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购方式等内容，并提交相关证明材料。2.《采购申请表》经部门负责人签字后，报采购办公室。（二）采购审批1.采购办公室对各需求部门提交的《采购申请表》进行初审，审核采购项目的必要性、合规性、预算合理性等内容。2.初审通过后，采购办公室将《采购申请表》提交采购领导小组进行审批。采购领导小组根据采购项目的性质和金额大小，按照规定的审批权限进行审批。3.经采购领导小组审批同意的采购项目，由采购办公室组织实施；未经审批同意的采购项目，不得进行采购。（三）采购文件编制1.采购办公室根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制完成后，应组织相关部门和专家进行审核，确保采购文件的准确性、完整性和公正性。（四）供应商选择1.采购办公室根据采购项目的特点和采购方式，通过发布采购公告、邀请供应商投标、组织谈判、询价等方式，选择符合要求的供应商。2.对参与采购活动的供应商，应进行资格审查，确保其具备相应的资质和能力。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.采购办公室应建立供应商库，对供应商的基本信息、业绩情况、信誉状况等进行记录和管理，为采购活动提供参考。（五）采购合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购办公室应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.在签订采购合同前，采购办公室应将采购合同文本提交相关部门和法律专业人员进行审核，确保合同的合法性、合规性和有效性。3.采购合同签订后，应及时报财务部门备案。（六）采购验收1.采购项目到货后，采购办公室应组织需求部门、资产管理部门等相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，验收人员应填写《采购验收单》，并签字确认。《采购验收单》应作为支付采购资金的依据之一。3.对验收不合格的采购项目，采购办公室应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格为止。（七）采购付款1.财务部门应根据采购合同和《采购验收单》，按照规定的付款方式和时间，办理采购资金的支付手续。2.采购资金支付应严格按照财政国库管理制度的有关规定执行，确保资金支付的安全、规范和及时。3.在采购付款过程中，如发现供应商存在违约行为，财务部门应暂停支付采购资金，并及时通知采购办公室进行处理。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购办公室应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、采购价格波动、采购质量问题、采购程序违规等。2.各部门应积极配合采购办公室的风险识别工作，及时提供相关信息和资料，协助发现潜在的风险。（二）风险评估1.采购办公室应根据风险识别的结果，对风险因素进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如通过风险矩阵、风险概率分析等工具进行评估。（三）风险应对1.针对不同等级和影响程度的风险，采购办公室应制定相应的风险应对措施，如加强供应商管理、建立价格预警机制、完善采购质量控制体系、规范采购程序等。2.对重大风险事件，采购办公室应及时报告采购领导小组，并采取有效的应急措施进行处理，降低风险损失。（四）风险监控1.采购办公室应建立风险监控机制，对采购活动中的风险进行实时监控和跟踪，及时发现风险变化情况。2.定期对风险应对措施的执行效果进行评估，根据评估结果及时调整风险应对策略，确保风险得到有效控制。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、投标文件、谈判文件、询价文件、采购合同、验收文件、付款凭证等相关资料。（二）档案整理采购办公室应按照档案管理的要求，对采购档