宜采商城采购制度

PAGE宜采商城采购制度一、总则（一）目的为规范宜采商城的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于宜采商城内所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的参与机会。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化和采购效益的最大化。4.诚信原则：采购双方应诚实守信，履行各自的义务，维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购部门1.负责编制采购计划，根据公司需求确定采购项目、数量、规格等。2.组织供应商的选择、评估和管理，建立供应商档案。3.执行采购合同，跟踪采购进度，协调解决采购过程中的问题。4.收集市场信息，分析采购成本，提出降低成本的建议和措施。（二）需求部门1.提出采购需求，明确采购项目的规格、质量、数量等要求。2.协助采购部门进行供应商的选择和评估。3.参与采购合同的评审，负责验收采购物资或服务。（三）审批部门1.对采购计划、采购合同等进行审批，确保采购活动符合公司规定和相关法律法规。2.监督采购过程，对违规行为进行纠正和处理。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目、规格、数量、预算等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划编制1.采购部门收到采购申请表后，进行汇总和分析。2.结合库存情况、市场供应情况等因素，编制采购计划，明确采购项目、采购时间、采购方式等。3.采购计划报审批部门审批。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，确定入围供应商名单。3.组织对入围供应商进行实地考察或评估，了解其生产能力、质量控制、信誉等情况。4.建立供应商评估档案，定期对供应商进行评估和更新。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商协商采购合同条款，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等。2.采购合同经双方审核签字后，报审批部门审批。3.审批通过后，采购部门与供应商签订正式采购合同。（五）采购执行1.采购部门按照采购合同要求，向供应商下达采购订单，明确采购要求和交货时间。2.供应商按照采购订单要求组织生产或提供服务，并按时交货。3.采购部门跟踪采购进度，及时协调解决采购过程中出现的问题。（六）验收1.需求部门负责对采购物资或服务进行验收，按照合同要求检查物资的规格、数量、质量等。2.验收合格后，需求部门填写验收报告，并签字确认。3.如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门，采购部门与供应商协商解决。（七）付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，报审批部门审批。2.审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付货款。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目。2.招标程序：编制招标文件，明确招标项目的要求、评标标准等。发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。接收投标文件，组织开标、评标和定标。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于采购时间紧迫、采购项目规格和技术要求复杂的情况。2.谈判程序：确定谈判供应商名单，向其发出谈判邀请。组织谈判，与供应商就采购项目的价格、质量、交货期等进行协商。确定成交供应商，签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围：适用于采购项目规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：向多家供应商发出询价单，询问采购项目的价格、交货期等信息。比较各供应商的报价，选择报价合理、信誉良好的供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购等特殊情况。2.采购程序：填写单一来源采购申请表，说明采购原因和供应商情况。报审批部门审批，审批通过后与供应商签订采购合同。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门根据公司年度经营计划和业务需求，编制采购预算草案。2.采购预算草案应包括采购项目、数量、价格、预算金额等详细信息。3.采购预算草案报审批部门审核后，纳入公司年度预算。（二）预算执行1.采购部门严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序进行审批。（三）预算控制与分析1.财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并提出改进措施。2.采购部门应配合财务部门做好采购预算的控制和分析工作。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门和相关人员应识别采购过程中可能存在的风险，如供应商违约、质量风险、价格波动风险等。2.对识别出的风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同的风险，制定相应的应对措施，如选择信誉良好的供应商、签订质量保证条款、采用套期保值等方式应对价格波动风险等。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整应对策略。七、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况等。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督。（二）供应商监督1.采购部门定期对供应商进行监督和评估，检查其履行合同的情况、产品质量等。2.对表现不佳的供应商，采取警告、暂停合作、取消资格等措施