采购询价的操作流程

采购询价的操作流程

采购，是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务

作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一

项企业经营活动。是指个人或单位在一定的条件下从供应市

场获取产品或服务作为自己的资源，为满足自身需要或保

证生产、经营活动正常开展的一项经营活动。

（一）所谓采购，都是从资源市场获取资源的过程

能够提供这些资源的供应商，形成了一个资源市场。为了从

资源市场获取这些资源，必须通过采购的方式。也就是说，

采购的基本功能，就是帮助人们从资源市场获取他们所需要

的各种资源。

（二）采购，既是一个商流过程，也是一个物流过程

采购的基本作用，就是将资源从资源市场的供应者手中转移

到用户手中的过程。在这个过程中，一是要实现将资源的物

质实体从供应商手中转移到用户手中。前者是一个商流过程,

主要通过商品交易、等价交换来实现商品所有权的转移。后

者是一个物流过程，主要通过运输、储存、包装、装卸、流

通加工等手段来实现商品空间位置和时间位置的完整结合，

缺一不可。只有这两个方面都完全实现了，采购过程才算完

成。因此，采购过程实际上是商流过程与物流过程的统一。

（三）采购是一种经济活动

在整个采购活动过程中，一方面，通过采购获取了资源，保

证了企业正常生产的顺利进行，这是采购的效益;另一方面,

在采购过程中，也会发生各种费用，这就是采购成本。我们

要追求采购经济效益的最大化，就是不断降低采购成本，以

最少的成本去获取最大的效益。而要做到这一点，关键的关

键，就是要努力追求科学采购。科学采购是实现企业经济利

益最大化的基本利润源泉。

采购流程

收集信息，询价，比价、议价，评估，索样，决定，请购，

订购，协调与沟通，催交，进货检收，整理付款。

采购数量计算:本期应采购数量=本期生产需用量+本期未预

定库存量-前期预估库存量-前期已购未入库数量

怎样合理降低采购成本:事先制定合理的采购计划，查询当前

市场行情，掌握影响成本的因素和事件。适当寻找多家合格

厂商的报价，制作底价或预算，运用议价技巧。事后选择价

格适当的厂商签订合约，利用数量或现金折扣。

采购价格构成:供应商成本的高低，规格与品质，采购物料的

供需关系，生产季节和采购时机，交货条件，付款条件。

采购商品成本构成:工程或制造的方法，所需的特殊工具、设

备，直接及间接材料成本，直接及间接人工成本，制造费用

或外包费用，营销费及税捐、利润。

什么是合适的价格:采购价格应以达到适当价格为最高目标,

采购员必须以采购要求，根据市场行情，分析物料的质量状

况和价格变动情况，选择物美价廉的物料进行购买。

怎么样判断采购价格是否合理:进行成本分析，价格分析，市

场调研，多家厂商报价。

怎样找供应商:利用有的资料，公开征求的方式，通过同业介

绍，阅读专业刊物，协会或采购专业顾问公司，参加产品展

-A

供应商分类:原材料供应商，小额服务性供应商，临时性供应

商。

合格供应商的标准:优秀的企业领导人，高素质的管理人员,

稳定的员工群体，良好的机器设备，良好的技术，良好的管

理制度。

完整的询价书主要

应包括以下内

容：

1）询价公告或报价邀请函：包括采

购项目简介和内容、报价单位资格要求、报价单位获取询价

书的办法及时间、询价书售价（如果有的话）、报价时间要

求、报价地点、报价方式、联系人及联系方式

等。

2）采购项目要求：包括采购单位的基本情况、采购项目

的详细内容和要求、采购项目清单和相关技术要求、报价单

位的资质条件、合同的特殊条款

等。

3）报价单位须知：包括询价书的主要内容、项目的实施

过程和具体要求、对报价单位的要求、报价书的格式及内容、

报价方式和时间要求、对报价书评价的方法和原则、确定成

交办法及原则、授予合同的办法

等。

4）合同

格式：包括合同的主要条款、工程进度、工期要求、合同价

款包含的内容及付款方式、合同双方的权利和义务、验收标

准和方式、违约责任、纠纷处理方法、生效方法和有效期限

及其它商务要求

等。

5）

报价文件格式：主要包括报价书（或报价函）、报价表、主

要设备及服务说明、报价单位的资格证明文件和服务承诺以

及相关内容等。

1.4询价书的确认。询价书编制完成后，须送采购单位审核

确认，经采购单位法定代表人或授权委托人签字并加盖公章

后，方可正式印制。

1.5邀请供应商。按照询价书确定的供应商资格条件和邀请

方式，邀请相关供应商前来参与报价。邀请供应商可采取公

开方式和有限邀请方

式。

1）公开邀请方式，是指在政府采购管理机关

（财政部或省、市财政部门）指定的政府采购信息发布媒体

上公开披露采购信息，刊登询价公告（或报价邀请函），广

泛邀请有兴趣参与的供应商前来报价的一种方

式。

2）有限邀

请方式，是指在政府采购供应商信息库中采取随机方式公开

选择三家以上相关供应商，以送发书面邀请函的办法邀请其

前来报价的一种方式。

1.6进行资格预审。对有兴趣参与报价的供应商进行资格预

审，主要是对其提交的有关资格证明文件进行审查，包括基

本资格审查和专业资格审查等。如采取有限邀请方式，可不

需进行资格预审。

1.7发出询价书。对经过资格审查、符合项目要求的供应商

发出询价书。

1.8成立询价小组。询价小组主要负责对各供应商提供的报

价按照询价书的规定进行独立评价。询价小组一般由采购单

位代表、集中采购机构代表、有关专家等三方面人员组成,

成员人数为三人以上的单数，其中专家人数应占三分之二以

上。

1.9制作评价力法和文件。评价办法和文件是供询价小组成

员在评价过程中和集中采购机构在确定成交过程中使用的

有关材料，包括评价标准、评价办法、确定成交原则等。

2、询价及评价阶段，在这个阶段，应按以下步骤进行：

2.1公开报价。各供应商应在规定的时间内向集中采购机构

提交报价文件，报价文件中应一次报出一个不可更改的最终

报价，以确保公平竞争。报价文件要求为密封报送，一般不

应接受传真或电话报价。报价文件提交后，供应商不得对报

价文件进行修改。集中采购机构应指定专人（二人以上）在

报价截止时间前接收的报价文件，并妥善保管，对在截止时

间之后递交的报价应拒绝接收。

集中采购机构在报价时间截止后，要举行公开仪式，对各供

应商提供的报价文件中的报价表进行公开报价。公开报价仪

式应邀请采购单位代表、供应商代表、监督方代表（纪检监

察机关或政府采购监督管理机构）、有关方面的技术专家参

加，询价小组成员和工作人员一般也应参加公开报价仪式。

2.2询价小组审阅报价文件。询价小组全体成员审阅各供应

商的报价文件，主要审查各报价文件的完整性、对采购方案

的完全响应性，报价单位资格及资质的符合性等，以判定报

价文件的有效性等。

审阅过程中，应确保公平地对待每一份报价文件。

2.3询价小组进行综合评价。询价小组要对各供应商的报价

进行综合评价，评价的依据主要是询价书、评价办法和文件

及事先制定的评定成交的标准等，并确保公平地对待每一个

报价单位提交的报价。在审阅报价文件及对报价文件进行综

合评价过程中，询价小组不得同某一个供应商就其报价进行

谈判。

2.4询价小组推荐预成交供应商。询价小组根据综合评价情

况，推选预成交供应商名单。在一般情况下，成交供应商应

是符合采购要求、质量和服务相等、且报价最低的供应商。

2.5询价小组出具询价结果报告。询价小组应向集中采购机

构出具询价结果报告。询价结果报告主要包括:询价公告（报

价邀请函）发出的日期、方式，响应询价及获取询价书的供

应商名单，报价及评价日期和地点，询价小组成员及工作人

员名单，报价记录，评价方法和标准，报价资格性、符合性

审阅情况及报价无效的供应商名单及原因说明，评价记录，

综合评价情况，询价小组的确定预成交的建议等。

2.6确定成交供应商。集中采购机构根据询价小组的询价结

果报告及其推选的预成交单位名单，依照询价书、评价办法

和文件、事先制定的确定成交的原则，确定最终成交的供应

商。

2.7签发询价结果通知书。集中采购机构向成交供应商签发

询价结果通知书（成交通知书），并将评价结果通知所有参

与报价的供应商。询价结果通知书（成交通知书）还要同时

抄送采购单位，并抄报政府采购监督管理机关备案。成交结

果应在指定的媒体上公告。

2.8签订采购合同。集中采购机构应在询价书规定的时间内

组织供需双方（指成交供应商与采购单位，下同）进行技术

和商务交流，协商签订采购合同。采购合同的协商及签订，

应在公开、公平、公正和诚实、信用、互利的原则下进行，

并应严格遵守国家的有关法律、法规及政府采购制度的相关

规定。采购合同的协商和签订应严格依照询价书、供方报价

书文件等有关内容进行，不得违背询价结果和成交价格。采

购合同经供需双方签订，集中采购机构作为合同的确认方，

对双方正式签订的合同进行审核确认，经公证机关公证后，

报政府采购监督管理机关备案。

3、项目实施阶段。项目实施阶段，即合同履行阶段。在这

个阶段，供需双方按照已生效的采购合同，在集中采购机构

的监督下，履行各自的责任和义务；合同履行过程中，一般

不得变更，如需变更，供需双方应按合同有关条款协商解决,

并按合同签订程序报经集中采购机构审核确认；对涉及重大

变更事项的协商，由供需双方提出申请，集中采购机构组织

进行；经协商一致的变更事项，应签定书面补充协议。

4、项目验收阶段。全部项目完工后，为了检验采购成果和

供应商履约情况，应组织对项目完成情况进行总体验收。验

收的依据为该项目的合同书及国家有关质量标准（验收依据

和标准应事先在合同中规定）。完工验收一般应由采购单位

负责组织；对较大的或比较复杂的一些项目，应由集中采购

机构组成项目验收小组，由验收小组进行验收；对于一些特

殊的项目，应申请具有检验资格的省及省级以上有关质检部

门组织验收。

集中采购机构验收的程序应为：供方（成交供应商）先向需

方（采购单位）提交验收申请报告，供方对需方提交的验收

申请报告进行经审核，并对完工项目进行初检，确认合格时,

应在验收申请报告上签字盖章，再送集中采购机构审查；集

中采购机构审查后，认为已具备验收条件时，应组成验收小

组组织验收，验收小组一般由供需双方代表、集中采购机构

代表、相关质检机构、有关方面的技术专家组成（其中专家

人数不少于总人数的三分之二）。

项目经验收合格的，采购单位或验收小组应出具项目完工验

收报告，验收报告上应有验收小组成员的共同签字，并加盖

供需双方、集中采购机构、相关质检机构公章。验收报告一

经形成，即产生效力，对供需双方均有共同约束力；经验收

不合格的,应由供方限期改正，经改正合格且具备验收条件

后再由验收小组组织验收。

5、采购结算和采购文件整理阶段

5.1采购结算。项目验收结束后，由集中采购机构依据验收

报告，按照采购合同规定的付款条件及付款方式，办理合同

款项支付手续；政府采购资金管理部门根据集中采购机构的

款项支付手续，向供应商支付采购资金，并进行政府采购资

金结算账务处理。

5.2采购文件的整理。集中采购机构按照《政府采购