常用商务英语邮件范文

常用商务英语邮件范文

1.向顾客推销商品

DearSir：

Inquiriesregardingournewproduct,theDeerMountain

Bike,havebooncominginfromal1partsofthe

world.Reportsfromusersconfirmwhatweknewbeforeit

wasputonthemarket-thatitisthebestmountainbike

available.Enclosedisourbrochure.

Yoursfaithfully

2.提出询价

DearSir：

Wereceivedyourpromotionalletterandbrochure

today.Webelievethatyourwoulddowellhereinthe

U.S.A.Kindlysendusfurtherdetailsofyourpricesand

termsofsale.Weaskyoutomakeeveryefforttoquote

atcompetitivepricesinordertosecureourbusiness.We

lookforwardtohearingfromyousoon..

Truly

3.迅速提供报价

DearSir：

ThankyouforyourinquiryofJunethe1stconcerning

theDeerMountainBike.Itgivesusgreatpleasuretosend

alongthetechnicalinformationonthemodeltogether

withthecatalogandpricelist.Afterstudyingtheprices

andtermsoftrade,youwillunderstandwhyweareworking

tocapacitytomeetthedemand.Welookforwardtothe

opportunityofbeingofserviceofyou.

KeyWords：

1.available：adj.可获得的；有空的；可购得的；能找到

的

2.enclosed：adj.被附上的；（用墙等）围住的；封闭的；与

外界隔绝的

3.brochure：n.小册子；手册

4.promotional：adj.促销的;增进的

5.quote：vt.报价；引述

6.catalog：n.目录；登记；记载；产品样本

7.capacity：n.容量;才干；性能;生产能力

2外贸英文邮件范文之拒绝合作

【一】

DearMr.Green,

WeacknowledgereceiptofyourorderNO.117youemailed

usthismorningconcerningsilkblouses,butregretto

tellyouthatweareunabletotakeyourorderasthe

productsyourequestedarenotavailableforthetime

beingowingtoourmanufacturerslackofrawmaterials.

Wecontactedourmanufacturersthemomentwegotyour

order.Wearetoldthattheycantgetenoughrawmaterials

untiltheendofMay.Soifyoucanwaituntilthen,we

willcontactyouassoonastheproductsareavailable.Our

manufacturershavepromisedtosupplyenoughsilkblouses

then,includingwhatyourequested.

Weareindeedsorryforbeingunabletotakeyour

order.Wesincerelyhopethatyouwi11understandour

situationandkeepbusinessrelationswithusinthe

future.

Yourssincerely,

YangBing

尊敬的格林先生：

贵公司定购我方丝绸衬衫编号为117的订单，今天早晨已收

到。但遗憾的是，由于厂家原材料短缺，所以，贵公司所订产

品，我方暂时无法供应。

收到贵公司订单后，我们立即联系了我方生产厂家，得知他

们要到五月底才以购得大量原材料。因此，如果贵公司能等到

那个时候的话，我们一旦进货，就跟你们联系。我方厂家已经

承诺，那时他们能够向我公司供应足够的丝绸衬衫，包括贵公

司定购的产品。

关于未能接受贵公司订单，我们再次表示歉意。我们真诚希

望贵公司能理解我方境况，今后持续与我方坚持贸易关系。

杨冰谨上

【二】

DearMr.Yang,

Thankyouforyourletterofinformingusofyourlack

ofrawmaterials,thusnotenablingsendwhatwehave

requested.

Nowthatyoucouldntprovideussufficientproduct,wed

betterturntoanothercompany,whomaysendusthesame

high-qualityaswellasyours.

Pleasedonthesitatetocontactusimmediatelyyournew

productscomein.

Yourssincerely,

SamGreen

尊敬的杨先生：

感谢贵公司来函，告知我方因原产料短缺不能给予我方索要

的产品。

既然贵方不能提供足够的货物，我方还是向其他公司订货,

他们应该能提供与贵公司一样好的产品。

一旦新货运到，请马上通知我方。

3怎么才干写出有腔调的商务英语邮件

如果你接触过的商务邮件够多的话，你会发现：商务英语邮

件中的语言和大家平常说的、听的地道的口语表达没有太大差

别。商务英语邮件在”腔调'上虽然有”正式‘和“非正式'的区别,

但是它们都必须是‘,自然的(natural)'：

商务英语邮件中的语言虽然是writtenEnglish,但它们在

"腔调’上应该和spokenEnglish相似。

很多同学在刚刚开始学习商务英语邮件写作的时候，常常会

因为过度追求”专业化,和"职业化’而使写出来的句子特别拗

口、晦涩。比如下面这个例子：

Asperyourrequest,pleasefindenclosedherewith

acheckintheamountof$47.95.

这个句子中使用了如"asper'和"herewith'这样的看起来很

专业但是却没有太多实际意义的词。这些词的使用导致整个句

子理解起来很赛力。其实这个同学犯了我们很多同学都会犯的

错误：试图通过使用一些bigwords来提升自己的专业度。但

是这样的做法往往适得其反。我们来看下这个句子可以怎么改

使其看起来更natural一些:

Asyourequested,Imenclosingacheckfor$47.95.

怎么样，修改后的句子是不是看起来更清爽，更容易理解呢?

确实，这句话的"腔调’要更加natural一些。首先，这个句子

中也因为用到了“you'"1'这样的词而使它更有亲和力，而不是

那么冷冰冰。其次，从专业的角度来看，修改后的句子简明扼

要，既节约了写信人的写作时间，又节约了收信人的阅读时间，

这种”减法'恰恰体现了高效的商务（沟通）对专业度的要求。

大家再来看两封邮件，这两封邮件都是在阐述同一个问题。

相信大家读完这两封邮件后，会对邮件的“腔调'有一个更加直

观的熟悉。

例1

DearMr.Pendleton：

WithreferencetoyourorderforaNashitoCamcorder,

weareinreceiptofyourcheckandarereturningsame.

Ibegtoinformyouthat,asamanufacturer,ourcompany

sellscamcorderstodealersonly.Incompliancewithour

wholesaleagreement,wedeemitbesttorefrainfrom

directbusinesswithprivateconsumers.

Foryourinformation,therearemanyretailersinyour

vicinitywhocarryNashitoCamcorders.Attachedplease

findalistofsaiddealers.

Hopingyouunderstand.

Yourstruly,

Ava

例2

DearMr.Pendleton：

WehavereceivedyourorderforaNashitoCamcorderbut,

unfortunately,mustreturnyourcheck.

Asamanufacturer,wesellonlytodealers,withwhom

wehaveveryclearwholesaleagreements.

Nevertheless,wesincerelyappreciateyourinterestin

Nashitoproducts.Wearethereforeenclosingalistof

retailersinyourcommunitywhocarryafulllineofour

camcorders.Anyoneofthemwillbehappytoserveyou.

Sincerelyyours,

Ava

怎么样，乍一看，很难看出两封邮件写的是一件事情吧?例2

的第一段就把主旨意思点明了：我们已经收到了你的订单，但

是很遗憾，我们不得不退还你的支票。而例1绕来绕去绕到最

后才知道原来是要拒绝订单。

综上所述，商务英语邮件的"腔调’其实没有那么复杂，表达

自然、言简意赅就可以写出一个美丽的邮件。

4商务英语邮件格式

01

开头Greetings

DearXXX

HelloXXX

HiXXX

XXX可以是对方的名字，也可以是类似Madam/Sir这样的称

谓。

02

正文

第一步：Introduction

在正文中，第一件要做的事就是向对方说明自己的身份，并

简单的向对方问好。

比如：MynameisXXXX.

注意，写英文邮件时，名在前，姓在后的。即：Firstname

Lastname.

如：

MynameisHongLi.TamtheaccountmanagerofXXX

company.我的名字叫李红，我是XXX公司的客户经理。

问好这一步有些朋友往往忽略了，其实加上这么一小句话可

以让一封商务邮件多一点"温度'。符合商务邮件"友好而专业'

的调性。

比如使用常用的问好语：

Ihopeyouhaveawonderfulday.

或者：

Ihopeyouarewell.

第二步：Purpose

第二步我们必须要说明自己发这份邮件的目的为何。即：

IamwritingtoXXXX.

IwouldliketoXXXX.

Isuggest