内部自行采购制度

PAGE内部自行采购制度一、总则1.目的为了规范公司内部自行采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门自行采购货物、工程和服务的活动。3.基本原则合规性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。公开透明原则：采购过程应公开透明，接受公司内部监督。公平竞争原则：鼓励供应商公平参与竞争，确保采购结果公平公正。诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购职责分工1.采购需求部门负责提出采购需求，明确采购货物、工程和服务的规格、数量、质量要求等。对采购需求的合理性和必要性负责。参与采购过程中的技术谈判、验收等工作。2.采购部门负责制定采购计划，组织实施采购活动。选择供应商，进行商务谈判，签订采购合同。协调采购过程中的各项事宜，确保采购任务按时完成。对采购成本、质量和进度负责。3.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的使用。参与采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定。办理采购款项的支付手续。4.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购行为是否合规。对采购项目的效益进行评价，提出审计意见和建议。三、采购预算管理1.预算编制采购需求部门应根据年度工作计划和业务需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容。采购预算应经财务部门审核后报公司领导审批。2.预算执行采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按规定程序办理审批手续。3.预算监督财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查。审计部门定期对采购预算的执行情况进行审计，确保预算执行的合规性。四、采购流程1.采购申请采购需求部门填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等内容。《采购申请表》经部门负责人审核签字后报采购部门。2.采购审批采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行审核。对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应组织相关部门进行会审。采购申请经审核通过后，报公司领导审批。3.采购计划制定采购部门根据批准的采购申请，制定采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间安排、供应商选择标准等内容。4.供应商选择采购部门按照采购计划，通过多种渠道选择供应商。对潜在供应商进行调查、评估，建立供应商档案。根据供应商的综合情况，选择合适的供应商进行采购谈判。5.采购谈判采购部门与选定的供应商进行采购谈判，明确采购货物、工程和服务的价格、质量、交货期、售后服务等条款。采购谈判过程中应做好记录，形成谈判纪要。6.采购合同签订采购谈判达成一致后，采购部门起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，符合法律法规和公司规定。采购合同经相关部门审核后，报公司领导审批。采购部门与供应商签订采购合同。7.采购实施采购部门按照采购合同的约定，组织供应商实施采购。采购过程中应及时与供应商沟通协调，确保采购任务按时完成。采购部门应做好采购记录，包括采购项目、采购时间、采购金额、供应商等信息。8.验收采购需求部门负责组织对采购货物、工程和服务进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准进行验收，填写《验收报告》。验收合格的，办理入库或使用手续；验收不合格的，按照合同约定处理。9.付款采购部门根据验收情况，填写《付款申请表》，附上采购合同、验收报告等相关资料。《付款申请表》经财务部门审核后报公司领导审批。财务部门按照审批意见办理付款手续。五、采购方式1.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、有多家供应商可供选择的项目。通过公开招标，选择最优供应商，确保采购质量和效益。2.邀请招标对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，采用邀请招标方式。邀请招标应选择具有良好信誉和实力的供应商参与投标。3.竞争性谈判对于技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，采用竞争性谈判方式。通过与供应商进行谈判，确定采购价格和合同条款。4.单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。向多家供应商发出询价单，比较报价后选择合适的供应商。六、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购项目的名称、规格、数量、质量、价格、交货期、付款方式及期限、售后服务等条款。2.合同审核采购合同签订前，应经相关部门审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、准确性等。审核通过后，报公司领导审批。3.合同履行采购部门和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务。采购部门应及时跟踪合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。4.合同变更如因特殊原因需要变更采购合同，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应报原合同审批部门备案。5.合同终止采购合同履行完毕或因其他原因终止时，双方应按照合同约定办理终止手续。采购部门应及时清理合同文件，归档保存。七、采购监督与审计1.内部监督采购部门应建立健全内部监督机制，对采购活动进行全过程监督。定期对采购项目进行自查，发现问题及时整改。2.审计监督审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购行为是否合规，采购效益是否达到预期目标。对审计发现的问题，提出审计意见和建议，督促相关部门整改落实。八、违