上海律协关于加强律所财务管理的意见(试行)

上海律协关于加强律所财务管理的意见(试行)为进一步规范本市律师事务所（以下简称“律所”）财务管理行为，防范财务合规风险，维护律师行业正常执业秩序，保障律所、执业律师及当事人合法权益，根据《中华人民共和国律师法》《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国税收征收管理法》《律师事务所管理办法》《律师服务收费管理办法》《律师协会会员违规行为处分规则（试行）》等法律法规及行业规范，结合本市律师行业发展实际，制定本意见。本意见适用于在本市司法行政机关依法核准登记设立的全部律所，包括普通合伙律所、特殊普通合伙律所、个人律所、国资律所，以及外省市律所在本市设立的分所。一、财务管理体系建设1.1主体责任落实律所主任（负责人）是本所财务管理第一责任人，对本所财务合规、资金安全、税务合规承担首要责任。合伙制律所应当明确合伙人会议为最高财务决策机构，涉及年度财务预算及决算、大额资产处置、对外投资、收益分配、风险准备金计提比例调整、财务负责人聘任解聘等重大财务事项，应当经全体合伙人三分之二以上表决权同意后方可实施，表决规则应当写入律所章程及合伙协议。规模达到100名执业律师及以上的律所，应当设置专职财务总监岗位，财务总监应当具备中级以上会计专业技术职称或注册会计师、注册税务师执业资格，且具有3年以上企业或律所财务管理经验；规模在30-99名执业律师的律所，应当设置专职财务主管岗位，财务主管应当具备初级以上会计专业技术职称，且具有2年以上财务相关工作经验；规模在30名执业律师以下的律所，可聘请符合资质的兼职财务人员，但不得委托本所执业律师兼任财务核算、资金管理相关岗位。1.2岗位不相容分离要求律所应当严格执行财务岗位不相容分离制度，会计核算、资金出纳、票据管理、稽核审计四个岗位不得由同一人兼任，禁止执业律师兼任出纳、收费、票据开具、资金保管岗位。财务人员离任时应当履行离任审计程序，完成工作交接，交接记录及审计报告应当归档留存至少10年。财务人员每年应当完成不少于24学时的财务继续教育，同时参加不少于8学时的律师行业财务合规专项培训，培训记录纳入财务人员岗位考核范畴。1.3核心财务制度建设律所应当结合自身经营实际，于本意见施行后6个月内制定完善本所全套财务管理制度，至少包含以下内容：（1）预算管理制度，明确预算编制、审批、执行、调整的全流程规则；（2）统一收费管理制度，明确收费标准公示、案件报价审批、账款核对流程；（3）费用报销制度，明确报销凭证要求、审批权限、稽核规则；（4）收益分配制度，明确计提顺序、分配规则、审批流程；（5）票据管理制度，明确发票申领、开具、核销、保管要求；（6）风险准备金及发展基金提取制度，明确提取比例、使用范围、审批要求；（7）代管款管理制度，明确代管款账户开立、收支、核算、核对规则；（8）财务稽核制度，明确内部自查的频率、范围、整改要求；（9）财务档案管理制度，明确会计凭证、账簿、报表、审计报告等资料的保管期限、查阅规则；（10）财务公开制度，明确公开内容、公开频率、公开范围。其中风险准备金提取比例不得低于年度业务收入的1%，从事证券服务、金融法律服务、跨境并购、重大商事诉讼等高风险业务的律所，风险准备金提取比例不得低于年度业务收入的3%，风险准备金累计余额达到上年度业务收入30%的可不再提取，高风险业务律所累计余额达到上年度业务收入50%的可不再提取。发展基金提取比例不得低于年度业务收入的2%，累计余额达到上年度业务收入20%的可不再提取。风险准备金仅可用于弥补律所执业过错产生的赔偿、应对重大财务风险，发展基金仅可用于律所办公场所升级、数字化建设、人才培养、品牌建设，两类资金不得违规挪用，不得用于合伙人收益分配。二、收入管理规范2.1统一收费管理律所所有法律服务收费必须全部进入律所对公账户，禁止执业律师、行政人员私下收取当事人任何形式的服务费用，禁止要求当事人将服务费用转入执业律师个人账户、第三方非律所关联账户，禁止以实物、服务抵扣等方式规避统一收费流程。单次收费金额1万元以上的必须采用对公转账方式收取，1万元以下现金收费的应当于24小时内存入律所基本账户。律所应当在办公场所显著位置、官方网站、官方公众号公示《律师服务收费管理办法》及本所全部服务项目收费标准，实行市场调节价的服务项目应当明确收费计价方式，重大疑难复杂案件收费上浮超过普通标准50%的，应当与当事人签订专门的收费确认书，留存当事人知情同意凭证。风险代理案件的收费比例不得超过合同约定标的额的30%，风险代理条款应当以显著加粗字体提示当事人，签订专门的风险代理告知书。2.2收入核算管理律所应当按案件项目进行独立核算，每个案件单独建立财务台账，明确预收款、应收款、已确认收入的核算规则。预收款应当在案件办结、取得当事人结案确认后10个工作日内结转确认收入，不得提前结转或延迟结转。应收款账龄超过6个月的应当纳入坏账预警名录，由承办律师牵头催收，账龄超过12个月的应当计提坏账准备，计提比例不得低于应收款余额的30%，账龄超过3年且确认无法收回的，可按规定流程核销坏账，核销记录留存归档。2.3票据管理规范律所应当指定财务部门统一负责发票的申领、开具、核销、保管工作，禁止执业律师私自领用、开具律所发票。开具发票应当与实际法律服务内容、收费金额一致，禁止虚开发票、为他人代开发票、开具与实际业务不符的发票，不得开具“咨询费”“服务费”等模糊品名的发票，应当明确标注“××案件法律服务代理费”等具体业务内容。发票存根联应当与委托代理合同、收费凭证、案件受理通知书一并归档，保管期限不得少于10年。因特殊情况需要携带空白发票外出办理业务的，应当经财务负责人审批，登记领用时间、发票份数、发票编号，领用后72小时内必须交回财务部门，未使用的空白发票应当当场作废核销，已开具的发票应当附对应收费凭证、业务合同复印件。2.4涉外及特殊业务收费管理律所办理涉外法律服务收取外汇的，应当通过律所外汇账户结算，严格按照国家外汇管理规定办理结售汇手续，禁止个人私自截留外汇、私下兑换外汇，涉外业务收费凭证、结售汇凭证应当留存中英文双语版本归档。律所办理法律援助案件取得的财政补贴，应当单独核算，专项用于法律援助案件的成本支出，不得纳入合伙人收益分配范畴。三、支出管理规范3.1预算管控要求律所应当于每年12月31日前完成下一年度财务预算编制，预算内容应当覆盖人员薪酬、办公成本、税费缴纳、风险准备金及发展基金计提、公益支出、对外投资、利润分配等全部收支项目，预算执行偏差率不得超过10%，超过10%的应当提交合伙人会议说明偏差原因。调整年度预算总额的，调整幅度在10%以内的应当经管委会审议通过，调整幅度超过10%的应当经合伙人会议三分之二以上表决权同意后方可实施。律所年度公益支出不得低于上年度业务收入的1‰，专项用于法律援助、公益法律服务、慈善捐赠、行业帮扶等公益项目，公益支出凭证应当单独归档，接受行业协会核查。3.2成本列支规范所有支出应当具备真实、合法、有效的凭证，禁止虚列成本、套取资金，禁止使用与业务无关的发票冲抵成本或律师提成。律师办案成本应当与对应案件关联，差旅费报销应当附行程单、发票、案件关联证明，业务招待费支出不得超过当年业务收入的5‰，超出部分不得在税前扣除，也不得纳入成本核算范畴。律所支付给聘用律师、行政人员的薪酬、提成、奖金，应当全额纳入工资薪金核算，依法代扣代缴个人所得税，不得要求律师提供额外发票冲抵提成收入，不得通过账外支付、实物抵扣等方式逃避个人所得税扣缴义务。合伙制律所合伙人的经营所得应当按规定申报缴纳个人所得税，不得将个人家庭支出纳入律所成本核算。3.3收益分配规范律所年度收益分配应当严格按照以下顺序执行：（1）缴纳全部税费；（2）弥补以前年度亏损；（3）提取风险准备金；（4）提取发展基金；（5）支付员工薪酬、奖金；（6）支付公益支出；（7）合伙人收益分配。禁止在未完成税费缴纳、准备金计提前分配收益，禁止对未结案的业务收入提前进行分配。3.4大额支出审批律所应当建立分级审批制度，单次支出金额1万元以下的由财务负责人审核后报律所主任审批，1万元以上5万元以下的由管委会集体审议审批，5万元以上20万元以下的由合伙人会议半数以上表决权同意，20万元以上的由合伙人会议三分之二以上表决权同意。对外投资、出借资金、对外提供担保的事项，无论金额大小，都应当经全体合伙人一致同意后方可实施，禁止律所向任何个人、无关联关系的第三方出借资金，禁止用律所资产为个人或无关联第三方提供任何形式的担保。四、资金及资产管理规范4.1账户管理要求律所原则上只能开立1个基本存款账户，因业务需要可开立一般账户、外汇账户、代管款专用账户，禁止开立异地账户，禁止出租、出借、转让律所账户，禁止使用律所账户为他人代收代付与本所业务无关的款项。律所开通微信、支付宝等移动支付账户的，必须绑定律所基本账户，所有移动支付收支应当实时到账，财务部门每日进行对账，不得使用个人微信、支付宝账户收取律所业务费用。4.2资金安全管理律所应当严格执行资金保管分离制度，网银制单U盾、审核U盾由不同人员保管，公章、财务专用章、法人名章由不同人员保管，财务室应当安装防盗监控设备，现金库存余额不得超过3000元，每日下班前财务人员应当盘点现金余额，做到账实相符。4.3代管款管理规范律所代管的当事人执行款、和解款、保证金、公证费等资金，应当全部进入代管款专用账户，按当事人及案件单独核算，禁止挪用、占用代管款，禁止将代管款纳入律所业务收入核算。代管款支付应当凭当事人书面付款指令、案件办结证明、身份证明材料，经财务负责人审核、律所主任审批后3个工作日内完成支付，不得无故拖延支付。律所每年应当聘请第三方机构对代管款进行专项审计，逐笔核对代管款收支明细及余额，审计报告报送所属区律师协会备案，代管款产生的沉淀利息应当按约定返还当事人，无约定的应当纳入律所公益账户专项用于公益支出。4.4资产管理规范律所应当建立固定资产、无形资产台账，单价5000元以上的固定资产应当按规定计提折旧，每年至少开展1次资产盘点，盘盈盘亏应当查明原因，按规定流程处置，固定资产对外转让、报废的应当经管委会审议通过。律所的品牌、商标、专利、数字化系统等无形资产应当登记造册，对外授权使用、转让的应当经合伙人会议三分之二以上表决权同意。五、税务管理规范5.1税务申报要求律所应当按规定办理税务登记，按期申报增值税、个人所得税、印花税、城市维护建设税等全部税费，不得迟报、漏报、瞒报，连续3个月零申报的应当向所属区律师协会报送经营情况说明。5.2核算规范律所应当严格按照《小企业会计准则》或《企业会计准则》进行会计核算，不得设置账外账、两套账，会计凭证、会计账簿、财务报表、纳税申报表等资料应当留存至少30年。5.3税收优惠管理律所符合小规模纳税人、小微企业、研发费用加计扣除等税收优惠政策适用条件的，应当按规定申请享受，留存全部备查资料，不得虚构业务、伪造凭证骗取税收优惠。5.4风险防控律所每年应当开展1次税务风险自查，重点核查收入核算、成本列支、个人所得税扣缴、发票管理等内容，发现问题及时整改。律所被税务机关下达风险预警通知书、开展税务稽查的，应当在3个工作日内向所属区律师协会及市律师协会秘书处报告，不得隐瞒。六、财务监督与信息披露6.1内部稽核律所每季度应当开展1次内部财务自查，重点核查统一收费执行情况、代管款管理情况、发票管理情况、成本列支情况，每年1月31日前应当聘请第三方会计师事务所完成上年度财务审计，审计报告于每年3月31日前报送市律师协会备案，审计发现的问题应当在1个月内完成整改，整改报告一并报送。6.2财务公开合伙制律所应当每半年向全体合伙人公开财务收支情况、预算执行情况、风险准备金及发展基金提取使用情况、大额支出情况，每年向全体执业律师公开税费缴纳、公益支出、发展基金计提等基本财务情况，接受律师监督。有10%以上执业律师联名要求公开详细财务信息的，律所应当在15个工作日内予以公开，不得拒绝。6.3行业监督市律师协会及各区律师协会每年抽取不低于10%的律所开展财务专项检查，检查内容包括本意见执行情况、财务制度建设情况、资金安全情况、税务合规情况，检查结果纳入律所及律师执业考核档案。6.4重大事项报告律所发生大额资金损失（单笔损失超过10万元）、税务行政处罚、财务人员涉嫌职务犯罪、代管款挪用等重大财务事件的，应当在24小时内向市律师协会报告，不得迟报、瞒报。七、违规处置7.1律所违规处置律所违反本意见规定的，由市律师协会或所属区律师协会责令限期整改，约谈律所负责人；逾期未整改的，给予行业警示，记入律所执业诚信档案；情节严重的，给予行业公开谴责，建议司法行政机关暂缓年度考核；涉嫌违法犯罪的，移送司法机关处理。7.2负责人及财务人员违规处置律所负责人授意、指使财务人员虚列成本、做假账、偷逃税款、挪用资金的，按《律师协会会员违规行为处分规则》给予行业处分，记入个人执业诚信档案；财务人员违规操作的，建议律所予以解聘，涉嫌违法犯罪的移送相关机关处理。7.3律师违规