行政办公室文档档案管理办法

行政办公室文档档案管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范本单位行政办公室文档档案管理工作，提高文档处理效率与档案利用价值，确保信息资源的完整、安全和有效传承，依据国家相关法律法规及本单位实际工作需要，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于单位各部门及全体员工在日常工作中形成的各类文档材料的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定与销毁等管理活动。凡涉及单位核心业务、行政管理、财务审计、人事任免、对外交往等具有查考利用价值的文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录，均属本办法管理范畴。第三条基本原则文档档案管理工作遵循以下原则：（一）统一领导，分级负责。行政办公室为文档档案管理的归口部门，各部门协同配合。（二）全程管理，规范有序。从文档形成之初即注重规范，确保归档材料的真实性、完整性和系统性。（三）安全保密，依法利用。严格执行保密规定，保障档案安全，在符合规定前提下促进档案资源合理利用。（四）与时俱进，科学管理。积极采用先进技术手段，逐步推进档案管理的数字化、智能化。第二章文档的形成与办理第四条文档拟制规范各部门在拟制各类公文、函件、报告、纪要等文档时，应遵循国家及本单位相关公文处理规范，做到内容真实准确、条理清晰、格式规范、字迹工整（电子文档应确保信息完整、格式统一）。涉及重要事项的文档，需履行相应审批程序。第五条文档流转与签批文档在流转过程中，应建立规范的签收、登记制度。签批人员应认真审阅，明确签署意见、姓名及日期。电子文档流转应通过单位指定的办公自动化系统进行，确保流转痕迹可追溯。第六条办毕文档处理承办人在文档办理完毕后，应及时对文档材料进行整理，区分需归档与不需归档两类。需归档的文档材料，应保持其成套性和完整性，连同相关附件、处理单等一并交本部门档案联络员或直接移交行政办公室归档。第三章文档的整理与归档第七条归档范围凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的各类文档材料，包括但不限于：（一）上级机关下发的与本单位相关的重要文件、指示、批复；（二）本单位对外发出的正式公文、函件、重要报告；（三）本单位内部形成的各类会议纪要、工作计划、总结、规章制度、统计报表；（四）本单位在各项业务活动中形成的具有凭证或参考价值的合同、协议、图纸、声像资料等；（五）其他应归档的重要材料。第八条整理要求（一）归档文档材料应齐全完整，手续完备。（二）遵循文件材料的形成规律和内在联系，进行科学分类、组卷（件）、排列、编号。（三）不同年度的文件一般不得混在一起；不同保管期限的文件应分别整理。（四）归档的电子文档应与纸质文档内容一致，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性，同时注明相应纸质文档的档号。第九条分类与编号文档档案的分类方法应根据本单位实际情况确定，可采用年度-机构（部门）-问题分类法或其他适宜的分类方法，并保持相对稳定。档案编号应具有唯一性和可识别性，便于检索。第十条归档时间（一）日常工作中形成的零散文件材料，应于次月初整理移交。（二）年度性、总结性、专题性文件材料，应在工作结束后一个季度内整理归档。（三）基建项目、科研课题等周期较长的工作形成的文件材料，应在项目或课题完成后三个月内整理归档。（四）电子文档应随办随归，或按规定定期批量归档。第四章档案的保管与利用第十一条库房管理档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设施。档案库房应保持整洁、安静，严禁吸烟和存放易燃易爆物品。第十二条档案存放档案应按照编号顺序有序存放于档案柜中。不同载体的档案应分别存放和保管。档案柜、架应有明确的指引标识。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。第十三条档案借阅（一）单位内部人员因工作需要借阅档案，须填写《档案借阅登记表》，经本部门负责人批准后，方可借阅。查阅涉密档案，须经单位分管领导批准。（二）外单位借阅档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经行政办公室负责人或单位分管领导批准。（三）档案借阅期限一般不超过规定时限，确需延长的，应办理续借手续。（四）借阅档案者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。未经批准，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。（五）档案一般不得带出档案库房。确因特殊情况需带出的，须经单位主要领导批准，并严格履行借阅登记手续，确保档案安全。第十四条档案复制与摘录经批准复制、摘录档案内容的，复制件须加盖档案管理部门证明章，摘录件须注明出处和摘录人，并与原件具有同等效力。涉密档案的复制、摘录按保密规定执行。第十五条档案归还借阅档案应按时归还。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确认无误后在《档案借阅登记表》上注销。发现档案有污损、缺页等情况，应及时报告并处理。第五章档案的鉴定与销毁第十六条档案保管期限根据档案的价值确定档案保管期限，分为永久、长期和短期三种。具体划分标准参照国家有关规定及本单位实际情况制定。第十七条档案鉴定成立档案鉴定工作小组，定期对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作小组由单位分管领导、行政办公室及相关业务部门人员组成。第十八条销毁程序（一）对经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，报单位分管领导和主要领导批准。（二）档案销毁前，应将《档案销毁清册》报上级档案管理部门备案（如规定需要）。（三）销毁档案时，必须有两人以上负责监销。监销人应在档案销毁后，在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期和方式。（四）严禁个人私自销毁档案材料。涉密档案的销毁，须按照国家保密规定执行。第六章电子文档档案管理第十九条电子文档的形成与积累各部门应指定专人负责本部门电子文档的形成、积累和整理工作，确保电子文档的真实性、完整性和有效性。电子文档的命名应规范统一，便于识别和管理。第二十条电子文档的归档与存储电子文档归档应符合国家相关电子文件归档与管理规范。归档的电子文档应采用符合长期保存要求的存储格式，并存储在单位指定的、安全可靠的服务器或存储介质中。重要电子档案应进行异地备份。第二十一条电子文档的安全管理建立健全电子文档安全保密制度，采取身份认证、权限控制、加密、防病毒等技术措施，防止电子文档被非法访问、篡改、泄露和丢失。定期对电子档案数据进行检测和维护，确保其可读可用。第七章责任与监督第二十二条管理责任行政办公室是本单位文档档案管理的职能部门，负责统筹、指导和监督全单位的文档档案管理工作。各部门负责人是本部门文档档案管理的第一责任人，应指定专人（档案联络员）负责本部门文档材料的收集、整理和向行政办公室移交工作。第二十三条人员要求档案管理人员应具备良好的政治素质和专业素养，忠于职守，廉洁奉公，熟悉档案业务知识，并保持相对稳定。档案管理人员工作调动时，应办理严格的档案交接手续。第二十四条监督检查单位应定期对各部门文档档案管理工作进行检查与考核，对在文档档案管理工作中做出显著成绩的部门和个人