报送宣传用品工作制度

PAGE报送宣传用品工作制度一、总则1.目的为规范公司报送宣传用品的管理，确保宣传用品的质量和使用效果，提高公司形象和品牌知名度，特制定本工作制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门及分支机构在报送宣传用品时的管理。3.基本原则合法性原则：报送宣传用品必须符合国家法律法规及相关行业标准。规范性原则：严格按照规定的流程和标准进行报送，确保宣传用品的质量和一致性。实效性原则：根据公司宣传需求和时间节点，及时报送宣传用品，保证宣传工作的顺利开展。节约性原则：合理控制宣传用品的制作和使用成本，避免浪费。二、报送宣传用品的范围1.公司宣传册：包括企业简介、产品介绍、服务内容、荣誉资质等方面的宣传资料。2.海报：用于张贴在公司办公区域、展会、活动现场等的宣传海报。3.宣传单页：针对特定产品、活动或服务制作的宣传单页。4.礼品：如带有公司标志的礼品、纪念品等，用于客户回馈、员工福利等。5.其他宣传用品：如宣传视频、PPT、展板等。三、报送流程1.需求提出各部门根据工作需要，提前填写《宣传用品需求申请表》，详细说明宣传用品的名称、用途、数量、制作要求、预计使用时间等信息。将申请表提交至部门负责人审核，部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，并签字确认。2.审核审批申请表经部门负责人审核后，提交至公司宣传部门。宣传部门对需求进行进一步审核，包括与公司整体宣传策略的一致性、内容的准确性、形式的合理性等。宣传部门审核通过后，将申请表提交至公司分管领导审批。分管领导根据公司实际情况和宣传重点，对需求进行最终审批。3.制作安排经审批通过的需求，由宣传部门负责安排制作。宣传部门根据宣传用品的类型和制作要求，选择合适的制作供应商，并签订制作合同。在制作过程中，宣传部门要与制作供应商保持密切沟通，及时了解制作进度和质量情况，确保宣传用品按时、按质完成。4.验收交付宣传用品制作完成后，制作供应商应及时通知宣传部门进行验收。宣传部门组织相关人员对宣传用品进行验收，验收内容包括外观、内容、质量等方面。验收合格的宣传用品，由宣传部门按照需求申请表中的要求进行交付。交付方式可根据实际情况选择邮寄、自取等。5.使用反馈各部门在使用宣传用品过程中，如发现问题或有任何建议，应及时反馈给宣传部门。宣传部门对反馈信息进行整理和分析，及时采取措施进行改进。四、制作要求1.内容要求宣传用品的内容必须真实、准确、合法，符合公司的企业文化和价值观。避免使用夸张、虚假、误导性的语言，确保宣传信息的可信度。内容应突出公司的核心优势和特色，具有针对性和吸引力。2.设计要求宣传用品的设计应符合公司整体形象和品牌风格，保持一致性。注重色彩搭配、排版布局和视觉效果，使宣传用品具有较高的观赏性和可读性。设计应简洁明了，避免过于复杂或繁琐的元素，确保信息能够快速传达给受众。3.质量要求宣传用品的制作材料应符合相关标准和要求，确保质量可靠。印刷质量要清晰、鲜艳，无模糊、重影、掉色等问题。对于礼品等宣传用品，要保证其工艺精细、品质优良。五、经费管理1.预算编制公司宣传部门根据年度宣传计划和各部门的需求，编制报送宣传用品的经费预算。预算内容包括制作费用、设计费用、印刷费用、运输费用等。经费预算应详细列出各项费用的金额和计算依据，并提交至公司财务部门审核。2.费用审批财务部门对宣传用品经费预算进行审核，审核通过后提交至公司领导审批。经审批后的经费预算作为宣传用品制作和使用的费用控制依据。3.费用报销宣传用品制作完成后，制作供应商应提供正规发票。宣传部门根据合同约定和验收情况，填写费用报销申请表，并附上相关发票、验收报告等资料。费用报销申请表经宣传部门负责人审核签字后，提交至公司财务部门进行报销。财务部门按照公司财务制度进行审核和支付。六、档案管理1.建立档案宣传部门负责建立报送宣传用品的档案，档案内容包括需求申请表、设计稿、制作合同、验收报告、发票等相关资料。档案应按照时间顺序和类别进行整理，确保资料的完整性和可查性。2.档案保管宣传用品档案应妥善保管，可采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案应存放在专门的档案柜中，电子档案应进行备份，并存储在安全的服务器或存储设备上。3.档案查阅公司内部人员如需查阅宣传用品档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的和查阅内容。申请表经宣传部门负责人审核签字后，方可进行查阅。查阅过程中应注意保护档案资料的安全和完整，不得擅自复印、涂改或损坏档案。七、监督与考核1.监督检查公司宣传部门定期对报送宣传用品的工作进行监督检查，检查内容包括流程执行情况、制作质量、经费使用等方面。对于发现的问题，及时督促相关部门进行整改，并跟踪整改情况。2.考核评价公司将报送宣传用品的工作纳入部门绩效考核体系，对各部门在宣传用品管理方面的工作进行考核评价。考核指标包括需求申报的准确性、及时性，宣传用品的质量和