董事会秘书工作制度

PAGE董事会秘书工作制度一、总则（一）目的为规范公司董事会秘书的工作行为，提高董事会运作效率，保障公司规范运作和股东合法权益，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《上市公司治理准则》等相关法律法规及公司章程的规定，结合公司实际情况，制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司董事会秘书及相关工作人员，以及与公司董事会秘书工作相关的各项事务。（三）基本原则1.依法合规原则董事会秘书的工作应严格遵守国家法律法规、规范性文件以及公司章程的规定，确保公司运作合法合规。2.忠实勤勉原则董事会秘书应忠实履行职责，维护公司利益，勤勉尽责地做好各项工作，为公司发展提供有力支持。3.信息披露准确及时原则保证公司信息披露的真实、准确、完整、及时，维护公司及股东的合法权益，树立公司良好的市场形象。二、董事会秘书的任职资格与职责（一）任职资格1.具有大学本科以上学历，从事秘书、管理、股权事务等工作三年以上，其中从事证券事务工作二年以上。2.掌握有关法律法规、规章、规范性文件及规则，具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识。3.具有良好的职业道德和个人品德，诚实守信，勤勉尽责，无违法违规行为记录。4.取得深圳证券交易所颁发的董事会秘书资格证书。（二）职责1.负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制定公司信息披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定。2.负责公司投资者关系管理和股东资料管理工作，协调公司与证券监管机构、股东及实际控制人、保荐机构、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通。3.组织筹备董事会会议和股东大会，参加股东大会、董事会会议、监事会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字确认。4.负责公司重大事项的报告工作，根据相关规定和要求，及时向董事会报告有关事项，并协助董事会制定相关决策。5.负责公司规范运作培训工作，组织公司董事、监事、高级管理人员及相关人员进行证券法律法规、公司章程等培训，协助前述人员了解各自在规范运作方面的职责和义务。6.负责公司治理相关工作，协助完善公司治理结构，健全内部控制制度，促进公司规范运作。7.负责公司内幕信息管理工作，制定内幕信息管理制度，防范内幕交易，确保公司内幕信息安全。8.负责公司证券事务档案管理工作，妥善保管公司股东大会、董事会会议文件、信息披露文件等资料。9.协助公司制定发展战略，参与公司重大决策的制定和实施，为公司提供专业意见和建议。10.负责与公司聘请的保荐机构、律师事务所、会计师事务所等证券服务机构保持良好沟通，协调相关工作。11.负责公司股权管理工作，包括股权登记、变更、转让等相关事宜，确保公司股权管理规范有序。12.负责公司董事会授权的其他事项。三、工作程序（一）信息披露工作程序1.信息收集与整理董事会秘书负责收集、整理公司生产经营、财务状况、重大事项等方面的信息，确保信息真实、准确、完整。2.信息审核与披露董事会秘书对收集到的信息进行审核，根据相关法律法规及公司章程的规定，确定信息披露的内容、方式、时间等。经审核无误后，组织相关人员进行信息披露。3.信息披露的监督与管理董事会秘书负责对公司信息披露工作进行监督和管理，确保信息披露工作符合规定要求。对违反信息披露规定的行为，及时采取措施进行纠正，并向董事会报告。（二）投资者关系管理工作程序1.制定投资者关系管理计划董事会秘书根据公司发展战略和经营情况，制定投资者关系管理计划，明确投资者关系管理的目标、内容、方式等。2.投资者沟通与交流通过多种方式与投资者进行沟通与交流，包括接听投资者咨询电话、接待投资者来访、举办业绩发布会、参加行业研讨会等，及时解答投资者的疑问，传递公司信息。3.投资者意见反馈与处理认真听取投资者的意见和建议，及时反馈处理结果。对投资者关注的热点问题，及时进行分析研究，并向董事会报告。4.投资者关系管理的评估与改进定期对投资者关系管理工作进行评估，总结经验教训，不断改进工作方法和方式，提高投资者关系管理水平。（三）会议组织工作程序1.会议筹备董事会秘书根据会议召开的时间、地点、议题等要求，组织相关人员进行会议筹备工作，包括起草会议通知、准备会议文件、安排会议场地等。2.会议通知与召集按照公司章程的规定，及时向董事、监事、高级管理人员等发出会议通知，确保参会人员按时参加会议。3.会议记录与纪要负责会议记录工作，准确记录会议讨论的内容、决议等。会后及时整理会议纪要，经与会人员签字确认后存档。4.会议决议的执行与监督跟踪会议决议的执行情况，及时向董事会报告。对违反会议决议的行为，督促相关人员进行纠正。四、信息披露管理（一）信息披露的内容与标准1.公司应按照法律法规、规范性文件及深圳证券交易所的规定，及时、准确、完整地披露公司的定期报告、临时报告等信息。2.定期报告包括年度报告、中期报告和季度报告。年度报告应在每个会计年度结束之日起四个月内编制并披露；中期报告应在每个会计年度的上半年结束之日起两个月内编制并披露；季度报告应在每个会计年度前三个月、九个月结束后的一个月内编制并披露。3.临时报告应在相关重大事件发生之日起及时披露。重大事件包括但不限于公司重大投资、重大合同签订、重大诉讼仲裁、关联交易、业绩预告、业绩快报等。（二）信息披露的方式与渠道1.公司信息披露主要通过深圳证券交易所指定的信息披露网站及符合中国证监会规定条件的媒体进行。2.公司还可根据需要，通过公司网站、新闻发布会、投资者热线等方式进行信息披露，但应确保披露信息的一致性和准确性。（三）信息披露的审核与审批1.公司信息披露文件由董事会秘书负责审核，确保信息披露内容符合法律法规及公司章程的规定。2.定期报告需经董事会、监事会审议通过后披露；临时报告涉及重大事项的，需经董事会或股东大会审议通过后披露。3.董事会秘书应将信息披露文件提交董事长、董事会、监事会等相关人员审批，并按照审批意见进行修改和完善。（四）信息保密管理1.董事会秘书应建立健全信息保密制度，加强对公司内幕信息的管理，防止内幕信息泄露。2.公司内幕信息知情人应严格遵守信息保密规定，不得利用内幕信息谋取私利。3.对涉及公司商业秘密、敏感信息等的信息披露，应采取必要的保密措施，确保信息安全。五、投资者关系管理（一）投资者关系管理的目标与原则1.目标通过加强与投资者的沟通与交流，增进投资者对公司的了解和信任，提升公司的市场形象和投资者满意度。2.原则（1）充分披露原则真实、准确、完整、及时地向投资者披露公司信息，确保投资者能够获取充分的信息进行投资决策。（2）合规运作原则严格遵守法律法规及公司章程的规定，规范投资者关系管理工作，维护公司和投资者的合法权益。（3）公平对待原则公平对待所有投资者，确保投资者在获取信息、参与决策等方面享有平等的权利。（二）投资者关系管理的主要内容1.信息沟通及时向投资者披露公司的经营情况、财务状况、发展战略等信息，回答投资者的咨询和疑问。2.投资者调研与接待安排投资者调研活动，接待投资者来访，为投资者提供了解公司的机会。3.业绩发布会定期举办业绩发布会，向投资者介绍公司业绩情况，解答投资者关注的问题。4.投资者关系维护通过多种方式加强与投资者的沟通与联系，维护良好的投资者关系。（三）投资者投诉与建议处理1.设立投资者投诉与建议渠道，包括电话、邮箱、信函等方式，方便投资者反映问题和提出建议。2.对投资者投诉与建议进行及时受理、登记和处理，确保投资者的诉求得到有效回应。3.将投资者投诉与建议处理情况及时反馈给投资者，并定期对投资者投诉与建议进行分析总结，不断改进公司工作。六、会议管理（一）董事会会议1.会议召集董事会会议由董事长召集和主持；董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持。2.会议通知董事会秘书应在董事会会议召开前[X]日将会议通知送达全体董事、监事及高级管理人员。会议通知应包括会议的时间、地点、议题、议程等内容。3.会议提案董事、监事、高级管理人员可在会议召开前向董事会秘书提交会议提案，董事会秘书对提案进行审核后，提交董事会审议。4.会议记录与纪要董事会秘书负责会议记录工作，会议记录应包括会议召开的时间、地点、主持人、出席人员、缺席人员、会议议程、会议讨论内容、决议等。会后及时整理会议纪要，经与会人员签字确认后存档。5.会议决议的执行与监督董事会秘书负责跟踪董事会决议的执行情况，及时向董事会报告。对违反董事会决议的行为，督促相关人员进行纠正。（二）股东大会1.会议召集股东大会由董事会召集，董事长主持；董事会不能履行或者不履行召集股东大会会议职责的，监事会应当及时召集和主持；监事会不召集和主持的，连续九十日以上单独或者合计持有公司百分之十以上股份的股东可以自行召集和主持。2.会议通知董事会秘书应在股东大会召开前[X]日将会议通知送达全体股东、董事、监事及高级管理人员。会议通知应包括会议的时间、地点、议题、议程、股权登记日等内容。3.会议提案股东可在股东大会召开前向董事会秘书提交会议提案，董事会秘书对提案进行审核后，提交股东大会审议。4.会议记录与纪要董事会秘书负责会议记录工作，会议记录应包括会议召开的时间、地点、主持人、出席人员、缺席人员、会议议程、会议讨论内容、决议等。会后及时整理会议纪要，经与会人员签字确认后存档。5.会议决议的执行与监督董事会秘书负责跟踪股东大会决议的执行情况，及时向董事会报告。对违反股东大会决议的行为，督促相关人员进行纠正。（三）监事会会议1.会议召集监事会会议由监事会主席召集和主持；监事会主席不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上监事共同推举一名监事召集和主持。2.会议通知董事会秘书应在监事会会议召开前[X]日将会议通知送达全体监事。会议通知应包括会议的时间、地点、议题、议程等内容。3.会议提案监事可在会议召开前向董事会秘书提交会议提案，董事会秘书对提案进行审核后，提交监事会审议。4.会议记录与纪要董事会秘书负责会议记录工作，会议记录应包括会议召开的时间、地点、主持人、出席人员、缺席人员、会议议程、会议讨论内容、决议等。会后及时整理会议纪要，经与会人员签字确认后存档。5.会议决议的执行与监督董事会秘书负责跟踪监事会决议的执行情况，及时向监事会报告。对违反监事会决议的行为，督促相关人员进行纠正。七、培训与考核（一）培训1.董事会秘书应定期组织公司董事、监事、高级管理人员及相关人员进行证券法律法规、公司章程等培训，提高公司规范运作水平。2.根据公司实际情况和监管要求，邀请专家学者、监管机构人员等进