合同履行监督工作自查报告

合同履行监督工作自查报告为落实上级单位关于加强企业合规管理、防范合同履约风险的工作要求，强化合同全生命周期管理，我们组织开展了2023年1月至2024年6月期间所有生效合同的履行监督全面自查工作。本次自查覆盖公司所有业务部门涉及的各类合同，采取“部门全面自查、联合工作组抽验”的方式开展：第一步由各业务部门对照本部门管理的合同，逐一梳理履约全流程节点，核对验收记录、付款凭证、沟通函件等原始资料，梳理存在的问题；第二步由合规部联合法务部、审计部组成专项工作组，按照30%的比例对各部门上报的合同进行抽核，对问题台账进行复核，同时对投诉多、金额大的重大合同进行100%核查，确保自查不走过场、不留死角。本次自查共梳理各类合同277份，具体分类统计情况如下：合同类型合同数量（份）正在履行（份）履行完毕（份）发现问题（份）问题占比（%）工程建设类321814721.88物资采购类12657691915.08服务类8942471617.98投融资类743228.57战略合作类532120.00其他类18711211.11合计2771311464716.97从自查结果来看，近年来我们推进合同规范化管理取得了一定成效，大部分合同能够按照约定正常履行，未发生重大履约风险事件，但对照合规管理的要求，仍发现各类履约问题47项，这些问题集中在多个层面，具体情况如下：首先是合同签订前端环节埋下的履约隐患，很多业务人员将合同履行监督的重心放在签订后的执行阶段，忽略了签订环节条款约定对后续履行的基础性影响，本次自查发现的47项问题中，有12项问题来源于合同条款约定不清晰，占比超过四分之一。最突出的表现是权责边界和质量标准约定模糊，比如2023年签订的园区三期绿化养护服务合同中，仅约定“乙方需定期做好病虫害防治、绿植修剪工作，保证园区绿植成活率达到95%以上”，既没有明确“定期”的具体频次，也没有约定不同季节的养护标准，更没有明确成活率达不到要求对应的扣罚标准。2024年入春后，园区灌木出现大面积蚜虫灾害，乙方三个月才开展一次消杀，导致部分灌木死亡，成活率仅为82%，我们按照约定想要扣罚服务费时，因为没有明确的扣罚比例约定，只能和乙方协商，最终仅扣减了12%的服务费，远不足以弥补重新补植灌木产生的近3万元额外支出。还有部分合同的价款支付节点与履约进度不匹配，比如部分工程类合同约定“进场施工后7个工作日内支付40%预付款”，远高于行业30%预付款的常规标准，也没有约定预付款对应的工程量抵扣要求，导致部分乙方拿到预付款后，拖延施工进度，甚至挪用资金采购其他项目的材料，本次自查就发现2份工程合同存在这类问题，其中一份道路改造工程，乙方拿到预付款后，仅完成了不到20%的工程量就停工拖延，导致项目延期两个多月，打乱了我们的园区开业计划，造成了可观的客流损失。此外，合同变更的流程约定缺失也是常见问题，接近六成的中小金额合同没有约定变更触发条件和审批流程，部分业务人员习惯口头约定变更，事后补签协议不及时，导致结算时出现争议，本次自查就发现3份物资采购合同，乙方口头答应调整供货品类，业务人员没有要求签订书面变更协议，最后供货的产品规格低于原合同约定，我们无法举证追究责任，只能接受降价收货的处理结果，前后损失近2万元。其次是履行过程中的动态监督不到位，缺位问题突出，这也是本次自查发现问题最多的板块，共26项问题，占比达到55%。首先是履约节点跟踪不及时，很多部门合同签订后就存入档案，没有建立动态的跟踪台账，全靠对接人个人记忆，一旦对接人工作繁忙或者岗位调整，就容易出现节点遗漏。比如2023年4月签订的办公设备采购合同，约定乙方提供12个月的免费上门维保服务，同时约定“甲方需在设备故障发生后7个工作日内报障，逾期报障乙方自动免责”，2024年2月，部门核心打印机出现故障，对接人刚调岗到位，不了解合同条款，耽误了12天才报障，乙方以此为由拒绝免费维保，我们最终自行承担了2400元的维修费用。本次自查中，我们还发现有11份合同的履约台账还是手工Excel表格，其中有3份台账因为对接人换岗，没有交接原始文件，台账信息不全，部分节点根本无法核对。其次是验收环节流于形式，没有发挥监督把关作用，很多业务部门验收就是走流程，签个字就算完成，不对合同约定的质量、数量进行现场核对，本次自查发现的11项验收问题中，有4项是验收未核实质检报告导致的质量问题，最典型的就是2023年的食堂食材配送服务项目，每季度的验收都只看乙方提供的肉品检疫合格证和蔬菜农残检测报告，没有自行抽测，2024年第一季度，当地市场监管局开展突击检查，抽测到配送的青菜农残超标，对我们单位作出了罚款5000元、警告的行政处罚，对单位的声誉造成了不良影响，事后我们排查才发现，乙方提供的检测报告是伪造的，但是因为我们验收没有留存抽测记录，也无法追究乙方的全部责任，最终仅扣除了当季度10%的服务费，远不足以覆盖处罚和声誉修复的成本。第三是债权债务跟进不及时，风险处置滞后，部分业务部门存在“多一事不如少一事”的心态，出现履约异常后不上报，拖着不处理，导致小风险变成大损失，本次自查就发现2份我们作为甲方已经支付全款、乙方未完成全部履约义务的合同，风险发生后业务部门隐瞒不报，拖了超过1年才发现，其中一份管理咨询服务合同，我们已经支付了18万元全款，乙方仅提交了初步报告，后续核心的方案优化和落地指导服务完全没有开展，发现的时候已经距离合同约定的履行截止日期过去10个月，虽然我们现在已经启动诉讼追讨，但是乙方已经搬迁，法定代表人联系不上，追讨难度很大，存在全部损失无法追回的风险。第三是监督责任体系不清晰，交接断档问题突出，本次自查发现5项问题都是因为责任交接不到位导致的，占问题总数的10.6%。我们原来的合同管理模式是“谁签约谁负责”，没有明确的履约责任转移交接流程，一旦项目负责人或者对接人调岗、离职，新的对接人不能及时掌握履约情况，就容易出现监督真空。比如2023年签订的智慧园区信息化开发项目合同，原项目负责人在2023年10月调到省外分公司工作，仅做了口头交接，没有移交合同原件、进度台账和沟通记录，新负责人到位后，根本不知道合同约定乙方每半个月提交一次进度周报，甲方需要在收到周报后3个工作日内反馈修改意见，逾期不反馈视为认可进度，结果连续三个月没有收到我们的反馈，乙方按照自己的开发进度完成了系统开发，交付后才发现核心的访客登记功能不符合我们的需求，但是按照合同约定，我们已经逾期默认了进度，只能额外支付12万元的修改费用，造成了不必要的损失。从表面看，本次自查发现的问题都是具体执行层面的疏漏，但从根源上看，主要存在四个方面的原因：一是全生命周期合同管理的意识没有树立到位，大部分业务部门对合同管理的认知还停留在“签完合同就完事”的阶段，认为合同管理是法务和合规部门的工作，业务部门只负责跑业务、落实需求，对履行过程中的风险监督不重视，甚至认为履行监督是额外的工作，增加工作量，所以应付了事，风险意识淡薄。二是制度流程不完善，存在明显的漏洞，我们原来的《合同管理办法》重点规范了合同签订的审批流程，对履行监督、验收、异常处置、交接等环节的规定非常笼统，没有明确各个环节的责任主体、上报时限、处罚标准，导致出现问题后，大家都不知道该找谁、该怎么处理，出现问题后也没有对应的追责机制，所以大家都不重视。三是信息化支撑不足，原来我们的合同管理系统只有合同上传存储功能，没有动态跟踪、节点预警、风险提醒的功能，所有的节点都靠人工记忆，很容易出现遗漏，而且不同部门的合同信息不共享，法务部门没法及时掌握履约动态，很难提前介入处置风险。四是考核激励机制不到位，原来我们没有把合同履行监督的情况纳入部门和个人的绩效考核，履约情况好不好和部门、个人的利益不挂钩，做好了没有奖励，出了问题也没有处罚，所以大家缺乏做好监督工作的动力。针对本次自查发现的问题，我们已经制定了“一问题一台账一责任人”的整改方案，具体整改安排如下：问题类别涉及合同数责任部门整改措施完成时限当前整改进度权责约定模糊埋下履约隐患12业务部门+合规部修订各类型合同示范文本，明确模糊条款表述2024年9月30日完成75%履约节点跟踪不到位15各业务部门+信息部升级合同管理系统增加节点预警功能2024年8月31日完成40%验收环节流于形式11业务部门+审计部出台《合同验收管理细则》，明确三方验收要求2024年7月31日完成90%责任交接断档5人力部+合规部建立合同履约交接制度，明确调岗交接流程2024年7月15日完成100%债权债务跟进不及时4法务部+业务部门对逾期债权启动追讨程序2024年10月31日完成50%除了逐项整改现有问题，我们还从机制层面出台了多项长效措施，确保从源头防范履约风险：第一，建立分类分级的合同履行监督机制，按照合同金额、风险等级将所有合同划分为三个等级，对金额超过500万元或者涉及投融资、股权合作的重大合同，成立由业务部门负责人、合规专员、法务专员组成的专项监督小组，每月召开一次履约调度会，核对进度，排查风险，每季度向分管领导提交履约监督报告；对金额在100万元到500万元之间的较大合同，由业务部门负责人每季度跟进一次履约情况，合规部每半年抽核一次；对金额100万元以下的一般合同，由对接责任人每月梳理节点，合规部每年抽查不低于10%的比例。同时针对不同类型的合同明确不同的监督重点，工程建设类合同重点监督进度节点、工程质量、设计变更、工程款支付比例，物资采购类重点监督交货时间、产品质量、质保期服务，服务类合同重点监督服务频次、服务满意度考核，从制度层面明确监督要求。第二，完善履约全流程管理制度，补上流程漏洞，先后出台了《合同履约节点管理细则》《合同验收管理办法》《合同变更管理规定》，明确要求所有合同签订后3个工作日内，业务部门必须建立履约台账，明确所有节点的时间、责任人和验收标准；出现履约异常，比如乙方逾期交货、质量不合格，必须在3个工作日内上报合规部和法务部，启动风险处置，逾期不上报的追究部门负责人责任；验收环节明确要求，金额超过50万元的合同必须由业务部门、审计部、合规部三方共同到场验收，验收必须留存现场记录、影像资料、质量检测报告，不合格的必须要求乙方限期整改，整改不到位不得出具验收合格报告，不得支付尾款；合同变更必须签订书面协议，变更金额超过原合同10%的，必须重新走合规审查和审批流程，严禁口头变更、先干后补。第三，升级合同管理信息系统，强化技术支撑，目前已经完成了系统升级的需求梳理，计划在8月底前上线节点预警和风险推送功能，将所有合同的履约节点、付款节点、验收节点、质保期到期节点全部录入系统，系统提前7天自动向责任人和部门负责人发送OA提醒和短信提醒，逾期未处理的自动发送预警；设置风险阈值，乙方逾期履约超过15天的，系统自动触发红色预警，推送给法务部和分管领导，实现风险早发现早处置；同时系统增加了履约交接模块，对接人调岗的时候，必须在系统内完成所有负责合同的台账、资料、节点交接，交接完成后人力部门才能办理调岗手续，从流程上避免交接断档问题。第四，建立考核激励和责任追究机制，将合同履行监督情况纳入部门年度绩效考核，权重占比10%，对全年未发生履约风险事件、监督工作到位的部门，给予绩效考核加分，对发生重大履约风险给单位造成损失的，扣除对应部门的绩效考核分数，同时追究相关责任人的责任，根据损失大小扣除绩效奖金、取消评优资格，情节严重的依规追究责任；同时建立风险奖励机制，对及时发现履约风险、避免单位损失的个人，给予避免损失金额1%到5%的奖励，去年我们有个业务对接人提前发现乙方资金链断裂，及时上报终止合同，避免了210万元的损失，我们已经按照规定给予了1万元的奖励，充分调动了大家主动监督的积极性。本次自查全面梳理了我们合同履行监督中存在的问题，下一步我们将持续推进问题整改，确保所有问题在10月底前全部整改到位，同时建立长效监督机制：一是每半年组织一次合同履行监督常态化自查，每年组织一次全面排查，及时发现新的风险隐患；二是每季度组织一次业务部门合同管理培训，重点讲解履约风险防范