公司刻章工作制度

PAGE公司刻章工作制度总则1.目的为规范公司刻章行为，加强印章管理，维护公司合法权益，特制定本制度。本制度旨在确保公司印章的刻制、使用、保管等环节符合法律法规及行业标准要求，保障公司运营的合法性、规范性和安全性。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司涉及的各类印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。3.基本原则依法依规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保印章管理活动合法合规。专人负责原则：明确专人负责印章的刻制、使用、保管等工作，做到责任清晰。安全保密原则：采取有效措施确保印章安全，防止印章被盗用、冒用、丢失等情况发生，对印章使用过程中的信息严格保密。审批监督原则：印章的刻制、使用等必须经过严格审批，加强监督检查，确保印章使用规范。印章刻制1.刻制申请因工作需要刻制印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、数量等信息。申请表需经部门负责人签字审核，报公司分管领导审批同意。2.选择刻章单位公司应选择具有合法资质、信誉良好的刻章单位进行印章刻制。刻章单位必须持有公安机关颁发的《特种行业许可证》。公司行政部门负责对拟选择的刻章单位进行资质审查，审查内容包括营业执照、特种行业许可证、经营范围等，并留存相关证明材料。3.刻制过程监督在印章刻制过程中，公司行政部门应安排专人现场监督，确保刻制的印章符合公司要求和法律法规规定。监督人员应检查刻章单位的刻制设备、工艺、材料等是否符合标准，对印章的样式、规格、文字等进行核对，确保与申请内容一致。4.印章领取与备案印章刻制完成后，由公司行政部门指定专人领取，并进行严格的验收。验收合格后，填写《印章领取登记表》，详细记录印章名称、规格、数量、领取日期、领取人等信息。公司行政部门应及时将新刻制的印章向公安机关进行备案登记，备案信息包括印章名称、样式、规格、使用范围等。同时，将印章备案情况告知公司财务部门、法务部门等相关部门。印章使用1.使用范围公司公章用于以公司名义对外签订合同、协议、文件、信函等，以及办理各类行政事务、财务事务、人事事务等。合同专用章用于签订各类经济合同、业务合同等。财务专用章用于办理公司财务收支、结算、税务申报等相关财务业务。法定代表人章用于特定的法律文件、授权委托书等，代表法定代表人行使职权。部门章用于部门内部的文件、通知、报表等的盖章，不得对外使用。2.使用审批印章使用前，必须填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期、申请人等信息。申请表需经部门负责人签字审核，涉及合同签订、重大事项决策等重要文件的用印，还需报公司分管领导、法定代表人审批同意。3.用印登记印章管理人员应按照审批后的《印章使用申请表》进行用印登记，填写《印章使用登记表》，记录用印日期、用印事项、用印文件名称、份数、申请人、审批人等信息。用印登记应及时、准确、完整，确保每一次用印都有详细记录，便于查询和追溯。4.印章加盖印章管理人员应严格按照审批意见和用印范围加盖印章，确保印章加盖在文件的正确位置，并清晰、端正、完整。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因特殊情况确需在空白纸张上加盖印章的，必须经公司法定代表人批准，并在空白纸张上注明用途、有效期限等信息。5.用印监督涉及重要文件、合同等用印时，印章管理人员应在现场监督用印过程，确保用印与审批内容一致，防止违规用印。如遇紧急情况需立即用印且无法及时履行审批手续的，经公司分管领导同意后，可先进行用印，但事后必须及时补办审批手续。印章保管1.保管人员公司应指定专人负责印章保管，保管人员应具备责任心强、保密意识高、工作认真细致等条件。印章保管人员不得兼任其他不相容岗位，如出纳、会计等。2.保管场所印章应存放在安全可靠的保管场所，配备必要的安全设施，如保险柜、密码锁等，确保印章安全。严禁将印章随意放置或交予他人代管，保管场所应保持整洁、干燥，防止印章受潮、损坏。3.保管要求印章保管人员应妥善保管印章，确保印章存放有序，便于查找和使用。每天下班前，印章保管人员应对印章进行检查，确认印章是否存放安全，并将保管场所门窗关闭、上锁。印章保管人员因特殊原因需要临时离岗时，应将印章交予公司指定的临时保管人员，并办理交接手续。临时保管人员在保管印章期间，应严格遵守印章保管制度，不得擅自使用印章。4.印章交接印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，必须办理严格的交接手续。交接手续应包括填写《印章交接清单》，详细记录交接的印章名称、规格、数量、交接日期、交接双方等信息。交接双方应在《印章交接清单》上签字确认，并由公司行政部门负责人监交。交接完成后，原印章保管人员应将印章使用登记册、相关文件资料等一并移交新的保管人员。印章停用与销毁1.停用情形因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因，印章不再使用时，应及时办理停用手续。印章停用后，应在公司内部发布通知，告知各部门及相关人员停止使用该印章。2.停用登记印章保管人员应填写《印章停用登记表》，详细记录印章停用日期、停用原因、印章名称、规格、数量等信息。《印章停用登记表》应报公司行政部门备案，同时告知公司财务部门、法务部门等相关部门。3.销毁程序对于停用的印章，公司应按照规定进行销毁。销毁印章前，应填写《印章销毁申请表》，经公司分管领导、法定代表人审批同意。印章销毁应采用粉碎、焚烧等不可恢复的方式进行，确保印章无法再次使用。销毁过程应由公司行政部门安排专人监督，并填写《印章销毁登记表》，记录销毁印章的名称、规格、数量、销毁日期、销毁方式、监督人等信息。印章销毁后，《印章销毁申请表》、《印章销毁登记表》等相关资料应妥善保存，以备查阅。监督检查与责任追究1.监督检查公司行政部门应定期对印章管理情况进行监督检查，检查内容包括印章刻制、使用、保管等环节是否符合制度规定，用印登记是否准确完整，印章保管场所是否安全等。公司财务部门、法务部门等相关部门应配合行政部门做好印章管理的监督检查工作，对发现的问题及时提出整改意见。2.责任追究对于违反本制度规定，擅自刻