2026年档案管理员文书归档专业题库及答案

2026年档案管理员文书归档专业题库及答案一、单项选择题1.根据《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），下列哪类文件不属于文书归档范围？A.本单位召开重要会议的通知、报告、决议B.上级机关针对本单位的批复、指示C.本单位内部事务性便签（无查考价值）D.本单位与其他单位签订的有效合同答案：C2.某单位2025年形成的《关于2025年度财务审计的报告》，其保管期限应定为？A.永久B.30年C.10年D.5年答案：B（注：反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，一般划定为30年保管期限）3.归档文件分类时，采用“年度-机构（问题）-保管期限”三级分类法，其中“机构”指的是？A.文件形成或承办的内部部门B.文件涉及的外部协作单位C.档案管理机构D.行业主管机构答案：A4.电子文件归档时，元数据应至少包含文件的？A.颜色模式B.创建者、形成时间、格式C.分辨率D.缩略图答案：B（依据GB/T18894-2016，元数据需包含描述文件内容、背景和结构的信息）二、判断题1.跨年度形成的文件（如2025年12月起草、2026年1月印发的通知），应归入文件办结年度（2026年）归档。（）答案：√2.归档文件编号时，“件号”应按室编件号和馆编件号分别编制，室编件号需与馆编件号完全一致。（）答案：×（室编件号是单位内部整理时的编号，馆编件号由档案馆接收后重新编制，无需一致）3.电子文件归档后，原生成部门可立即删除备份，由档案部门统一保管。（）答案：×（电子文件归档后，原部门需至少保留1年备查，确保归档文件的完整性和可用性）三、简答题1.简述文书归档的“齐全完整”原则具体要求。答案：要求归档文件应涵盖本单位各项职能活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件与电子文件、正文与附件、正本与定稿、转发文与原文等；避免遗漏重要文件（如会议记录、重大决策过程文件）；对破损、字迹模糊的文件需进行修复或复制，确保归档文件内容和形式的完整。2.电子文件归档时，对文件格式有哪些具体要求？答案：优先采用开放、通用的格式（如PDF/A、OFD、XML），避免使用专有格式（如WPS旧版本、早期CAD格式）；文本类电子文件建议转换为不可修改的PDF/A格式；图像类文件推荐使用TIFF或JPEG2000；表格类文件可保留XLSX或CSV格式；需确保归档格式能长期可读，必要时提供格式转换说明或软件信息。四、案例分析题某单位2025年文书归档时，档案员发现以下问题：（1）办公室提供的2025年会议记录仅包含结论性纪要，讨论过程原始记录缺失；（2）财务部门移交的电子会计凭证为JPG格式，未标注经办人和审批人信息；（3）人事部门一份《2024-2025年度员工培训计划》（2024年起草，2025年印发）被归入2024年归档。请分析问题并提出整改措施。答案：问题分析：（1）会议记录缺失讨论过程原始记录，违反“齐全完整”原则，无法全面反映决策过程；（2）电子会计凭证格式不规范（JPG非推荐长期保存格式），元数据缺失（经办人和审批人信息），影响后续查考；（3）跨年度文件分类错误，应归入文件印发年度（2025年）归档。整改措施：（1）要求办公室补充2025年会议讨论过程原始记录，与结论性纪要一并归档；（2）财务部门需将JPG格式会计凭证转换为PDF/A或OFD格式，并补充元数据（经办人、审批人、形成时间），重新移交归档；（3）