办公档案室卫生管理制度

办公档案室卫生管理制度层级分类具体执行内容一级：1档案室卫生管理责任体系本制度适用于单位所有办公档案室全区域的卫生管理工作，围绕档案实体安全、工作人员职业健康、公共服务环境优化三个核心目标建立管控体系，所有进入档案室的人员都必须遵守本制度的各项要求二级：1.1管理责任划分明确档案室卫生实行“谁主管、谁负责，分区包干、责任到人”的管理原则：单位办公室分管档案工作的负责人为第一责任人，全面统筹档案室环境卫生管理的制度落地、物资调配、监督考核工作，对档案室卫生质量负领导责任；专职档案管理员为直接责任人，承担日常卫生维护、清洁作业组织、卫生检查登记、问题整改落实等具体工作，对档案室卫生质量负直接管理责任；外聘档案整理加工、数字化加工团队，承担自身作业区域的卫生清洁责任，服从档案管理员的统一卫生调度管理，作业产生的垃圾必须自行按要求清运；外来查阅人员、访客仅允许在指定的查阅服务区活动，产生的垃圾必须自行投放至指定垃圾桶，不得随意丢弃杂物，档案管理员有权对违规行为进行纠正，对拒不配合的人员可以拒绝提供查阅服务。二级：1.2卫生管理核心要求档案室卫生管理必须满足三个核心要求：一是档案安全优先，所有清洁作业、消杀操作都必须以不损坏档案、不污染档案为前提，严禁为了清洁卫生损伤档案实体；二是常态化防控，卫生维护不能集中突击，必须落实到每日、每周的日常工作中，从源头避免灰尘、潮气、霉菌、虫害侵蚀档案；三是全区域覆盖，没有卫生死角，不仅档案库房要达标，公共服务区、加工区、辅助功能区都要满足卫生要求。一级：2分级日常清洁作业管理建立“每日基础清洁、每周深度清洁、月度全域清洁”的三级清洁体系，明确不同频率清洁的具体任务，避免清洁遗漏二级：2.1每日班前班后基础清洁每日上班前15分钟，档案管理员必须完成公共区域的基础清洁作业：第一步整理查阅区的桌椅、用品，将上一位访客遗留的纸张、水杯、一次性用品等杂物全部清理干净，查阅桌面用专用不掉毛干绒布擦拭，不得残留手印、灰尘、水渍，座椅归位摆放整齐；第二步清理所有区域的垃圾桶，只要垃圾容量超过二分之一就必须清运，严禁留存垃圾过夜，清运后将垃圾桶内外壁擦拭干净，重新套好新的食品级垃圾袋；第三步整理档案整理加工区，将零散待加工、加工完成的档案分别放入指定暂存区，清理加工台面上的废纸边、装订余料，清扫台面碎屑，工具归位摆放；第四步用专用软扫帚清扫所有区域的地面，墙角、家具缝隙、档案架底部等扫帚扫不到的位置，用小号毛刷清理出杂物，不得残留纸屑、线头、塑料包装等杂物。每日下班后，除了重复基础清洁，还要检查所有门窗是否关严，避免夜间降雨飘水、扬尘大量进入，关闭非必要用电设备，将当日所有清洁垃圾全部带离档案室，不得留在室内过夜。每日清洁完成后，要做好简单登记，记录当日发现的异常问题，比如窗台渗水、角落有霉点等，及时上报处理。二级：2.2每周深度清洁作业每周五下午下班前预留1小时开展全档案室深度清洁作业，在完成每日基础清洁的基础上，追加以下清洁任务：第一，对档案库房、公共区域的过道地面进行拖拭，必须使用拧干到不滴水的棉拖布，拖拭后开窗通风15分钟散除潮气，避免地面潮气上升升高库房湿度，影响档案保存；第二，对档案架顶层、侧面、底部的积灰进行擦拭，遵循“擦拭一个、归位一个”的原则，不得将档案架顶层所有档案盒全部取下堆在地面，避免档案混乱、沾污，擦拭必须用不掉毛的干棉布，严禁使用湿抹布，防止水汽渗入档案架导致档案受潮；第三，对查阅区的沙发、窗帘、宣传架用吸尘器吸附表面灰尘，沙发缝隙的杂物用毛刷清理出来，不可拆洗窗帘每周深度清灰一次，可拆洗窗帘每三个月拆洗一次；第四，对窗户玻璃、窗台进行清洁，玻璃用专用玻璃清洁剂搭配刮水器清理，不得残留水印，窗台用干布擦干，不得残留水渍流到窗台缝隙造成受潮；第五，对空调、除湿机的进风口、排风口表面清灰，去除附着的浮尘，保证设备通风顺畅。二级：2.3月度全域卫生清洁消杀每月最后一个工作日开展全域无死角清洁消杀，在完成每日、每周清洁任务的基础上，追加以下内容：第一，移动密集架分段清理，对密集架轨道缝隙、架体背后、档案柜间隙这些日常清扫不到的位置进行清灰，清理出来的杂物、积灰全部清运，清理完成后将密集架归位，过程中轻移轻放，避免碰撞损坏档案；第二，对墙面、天花板、门顶的积灰、蜘蛛网进行清理，用长杆鸡毛掸子轻扫，避免扬尘落到档案上，清扫完成后再用吸尘器吸附地面掉落的浮尘；第三，对门窗密封条、门缝、窗缝的污垢进行清理，缝隙用毛刷沾少量75%酒精擦拭，既去除污垢又起到消毒作用，避免密封条藏污纳垢发霉；第四，按照规范比例配制对档案无害的低毒杀虫剂、杀菌剂，对库房角落、设备缝隙、杂物间、卫生间进行消杀，消杀时避免药剂直接接触档案，消杀后关闭门窗密闭1小时，再开窗通风半小时排出残留药剂气味；第五，月度清洁完成后，填写完整的清洁记录，记录清洁时间、完成内容、发现的卫生隐患、整改情况，存档备查。一级：3功能分区专项卫生管控针对档案室不同功能区域的特点，制定差异化卫生管控标准，满足不同区域的使用需求二级：3.1档案存储库房区卫生管控档案库房是卫生管控核心区域，执行“少灰尘、无潮气、无虫霉、无杂物”的四无标准，具体要求：第一，库房内严禁存放任何与档案管理无关的物品，严禁存放食品、饮料、化妆品、私人生活用品，严禁任何人在库房内进食饮水，从源头上避免吸引鼠虫，避免食物残渣发霉污染空气；第二，档案摆放必须整齐有序，档案盒表面的积灰每季度统一擦拭一次，擦拭时沿档案盒侧面顺向擦拭，不得打乱档案排列顺序，不得随意打开档案盒擦拭内页，避免灰尘落到档案纸张上，擦拭用的干棉布每两天清洗一次，保持棉布本身清洁，避免交叉污染；第三，库房门口必须放置厚款防滑除尘地垫，地垫每周拍打清灰一次，每月清洗一次，进入库房的工作人员必须换干净工作鞋，避免将外面的泥土、灰尘带进库房；第四，日常巡查中如果发现角落有灰尘堆积、档案盒表面有霉点斑点，必须立即处置，轻微霉点用干净的干绒布轻轻擦拭，放在通风处晾干，严重霉斑要转移到专门的隔离消毒区处理，避免霉菌孢子扩散污染其他健康档案；第五，密集架轨道缝隙内的积灰每周清理一次，用毛刷扫出积灰后用吸尘器吸走，不得让积灰长期留在轨道内，既影响密集架移动，也容易受潮发霉产生异味。二级：3.2档案查阅服务区卫生管控查阅服务区是对外服务窗口，既要保障档案安全，也要保障服务体验，具体要求：第一，查阅桌面实行随用随清，每一位查阅人员离开后，档案管理员都要立即清理桌面，整理座椅，将查阅完成的档案及时归还入库，不得将档案留在查阅区过夜；第二，查阅区设置专门的分类垃圾桶，分别投放可回收废纸和其他垃圾，严禁查阅人员随地丢弃杂物，严禁在墙面、桌面乱涂乱画，如果发现有污渍、笔迹，立即用中性清洁剂擦拭干净，保持墙面桌面干净无痕迹；第三，公共直饮水机的出水口每周用酒精消毒一次，每月清理一次接水盘的积水水垢，提倡查阅人员自带饮水杯，公共水杯每次使用后清洗消毒放入消毒柜存放；第四，查阅区摆放的档案查阅指南、宣传资料要定期整理，撤下破损、积灰的旧资料，补充新资料，保持宣传架干净整齐无积灰；第五，查阅区全面禁烟，严禁携带气味浓烈的食物、有刺激性气味的物品进入，保持室内空气清新无异味，每日至少开窗通风两次，每次不少于30分钟，保持空气流通，夏季开空调时也要保证每日通风，避免密闭空间空气浑浊。二级：3.3档案整理加工区卫生管控档案整理、数字化加工过程会产生大量碎屑、废料，卫生管控核心是避免废料堆积污染，具体要求：第一，加工台面上当日产生的加工废料当日必须清理，废纸边、装订余料装入专用密闭废料箱，废料箱装满三分之二就必须清运到单位指定垃圾站，不得堆放在加工区过夜，更不能堆放在档案库房门口；第二，装订用的胶水、打孔机、装订机每次使用完都要清理，胶水瓶口擦干净避免结块，打孔机内的纸屑每周清理一次，避免纸屑堆积掉进设备内部损坏机器，同时避免纸屑散落污染环境；第三，数字化加工过程产生的碎纸、灰尘，每日加工结束后用吸尘器清理，扫描设备的玻璃面板每次使用完用专用镜头纸擦拭，不得留下手印、灰尘，避免影响扫描清晰度，严禁用酒精直接擦拭玻璃面板，避免腐蚀防反光涂层；第四，待整理的零散档案和整理完成的档案分区存放，不得混堆在地面，零散档案整理完成后要先清理掉表面浮灰再装入档案盒，避免把污染物带入库房；第五，加工人员的工作服、工作鞋要定期清洗，保持干净无异味，接触过带霉斑老旧档案后要及时洗手消毒，避免霉菌扩散。二级：3.4辅助功能区卫生管控辅助功能区包括设备机房、杂物存放间、配套卫生间，具体管控要求：第一，存放档案服务器、密集架控制系统、UPS电源的设备机房，卫生要求保持干燥清洁，每周擦拭一次设备表面积灰，必须用干棉布，严禁使用湿抹布，每月用吸尘器清理设备进风口的积灰，避免积灰影响设备散热，机房内严禁存放任何杂物，保持消防通道畅通，严禁在机房内进水、进食，避免短路招虫；第二，杂物存放间仅允许存放清洁工具、备用档案装具、闲置办公物资，严禁存放有毒有害物品、易燃易爆物品、过期消杀药剂，杂物分类摆放在货架上，不得堆在地面，每月清理一次，处置闲置无用的物品，地面每周清扫一次，货架每月擦灰一次，保持干燥通风，避免杂物发霉；第三，档案室配套卫生间要随时保持清洁，每次使用后及时冲水，台面无积水水渍，便池无污垢，每日消毒一次，垃圾每日清运，放置天然香薰除味，保持无异味，卫生间门口做好防水挡条，避免漏水渗到档案区域。一级：4特殊档案与载体卫生防护针对不同类型的档案载体，制定针对性卫生防护要求，保障特殊档案安全二级：4.1纸质档案卫生防护纸质档案是档案室最常见的载体，防护要求：第一，刚接收进室的档案必须先做清灰消毒处理才能入库，具体流程为：将档案平铺在专用清洁台，用软毛刷轻轻刷去档案表面、侧缝的积灰，浮尘用专用带过滤网的吸尘器吸走，避免扬尘扩散，如果档案携带明显霉斑、虫蛀痕迹，要先放到专门的隔离消毒室进行低温消杀，确认没有霉菌孢子、虫卵后再入库，不得直接和健康档案混放；第二，长期存放的纸质档案每两年进行一次全面清灰检查，排查是否有霉斑、虫蛀痕迹，清理过程中不能用水洗，不能用漂白剂擦拭，避免损坏档案字迹；第三，借阅带出档案室的档案归还时，必须先检查档案表面是否沾有污渍、水渍、灰尘，清理干净后再归还入库，避免将外部污染物带入库房。二级：4.2特殊载体档案卫生防护照片、胶片、光盘、磁带、实物等特殊载体，差异化防护要求：第一，照片档案、胶片档案，不能用手直接接触乳剂层面，清理积灰只能用专用软毛刷轻轻清扫，或者用吹风机冷风吹走积灰，不能来回擦拭，避免划伤乳剂层，存储盒每半年清灰一次，保持存储环境干燥，避免发霉；第二，光盘、U盘等电子载体，清理表面污渍只能用干净棉柔巾从中心向边缘单向擦拭，不能转圈擦拭，避免划伤数据面，严禁用酒精等有机溶剂擦拭，避免腐蚀保护层，载体存放盒每月清灰一次，避免积灰发霉；第三，实物档案，金属类实物定期用干布擦拭，保持干燥避免生锈，木质类实物定期检查虫蛀痕迹，每年做一次低毒防虫处理，棉麻织物类实物定期晾晒吸尘，避免发霉生虫，根据不同材质选择合适的清洁方式，不得损伤实物原貌。二级：4.3珍贵老旧档案特殊卫生防护珍贵档案、老旧历史档案纸张老化、材质脆弱，防护要求更高：第一，珍贵档案一般存放在专门的恒温恒湿柜中，每周擦拭一次恒温恒湿柜外表面，柜内积灰每季度清理一次，清理时必须佩戴干净的纯棉手套，不能直接用手接触档案，避免手上的汗渍、油脂污染纸张；第二，老旧档案容易掉渣掉粉，清理浮灰只能用吹风机冷风轻吹，或者用软毛刷轻扫，不能沾水，不能过度消毒，避免损坏档案本身；第三，珍贵档案严禁带出库外清洁，清洁作业必须在专门的档案修复室进行，清洁产生的污染物及时密封清运，避免霉菌孢子扩散。一级：5清洁工具与消杀物资管理规范清洁工具和消杀物资的管理，避免交叉污染和安全隐患二级：5.1清洁工具分类管理档案室清洁工具实行分区专用，严禁跨区域混用，具体要求：第一，档案库房专用的清洁工具（干棉布、毛刷、扫帚、吸尘器）不得拿到查阅区、加工区、卫生间使用，避免交叉污染；第二，所有可清洗的清洁工具用完后及时清洗，干棉布、拖布清洗后晾干存放，避免发霉产生异味，吸尘器的集尘袋每次用完清空，每周清洗一次集尘袋；第三，所有清洁工具都要存放在杂物间指定位置，分类挂放摆放，不得随意放在档案库房或查阅区，避免占用空间、沾污档案；第四，出现掉毛、掉渣、损坏的清洁工具要及时更换，不得继续使用，避免碎屑毛发留在档案区域造成污染。二级：5.2消杀物资规范管理第一，档案室使用的消杀药剂必须选择档案专用、对人体低毒、无腐蚀性的产品，严禁使用剧毒、气味浓烈的药剂，避免污染档案和危害人体健康；第二，消杀药剂必须存放在专门的带锁储物柜中，远离档案存放区，避免药剂泄漏污染档案，过期药剂要及时按照有害垃圾规范处置，不得继续使用；第三，消杀用的喷壶、工具专用，用完后清洗干净，和药剂一起锁存，避免无关人员接触；第四，每次使用消杀药剂要做好登记，记录使用时间、区域、药剂名称、使用量，存档备查。一级：6卫生检查与监督考核建立完善的检查考核机制，保障制度落地二级：6.1分级检查机制第一，日常自查：档案管理员每日班前班后开展卫生自查，发现问题立即整改，检查内容包括地面干净度、垃圾清运、库房漏水痕迹、霉味虫迹，做好每日检查登记；第二，每周抽查：分管档案工作的办公室负责人每周开展一次卫生抽查，抽查重点是库房卫生死角、特殊档案防护、清洁工具管理，发现问题下达整改要求，要求当日整改完成；第三，月度全检：单位办公室组织开展月度全面检查，对所有区域的卫生进行排查，检查结果纳入档案管理员的月度绩效考核；第四，季度联检：单位安全管理部门和档案管理部门联合开展季度检查，重点排查卫生安全隐患，比如霉菌滋生、虫害隐患、漏水污染风险，及时发现解决问题。二级：6.2奖惩考核机制第一，月度卫生检查达标，符合所有要求的，不扣除绩效，评分排名靠前的给予绩效加分，或者在单位内部通报表扬；第二，检查发现问题，责令限期整改，逾期不整改的，扣减直接责任人的绩效，因为卫生管理不到位导致档案发霉、虫蛀、损坏的，追究直接责任人的责任，按照单位档案管理规定进行处罚；第三，外聘加工团队作业区域卫生多次不达标的，扣除相应的服务费用，整改后仍不