高校保密文件流转管理导则(试行)

高校保密文件流转管理导则(试行)1范围本导则规定了高校保密文件流转管理的流程、要求和相关措施，适用于高校内部涉及国家秘密、工作秘密等保密文件的流转管理工作。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本导则的引用而成为本导则的条款。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本导则。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本导则。《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》《国家秘密载体管理规定》3术语和定义保密文件：指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载国家秘密、工作秘密信息的纸介质、光介质、电磁介质等各类物品。文件流转：指保密文件从生成、收发、传递、使用、保存到销毁的全过程。4职责分工4.1保密工作领导小组负责领导和统筹高校保密文件流转管理工作，制定保密文件流转管理的政策和制度。定期研究和解决保密文件流转管理中的重大问题，监督和检查保密文件流转管理工作的执行情况。4.2保密办公室负责组织制定和完善保密文件流转管理的具体操作流程和细则。对保密文件流转过程进行监督和指导，开展保密教育培训和宣传工作。处理保密文件流转过程中的违规行为和泄密事件。4.3文件生成部门负责保密文件的起草、审核和定密工作，确保文件的密级确定准确、标识规范。按照规定格式和要求制作保密文件，并及时将文件传递给相关部门或人员。4.4文件收发部门负责保密文件的接收、登记、分发和归档工作，建立完善的文件收发台账。对接收的保密文件进行严格检查，确保文件的完整性和安全性。4.5文件使用部门和人员严格按照规定的范围和权限使用保密文件，不得擅自扩大使用范围或向无关人员泄露文件内容。妥善保管保密文件，采取必要的保密措施，确保文件不丢失、不损坏。4.6文件销毁部门负责保密文件的销毁工作，制定销毁方案，确保销毁过程符合保密要求。对销毁的保密文件进行详细记录，存档备查。5文件生成5.1定密文件生成部门在起草保密文件时，应当依据国家有关保密法律法规和保密事项范围，对文件进行定密。定密应当遵循“最小化”原则，准确确定文件的密级、保密期限和知悉范围。定密过程应当有记录，定密责任人应当在文件上签署定密意见。5.2标识保密文件应当按照规定标注密级和保密期限，密级和保密期限的标注应当清晰、准确。标注位置应当醒目，一般标注在文件首页左上角。5.3制作保密文件的制作应当在符合保密要求的场所进行，使用的设备和存储介质应当符合保密规定。制作过程中产生的废纸、废页等应当及时销毁，不得随意丢弃。6文件收发6.1接收文件收发部门接收保密文件时，应当对文件的数量、外观、密级等进行检查，确保文件完整、无损坏。对接收的保密文件进行详细登记，登记内容包括文件名称、密级、份数、收发时间等。6.2分发文件收发部门应当按照文件的知悉范围和规定的流程进行分发，确保文件准确送达相关部门和人员。分发保密文件时，应当填写文件分发单，由接收人签字确认。6.3归档文件收发部门应当定期对保密文件进行归档，归档的文件应当按照密级、年度等进行分类整理。归档的文件应当建立电子和纸质档案，便于查询和管理。7文件传递7.1内部传递高校内部传递保密文件，应当通过机要交换、专人传递等方式进行，不得通过普通邮政、快递等方式传递。传递保密文件时，应当采取必要的保密措施，如使用专用文件袋、文件箱等，确保文件安全。7.2外部传递向校外传递保密文件，应当按照国家有关规定办理审批手续，通过机要通信、专人护送等方式进行。传递过程中应当严格遵守保密规定，确保文件不丢失、不泄露。8文件使用8.1使用范围文件使用部门和人员应当严格按照文件的知悉范围使用保密文件，不得擅自扩大使用范围。因工作需要扩大使用范围的，应当经过文件定密部门或保密办公室批准。8.2使用方式使用保密文件时，应当在符合保密要求的场所进行，不得在公共场所或无保密措施的环境中使用。不得擅自复制、摘抄、汇编保密文件，确因工作需要复制、摘抄、汇编的，应当按照规定办理审批手续。8.3借阅管理借阅保密文件应当办理借阅手续，填写借阅登记表，经部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过规定时间，如需延长借阅期限，应当办理续借手续。9文件保存9.1保存场所保密文件应当存放在符合保密要求的保险柜、文件柜等设备中，保存场所应当具备防火、防盗、防潮、防磁等条件。不同密级的保密文件应当分开存放，并有明显的标识。9.2定期检查文件使用部门和人员应当定期对保存的保密文件进行检查，确保文件的完整性和安全性。发现文件丢失、损坏等情况，应当及时报告保密办公室，并采取相应的措施进行处理。10文件销毁10.1销毁范围超过保密期限、已失去保存价值的保密文件，以及因工作需要不再使用的保密文件，应当及时销毁。10.2销毁审批文件销毁部门应当制定销毁方案，报保密办公室审批。销毁方案应当包括销毁文件的名称、数量、密级、销毁方式等内容。10.3销毁方式保密文件应当采用符合保密要求的销毁方式，如粉碎、焚烧等。销毁过程应当有专人监督，确保销毁彻底。10.4销毁记录文件销毁部门应当对销毁的保密文件进行详细记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、数量等。销毁记录应当存档备查。11监督检查11.1定期检查保密办公室应当定期对高校保密文件流转管理工作进行检查，检查内容包括文件的定密、收发、传递、使用、保存和销毁等环节。检查应当形成书面报告，对发现的问题及时提出整改意见。11.2不定期抽查保密办公室可以根据工作需要，对部分部门或