公共资源交易中心档案管理操作规范

公共资源交易中心档案管理操作规范一、总则1.1编制目的为规范公共资源交易中心（以下简称“中心”）档案管理工作，建立科学、系统、安全、高效的档案管理体系，确保交易活动形成的各类档案资料真实、完整、准确、安全，有效保护和利用档案信息资源，提升中心规范化、精细化管理水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合中心实际，制定本操作规范。1.2编制依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《机关档案管理规定》《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）《归档文件整理规则》（DA/T22）国家及地方关于公共资源交易管理的相关法规、规章及规范性文件中心内部管理制度1.3适用范围本规范适用于中心在履行公共资源交易服务职责过程中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录的管理活动，包括但不限于工程建设、政府采购、土地使用权和矿业权出让、国有产权交易等各类交易项目档案。1.4基本原则统一领导、分级管理：中心档案工作实行统一领导，由综合管理部门归口负责，各业务部门按职责分工协同管理。应归尽归、规范整理：凡在交易活动中形成的具有查考、利用价值的文件材料均应纳入归档范围，并按照统一标准进行规范化整理。确保安全、便于利用：采取有效措施保障档案实体与信息的安全保密，同时科学管理，便于中心内部及依法依规的外部查考利用。前端控制、全程管理：将档案管理要求嵌入业务流程各环节，实行从文件生成、流转到归档、保管、利用的全过程管理。资源整合、数字转型：积极推进传统载体档案数字化和原生电子档案管理，促进档案信息资源整合共享与深度开发。二、档案管理机构与职责2.1档案工作领导小组中心成立档案工作领导小组，由中心主要领导任组长，分管领导任副组长，各部门负责人为成员。主要职责包括：审定中心档案工作发展规划、规章制度和重要方案。研究解决档案工作中的重大问题和困难。协调各部门档案工作，督促检查档案管理责任落实情况。2.2综合档案室中心设立综合档案室，作为档案管理工作的具体执行机构，配备专职或兼职档案管理员。主要职责包括：贯彻执行国家档案法律法规和上级指示，制定并实施中心档案管理制度、业务标准和工作计划。负责中心各类档案（包括纸质档案、电子档案、声像档案等）的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研和移交工作。指导、监督、检查中心各业务部门的文件材料形成、积累、预立卷和归档工作。负责档案库房、设施设备的管理与维护，确保档案安全。组织开展档案数字化、信息化建设与管理工作。开展档案宣传、教育和业务培训。完成上级档案部门及中心领导交办的其他档案工作任务。2.3各业务部门各业务部门是档案材料的形成和积累部门，应指定一名兼职档案员负责本部门档案工作。主要职责包括：负责本部门在业务活动中形成的文件材料的收集、积累，确保其齐全、完整、准确。按照中心归档制度和要求，对本部门形成的文件材料进行初步整理、编目，在规定时间内向综合档案室移交。配合综合档案室做好档案的鉴定、利用、数字化等相关工作。遵守档案保密规定，确保本部门管理范围内档案材料的安全。三、档案分类与归档范围3.1档案分类体系中心档案采用“年度—问题（或机构）—保管期限”分类法进行划分，建立多级分类目录。一级类目主要包括：党群工作类：中心党组织建设、纪检监察、工青妇工作等形成的文件材料。行政管理类：中心行政事务、人事管理、财务管理、后勤保障、安全保卫等形成的文件材料。业务管理类：中心制定的各项交易规则、制度、流程、服务标准、统计分析报告等。交易项目类：按项目划分的各类公共资源交易活动全过程形成的文件材料，是中心档案的核心部分。声像实物类：重要活动、会议、现场的音像记录、照片、荣誉证书、奖牌等。会计档案类：会计凭证、会计账簿、财务报告等。基建档案类：中心办公场所建设、改造、大型设备安装等项目形成的文件材料。电子档案类：各业务系统产生的、具有保存价值的原生电子文件及其元数据。3.2交易项目档案归档范围交易项目档案应全面反映项目从受理到合同签订及后续服务的全过程。主要归档材料包括但不限于：3.2.1项目准备阶段项目登记（受理）表及项目基本信息。项目审批、核准或备案文件（复印件或扫描件）。招标人（采购人、出让人、转让方等）委托协议及授权书。经审核的招标（采购、出让、转让）公告、文件（含澄清、修改文件）。招标文件（资格预审文件）备案回执或相关记录。3.2.2项目交易阶段投标人（供应商、竞买人、受让方等）报名记录。资格预审（如有）相关评审报告及结果。投标（响应）文件接收记录。开标（开启）过程记录，包括签到表、开标一览表、唱标记录、音像资料等。评标（评审、谈判、询价）委员会组建资料及专家签到表。评标（评审）报告、评分汇总表及每位专家的评审记录。中标（成交）候选人公示材料及异议（质疑）处理相关文件。中标（成交）通知书及发出记录。交易服务费缴纳凭证。3.2.3项目完成阶段中标（成交）结果公告。交易见证书或交易确认书。招标人（采购人等）与中标人（成交人等）签订的合同（副本或复印件）。合同公告及备案相关记录（如有）。项目异常情况处理记录（如流标、废标、投诉处理等）。项目归档交接单。3.3归档时间管理类档案：党群、行政、业务管理等文件材料，应于次年六月底前完成上一年度的归档工作。项目类档案：单个交易项目档案，应在项目合同签订、交易服务完成且无未决事项后一个月内完成归档。对于长期或分期实施的项目，可按阶段归档。会计档案：由财务部门按照会计年度整理，在会计年度终了后保管一年，期满后移交综合档案室。声像实物档案：应随时归档，或于活动结束后一个月内归档。电子档案：具备归档条件的电子文件应随办随归，或按年度、项目定期进行逻辑归档或物理归档。四、档案整理与编目4.1整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4.2纸质档案整理流程4.2.1组件将每一份具有独立性的文件作为一件。以下情况可视为一件：正文、定稿、附件为一件。转发文与被转发文为一件。正本与翻译本为一件。中文本与外文本为一件。报表、名册、图册等一册（本）为一件。简报、周报等材料一期为一件。会议记录、纪要一次会议为一件。来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）可为一件。4.2.2修整对破损、字迹模糊或易褪变的文件进行修复、复制。去除易锈蚀的金属物。对幅面过大的文件进行折叠。4.2.3装订采用线装法、不锈钢钉、无酸纸封套等符合档案保护要求的方式装订。已装订成册不便拆钉的刊物、书籍等可保持原貌。4.2.4分类与排列在归档文件目录中按分类方案和室编件号顺序排列。同一事由的文件应排列在一起。4.2.5编号每“件”档案均应编制档号。档号结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。全宗号：由上级档案部门给定。档案门类代码：按3.1所列，如“YW”代表业务管理类，“XM”代表交易项目类。保管期限代码：永久（Y）、定期30年（D30）、定期10年（D10）。件号：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。4.2.6编页以件为单位，对有图文的页面用阿拉伯数字从“1”开始逐页编写页码。页码位置在文件正面右下角，背面左下角。4.2.7编制归档文件目录项目《归档文件目录》应包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。使用档案管理软件生成目录，并打印纸质目录置于案卷盒内首页。4.2.8装盒与排架将整理好的归档文件按件号顺序装入无酸档案盒。填写档案盒封面、盒脊项目，包括全宗名称、类目名称、起止件号、盒号等。上架排列按年度-保管期限-机构（问题）顺序进行。4.3电子档案整理要求元数据捕获：在电子文件形成、流转、归档全过程，系统应自动或半自动捕获符合《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46）要求的元数据。格式要求：归档电子文件应采用符合国家标准的版式文件格式，如OFD、PDF/A等。专用格式应同时归档其可读性支撑软件。组织方式：电子档案的整理结果应与纸质档案保持对应关系，通过档号等标识符建立关联。存储结构：在归档存储载体或系统中，应按档号规则建立目录结构存储电子档案及其元数据。4.4声像档案整理照片档案应注明时间、地点、人物、事由、摄影者等要素。录音录像档案应附有文字说明。声像档案的载体（光盘、磁带等）应使用专用装具，并标注与纸质目录相对应的编号。五、档案保管与库房管理5.1保管设施要求档案库房：应独立设置，远离易燃、易爆、腐蚀性污染源。承重符合要求。配备符合“八防”（防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防高温、防光、防污染）要求的设施设备。装具：使用符合国家标准的无酸档案盒、密集架或档案柜。环境监控：库房应配备温湿度自动监测与调控设备，温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%。配备消防自动报警和灭火系统（推荐气体灭火）。5.2日常保管措施入库检查：接收档案时，必须检查档案质量，办理交接手续，填写《档案交接文据》。定期清点：每年应对档案进行一次抽样清点，每五年进行一次全面清点，确保账物相符。安全检查：每日巡查库房安全状况，定期检查消防、安防、温湿度控制等设备运行状态。修复保护：对破损、褪变档案及时进行修复、复制。对珍贵、重要档案进行特殊保护。5.3电子档案保管存储载体：归档电子档案应使用一次性写入光盘、磁带、硬磁盘等耐久性好的载体实行离线备份，至少一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地备份。数据维护：定期对电子档案进行读取、迁移、校验，确保其长期可读。存储载体每满4年转存一次，原载体保留时间不少于4年。安全防护：建立严格的网络安全和访问控制体系，防止数据篡改、丢失和非法访问。进行病毒防护和漏洞管理。六、档案鉴定与销毁6.1鉴定组织成立由中心领导、综合档案室负责人、相关业务部门负责人及档案管理员组成的档案鉴定工作小组，负责到期档案的价值鉴定工作。6.2保管期限划分档案保管期限划分为永久和定期两种，定期一般分为30年和10年。永久保管：反映中心主要职能活动和基本历史面貌的，对本中心、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。定期30年保管：反映中心一般工作活动，在较长时间内对本中心工作有查考利用价值的档案。定期10年保管：在较短时间内对本中心有参考利用价值的档案。具体保管期限参照《公共资源交易项目文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。6.3鉴定程序到期初审：对保管期限届满的档案，由综合档案室提出初步鉴定意见。集体鉴定：鉴定工作小组对初审意见进行审查，逐卷（件）鉴定，提出销毁或延长保管期限的意见。编制清册：对确无保存价值、拟销毁的档案，编制《档案销毁清册》，内容包括档号、题名、年度、页数、原期限、鉴定意见等。审批手续：《档案销毁清册》及鉴定报告报中心主要负责人审批签字。监销：销毁档案时，由综合档案室和相关部门派两人以上监销。销毁后，监销人在《档案销毁清册》上签字。6.4销毁方式纸质档案应采用粉碎或化为纸浆的方式销毁。电子档案的销毁应在所有存储载体上彻底删除数据，并确保不可恢复。涉密档案的销毁应按国家保密规定执行。七、档案利用与保密7.1利用服务方式阅览服务：在档案阅览室提供档案原件或复制件查阅。外借服务：原则上档案原件不予外借。确因工作需要，须经分管领导批准，办理严格借阅手续，限期归还。复制服务：根据利用者需要，提供档案复印、打印、扫描、拍照等服务。证明服务：依据档案记载，出具档案证明。咨询服务：通过电话、网络等方式提供档案查询指导、问题解答。编研服务：围绕中心工作，开发档案信息资源，编写大事记、组织沿革、基础数字汇编、项目案例选编等。7.2利用审批程序中心内部利用：利用本部门归档文件，经本部门负责人同意；利用非本部门文件，须填写《档案利用审批表》，经档案形成部门及综合档案室负责人同意。外部单位利用：须持单位正式介绍信及利用人有效身份证件，填写《档案利用审批表》，说明利用目的和范围，经中心分管领导批准。法律法规另有规定的从其规定。涉密档案利用：严格按国家保密法规和中心保密制度执行，履行更高级别的审批手续。7.3利用行为规范利用者应自觉遵守阅览室规定，爱护档案，不得涂改、勾画、折叠、抽取、污损、撕毁档案。未经批准，不得擅自抄录、复制、拍摄档案内容。利用者应对所利用档案的保密和安全负责，不得擅自传播、公布档案内容。归还档案时，档案管理人员应认真清点检查。7.4档案保密严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》，建立健全档案保密制度。准确划分档案密级和控制使用范围，并在档案封面、目录及管理系统中明确标识。涉密档案应单独存放、专人管理、专册登记。处理涉及商业秘密、个人隐私的档案时，应遵守相关法律法规，保护当事人合法权益。数字化加工、外包服务等环节必须签订保密协议，并加强监管。八、档案信息化建设8.1建设目标建设覆盖档案管理全流程、与中心业务系统有效衔接、安全可靠的数字档案管理系统，实现档案资源数字化、管理流程规范化、信息服务网络化。8.2主要任务存量档案数字化：制定数字化规划，按照“价值优先、急用先扫”原则，稳步推进纸质、声像等传统载体档案的数字化转换工作。数字化成果须经过质量检查。增量档案电子化：推动业务流程优化，促进电子文件单套制归档。业务系统应具备生成符合归档要求的电子文件及其元数据的功能。数字档案管理系统建设：部署或升级档案管理系统，实现电子档案的接收、管理、存储、利用、统计等功能，并与中心OA、交易系统等实现数据交互。数字资源整合与共享：在确保安全的前提下，探索馆藏数字档案资源的内部共享和依法依规的外部利用。8.3标准与安全严格执行国家电子档案管理标准规范。数字档案管理系统网络安全等级保护不低于第二级。建立完善的数字档案备份与灾难恢复机制，实行离线、异地、异