行政管理机关行政服务提供执法活动等产生的工作记录如何控制

行政管理机关行政服务提供执法活动等

产生的工作记录如何控制

1目的

规定为提供符合质量管理体系有效运行证据的关记录标

识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制，以

确保记录清晰、易于识别和检索。

2适用范围

适用于本系统质量管理体系运行和相关行政服务提供、

执法活动产生的记录控制。也适用于服务对象、采购供方、

外包外部方提交的记录控制。

3职责

3.1市局总工办、县局办公室负责本局质量管理体系运行

过程记录的协调监督管理工作。

3.2各科室/股室负责本科室/股室记录的标识、收集、整

理、汇总、归档管理等工作，包括以电子媒体形式存在的

业务数据的采集，并对本科室/股室记录的真实性、准确性

负责。按规定向有关科室/股室、个人提供相关记录。

3.3市局信息中心、县局办公室负责和归口管理程序涉及

的业务数据等电子媒体信息的处理、备份和保存。

3.4各相关人员按要求做好各项记录和传递。

3.5记录保管人应按规定做好记录的保管工作。

4工作程序

见图二记录控制流程图c

4.1记录的分类

记录分为质量管理体系运行记录、服务管理和服务提供

记录和其它记录三类：

a）质量管理体系运行的记录，为质量管理体系文件中

提及的记录和供方、相关方提供的记录。由产生与

收到记录的科室/股室进行管理和控制；

b）服务管理和服务提供的记录，是为在质量技术监督行

政服务、执法过程中产生的记录、报告、实物样品、

照片、录像、计算机磁盘，以及对服务过程实施监视

和测量产生的检查、评估、审核的记录。由各科室/

股室管理和控制；

C）其它党、政、工会等所需的记录，由市/县局办公室

控制。

4.2记录格式的编制与发放

4.2.1记录表格由主控科室、县局编制，科室、县局负责人

批准实施。

4.2.2本系统的体系运行、综合管理和行政执法服务的记

录表格，凡法定的表式、上级局已有了相关内容的表格而

且适宜在本系统使用填写的，就直接采用法定的表式、上

级局的记录表格，不再另编制本系统的记录表格。

4.3记录填写

所有记录的填写，应及时、同步、完整、准确、保持

真实性，做到字迹清晰、纸面整洁、不得用铅笔填写。有

关人员签字签全名并注明日期。相同的数据不得以“……”

等符号代替。填写中的差错可进行“划改”。

4.4记录控制

对提供综合管理和行政执法服务符合要求及质量管理体

系有效运行证据的记录控制。

4.4.1记录的标识

为使记录易于识别和检索，记录应予标识。标识的内

容是指记录的：

a）名称。为记录表格的唯一性文字标识，是表格内容

的主题；

b）类别编号c为表示记录受控的唯一性标识，其编号

执行《体系文件编号规则》工作规范；

c）顺序号（No）。记录的流水号，由使用科室/股室按

需要自行编号。

对用于不同类型、不同使用科室、不同用途的记录，

除给予不同的编号外，还可以颜色作标识。

4.4.2记录的贮存。

4.4.2.1各科室、股室应妥善保管未移交前的记录，根据记

录的载体形式选择适宜的环境进行保管、贮存，保证记录

的完好。

4.4.2.2为便于存取和查阅，保管人员应建立记录的索引o

4.4.2.3建立的电子版的记录，网上政务公开所用表格（如

网上通知和网上下载证书等），要进行软件和电子版记录的

维护保管，特别要预防网络病毒侵害，应将电子版作备份，

避免丢失数据或系统性死机等影响XX行政管理工作正常开

展情况发生。

4.4.2.4记录涉及到行政相对人的资料和信息需要保密的,

要执行有关保密规定C

4.4.3记录的保护

4.4.3.1市/县局办公室贮存记录的环境应有防火、防潮、

防蛀等保护，确保在保存期内保证记录的完好。贮存于计

算机的记录应有备份。

4.4.3.2各科室、股室对传真件、磁盘、光盘等媒介要有相

应的控制措施，防止变质、损坏或丢失。

4.4.4记录的检索

4.4.4.1为方便检索，记录的原始记录、统计报表、分析报

告和信息传递单应定期收集，收集后进行分类，按时间、

内容顺序进行整理，并编制供检索记录用的“清单二

4.4.4.2各科室、股室按本程序的要求进行各自负责的记录

收集、整理、立卷造册和保存。

4.4.4.3市/县局办公室将归档的记录统一编目，编目的内

容包括档号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限

等。

4.4.4.4记录查阅

a）查阅记录，应提出申请，经记录主管科室、股室负

责人同意，才可查阅。未经授权人批准，任何单位和个人

不得外借记录，不得让外单位人员查看，服务对象要求查

看某些记录时，必须经管理者代表或局分管领导批准后方

可查看，但不得扩大查看范围。

b）借阅人员不得在记录上任意画线或做其它标记，不

得擅自涂改、复印、污损、拆散、转借或丢失记录。如发

生上述情况，保管人员应及时报告记录的主管科室、股室，

由主管科室、股室追究借阅者的责任。

4.4.5记录的保留

记录的保存期，应根据对记录追溯、查阅的需要而决

定:

a）法规有要求的，按法规要求提出保存期；

b）法规无要求而有追溯要求的，一般不少于2年。

c）对于为积累资料、改进服务质量和质量管理体系的

重要记录，如管理评审记录、重要的纠正和预防措施记录、

严重的不合格服务评审处置记录、重大服务质量事故记录

等要长期保存c

4.4.6记录的处置

对于超过保存期限的记录，由市/县局、科室/股室文

件管理员填写《文件销毁审批表》，经主管人员鉴别确无继

续保存价值，报管理者代表/副代表审批后，统一销毁。

5相关文件

5.1文件控制程序

BSZJ-CX-01

5.2体系文件编号规则工作规范

BSZJ-ZY-ZG-01

5.3档案室和档案管理工作规范

BSZJ-ZY-ZG-40

5.4县局《质量体系文件分册》

6记录

6.1记录总清单

BSZJ-CX02-JL-001

6.2档案借阅登记表

BSZJ-CX02-JI-002

6.3档案调阅单

BSZJ-CX02-JL-003

6.4档案移交清单

BSZJ-CX02-JL-004

6.5档案销毁清单

BSZJ-CX02-JL-005

7修改纪录

更改次数更改单号更改标识更改处数更改人更改日期

修

改

记

录

本程序文件由总工办提出：

编制：XXX