县志办档案管理工作制度

PAGE县志办档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强县志办档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在县志编纂及各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县志办全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，避免档案分散保存造成的丢失、损坏或管理混乱。2.真实性原则档案应如实反映县志编纂过程及相关工作的实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.科学管理原则采用科学的管理方法和技术手段，对档案进行分类、编号、编目等，提高档案管理的效率和质量。4.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，满足县志编纂人员及其他相关人员对档案信息的需求。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以县志办主任为组长，各科室负责人为成员的档案管理领导小组。领导小组负责统筹协调档案管理工作，制定档案管理工作规划和年度计划，审议档案管理工作中的重大事项。（二）档案管理部门指定专人负责档案管理工作，设立专门的档案库房，并配备必要的档案保管设备。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程，负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等。（三）各科室职责1.各科室负责本科室档案的形成、积累和整理工作，并定期向档案管理部门移交。2.协助档案管理部门做好档案的收集、整理、鉴定、统计等工作，提供档案利用所需的相关信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.县志编纂过程中形成的各类文件材料，包括编纂方案、工作计划、会议记录、调研资料、文稿草稿、审核意见、修改记录等。2.与县志编纂相关的资料，如地方史志、年鉴、统计资料、文献汇编、图片音像资料等。3.上级部门下达的有关县志编纂的文件、指示、批复等。4.其他与县志工作有关的文件材料。（二）收集要求1.各科室应指定专人负责本科室档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对收集到的档案材料应进行初步整理，剔除无关材料，按照一定的分类标准进行分类。（三）整理方法1.分类档案按照年度、机构（问题）、保管期限等进行分类。年度分类以文件形成的自然年度为依据；机构（问题）分类根据档案内容所涉及的机构或问题进行划分；保管期限分为永久、长期、短期三种。2.编号对分类后的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号方法可采用全宗号年度保管期限流水号的形式。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应注明案卷编号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数等；卷内文件目录应注明文件编号、责任者、题名、日期、页号等。四、档案的保管（一）档案库房建设档案库房应选择地势较高、干燥通风、防火、防潮、防虫、防盗的地方。库房应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。（二）档案存放1.档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的档案应分开存放，永久档案应单独存放。3.对珍贵档案应采取特殊的保护措施，如专柜存放、复制备份等。（三）库房管理1.档案管理人员应定期对库房进行检查，确保库房设施设备正常运行，温湿度符合要求，档案无损坏、霉变、虫蛀等情况。2.严格控制库房人员出入，非档案管理人员未经许可不得进入库房。3.做好库房的清洁卫生工作，保持库房整洁。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、辩证分析的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干及相关专家组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断其历史价值、现实价值和科学研究价值。2.参考档案的保管期限表，结合实际情况，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案编号、题名、年度、保管期限、销毁原因等内容，并经档案管理部门负责人审核、县志办主任批准。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在档案销毁清册上签字，并注明销毁日期。4.档案销毁后，档案销毁清册应妥善保存，以备查考。六、档案的统计（一）统计内容1.档案的数量统计，包括全宗数量、案卷数量、文件数量等。2.档案的保管期限统计，分别统计永久、长期、短期档案的数量。3.档案的利用情况统计，包括查阅档案的人次、卷次、利用目的等。（二）统计方法档案管理人员应定期对档案进行统计，填写档案统计报表。统计报表应真实、准确、完整，数据应与档案实际情况相符。（三）统计分析对档案统计数据进行分析，了解档案管理工作的现状和存在的问题，为档案管理工作的决策提供依据。七、档案的利用（一）利用范围1.县志编纂人员查阅相关档案资料，为县志编纂工作提供参考依据。2.其他单位或个人因工作需要查阅与县志相关的档案资料。（二）利用手续1.查阅档案应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅目的、查阅内容等。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经档案管理部门负责人批准，并在指定地点查阅。3.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、圈划、污损、抽取、撤换档案材料。如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理部门负责人同意，并登记复印或摘抄的内容、页数等。（三）利用反馈档案管理人员应及时了解档案利用情况，收集利用者的反馈意见，对档案利用效果进行跟踪评估，不断改进档案管理工作，提高档案利用效率。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作的效率和质量。（二）数字化处理1.对重要档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.对数字化档案进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏等，提高图像质量。3.建立数字化档案数据库，对数字化档案进行分类、编号、著录等，实现档案信息的计算机管理。（三）系统管理1.档案信息化管理系统应具备用户管理、权限管理、档案录入、检索查询、统计分析、数据备份等