档案查阅利用审批制度

PAGE档案查阅利用审批制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，规范档案查阅利用行为，保障档案信息安全，根据国家有关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在开展工作过程中涉及档案查阅利用的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案查阅利用活动必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：高度重视档案信息安全，严格控制档案查阅利用范围，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.审批规范原则：建立健全档案查阅利用审批流程，明确审批职责和权限，确保审批过程严谨、规范。4.高效服务原则：在保障档案安全和遵守审批制度的前提下，尽可能提高档案查阅利用效率，满足公司业务工作需要。二、档案查阅利用审批流程（一）查阅利用申请1.查阅利用人需填写《档案查阅利用申请表》，详细说明查阅利用档案的目的、内容、范围、时间等信息。2.申请表应经所在部门负责人审核签字，确认申请事项的真实性和必要性。（二）审批环节1.普通档案查阅利用审批查阅利用一般档案的，由档案管理部门负责人审批。审批人应根据申请内容，判断是否符合档案查阅利用规定，决定是否批准申请。审批通过后，档案管理部门应在申请表上加盖审批章，并注明批准文号和批准时间。2.重要档案查阅利用审批涉及公司重要机密、核心业务等重要档案的查阅利用，需经公司分管领导审批。申请部门应将申请表及相关材料提交至公司分管领导办公室，由分管领导进行审核审批。分管领导应综合考虑档案保密要求、业务需求等因素，做出审批决定。3.特殊档案查阅利用审批对于涉及国家机密、法律法规另有规定限制查阅利用的特殊档案，按照国家相关法律法规及公司保密制度执行，需报经上级主管部门或相关保密机构审批。申请部门应在档案查阅利用申请表中详细说明特殊档案的性质、查阅利用目的及相关情况，经公司档案管理部门审核后，报上级主管部门或相关保密机构审批。（三）查阅利用安排1.档案管理部门根据审批结果，安排档案查阅利用时间和地点。查阅利用人应按照安排准时到达指定地点进行查阅利用。2.查阅利用人如需复印、拍照、摘录档案内容，应提前在申请表中注明，并经审批人同意。档案管理部门应按照审批意见，对复印、拍照、摘录等行为进行规范操作，严格控制档案信息的外传。（四）查阅利用登记1.在档案查阅利用过程中，档案管理部门应建立《档案查阅利用登记表》，详细记录查阅利用人的姓名、部门、查阅利用时间、档案名称、数量、查阅利用目的、审批情况等信息。2.查阅利用人查阅利用完毕后，应在登记表上签字确认，归还所查阅利用的档案。档案管理部门工作人员应认真核对归还档案的数量和完整性，确保档案无缺失、损坏等情况。三、档案查阅利用权限（一）内部查阅利用权限1.公司各部门员工因工作需要，可查阅本部门形成的档案及与本部门业务相关的其他部门档案。2.公司管理人员因工作需要，可查阅与其职责相关的各类档案，包括但不限于公司规划、决策、管理等方面的档案。3.涉及跨部门业务的档案查阅利用，需经相关部门负责人协商同意，并在申请表中注明相关情况，报档案管理部门审批。（二）外部查阅利用权限1.因工作需要，公司允许外部单位查阅利用公司档案的，需由公司相关部门提出申请，并说明外部单位查阅利用的目的、范围、时间等情况。2.外部单位查阅利用公司档案的申请，应经公司分管领导审批同意。审批通过后，档案管理部门应与外部单位签订《档案查阅利用保密协议》，明确双方的权利义务和保密责任。3.外部单位查阅利用公司档案时，必须由公司档案管理部门工作人员陪同，严格按照审批范围和要求进行查阅利用，不得擅自摘抄、复印、拍照、传播档案内容。四．档案查阅利用的要求（一）查阅利用人要求1.查阅利用人应严格遵守档案查阅利用制度，爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、增减档案材料。2.查阅利用人在查阅利用过程中需要暂时借用档案的，应经档案管理部门负责人批准，并办理借用手续。借用期限不得超过规定时间，借用期间应妥善保管档案，不得转借他人或用于其他非查阅利用目的。3.查阅利用人查阅利用完毕后，应及时归还档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应立即向档案管理部门报告，并承担相应责任。（二）档案管理部门要求1.档案管理部门应按照档案管理规定，妥善保管档案，确保档案的完整、安全。定期对档案进行整理、鉴定、保管期限调整等工作，为档案查阅利用提供良好的条件。2.档案管理部门工作人员应熟悉档案内容和存放位置，熟练掌握档案查阅利用流程和方法，热情服务查阅利用人，及时解答查阅利用过程中遇到的问题。3.档案管理部门应加强对档案查阅利用情况的监督检查，定期对查阅利用登记记录进行核对，发现问题及时处理，并向上级领导报告。五、档案查阅利用的监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对档案查阅利用情况进行审计检查，重点检查档案查阅利用审批流程是否规范、查阅利用登记是否完整、档案信息安全是否得到保障等方面。2.档案管理部门应定期对本部门档案查阅利用工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题，不断完善档案查阅利用管理制度。（二）外部监督1.根据国家法律法规及相关规定，接受上级主管部门、档案行政管理部门等外部机构对公司档案查阅利用工作的监督检查。2.对于外部监督检查提出的意见和建议，公司应认真对待，及时整改落实，并将整改情况报告上级主管部门和档案行政管理部门。六、档案查阅利用的责任追究（一）查阅利用人责任1.查阅利用人违反档案查阅利用制度，未经审批擅自查阅利用档案、超出审批范围查阅利用档案、泄露档案信息、损坏丢失档案等行为，视情节轻重，给予批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等处理。2.因查阅利用人违规行为给公司造成经济损失或不良影响的，应依法承担相应的赔偿责任和法律责任。（二）档案管理部门责任1.档案管理部门工作人员违反档案查阅利用制度，未严格执行审批流程、擅自提供档案查阅利用、未妥善保管档案导致档案信息泄露或损坏等行为，视情节轻重，给予批评教育、警告、罚款、调离岗位等处理。2.因档案管理部门工作人员违规行为给公司造成经济损失或不良影响的，应依法承担相应的赔偿责任和法律责任。同时，档案管理部门应加强对工作人员的培训和管理，完善内部监督机制，防止类似问题再次发生。七、附则（一）解释权本制度由公司档案管理部门负责解释。（二）修订与废止1.本制度应根据国家法律法规、公司业务发展及档案管理实际情况，适时进行