职务说明书编写要求

职务说明书

职务说明书(JobDescription),也称岗位说明书或工作说明书

什么是职务说明书

职务说明书是工作分析人员根据某项职务工作的物质和环境特点，对工作人员必须具备的生理和心理需求进行的详细

说明。它是职务分析的结果，是经职务分析形成的书面文件。

目录

•1什么是职务说明书

•2职务说明书的组成

•3职务说明书编制要点

•4职务说明书的内容

•5职务说明书的主要项目［1］

•6职务说明书的作用

•7职务说明书的写作

•8职务说明书的编写要求［1)

•9职务说明书案例分析：

O9.1案例一；理货员的职务说明书［2］

。9。2案例二：财务经理的职务说明书［3］

•10参考文献

职务说明书的组成

职务说明书由职务描述与职务规范两部分组成，这类似苏联劳动心理学家编制出的职业图谱和心理图谱,职业图谱是描

述职业的社会经济的、制造技术的、卫生保健等特征；心理图谱分析了职业对于人的心理要求。职务说明书的精确与否

将直接影响到职务分析的有效性。

1、职务描述

职务描述是经过职务分析收集资料后产生的.职务描述是说明某一职分的职务性质、责任权利关系、主体资格条件等内

容的书面文件.

2、职务规范

职务规范是任职者任用条件的具体说明，二者结合起来构成r针对某一职务的完整、全面、详细的职务说明。

编写职务说明书就是编制职务描述和职务规范两个书而文件.职务规范集中于对任职人员的分析,职务描述侧重于反映

工作定向分析的结果，职务描述可用于设计业绩评价形式，职务评价和建立报酬系统，能确定需要完成工作的教育和训练,

为设计适当的招聘、选择、训练和开发计划提供依据。

职位说明书根据用途不同有各种不同的标准,通常使用的是内部管理用途的职位说明书，但是烽火猎聘公司根据招聘市

场的特点,提出了招聘用职位说明书的提法。内部管理用途的职位说明书的一般是下面的有机组成部分构成的：

一、职位名称。例如，拿人力资源部门的经理来说，以下简称HRM。职位名称应该写为经理

二、部门名称。HRM的部门名称应该写为人力资源部。

三、任职人。要写上任职人的名字。并要有任职人签字的地方，以示有效性。

四、直接主管.HRM的直接主管应该写为分管副总经理.要提供宜按主管签字的地方，以示有效性.

五、任职时间。任职时间也就是生效时间，一般也就是与劳动合同的时问一致。

六、任职条件.包括学历要求，工作经验要求，特殊技能等等。如HRM的特殊技能是指掌握现代人力资源管理运作模

式，熟悉国内人力资源管理政策法规及人才市场动态等等。

七、下属人数。指的是部门内所管辖的人数。

八、沟通关系。一般分为外部与内部两个层面.如HRM的内部沟通有分管副总经理，部门经理与员工.外部沟通

有上级主管部门，所在城市人事劳动部匚，各主要媒体或招聘网站，各主要培训机构，应聘人员或同行，相关行业协会。

九、职位设置的目的。如HRM的职位目的为：根据公司战略发展需求，设计运用人力资源管理模式和相关激励政策,

激发员工潜力，开发人才，实现人力资源开发在行业内具有市场领先者的目标。

十、行政权限。指的是在公司所拥有的财务权限和行政审批权限等。

十一、工作内容和职责。这是职位说明书重之又重的地方，所耗费的笔墨也最多.包括了职责范围与负责程度，衡量标

准等.如HRM的职责包括这几方面:组织体系与制度;培训：人事考核与绩效评估;招聘;薪酬激励政策；职位管理，部门管

理与建设等等.

卜二、能力要求与个性倾向与特征等。属于个性化的东西，应该算是职位的修正要求吧.

卜三、职业生涯发展规划.包括职位关系与理论支持。职位关系又分为直接晋升的职位，相关转换的职位，升迁至此

的职位.理论支持是指学习和培训所达到的相关要求。

职务说明书编制要点

1,对职位的描述，不是任职者的现在工作

2、不局限于现状，着眼于组织设定岗位需要

3、针对对岗位而不是人

4、归纳而非罗列

职位说明书一般用表单形式编制，通常分七大部分设计表单：

1、基本信息：职位名称,部门，直接上级，所属下级，职贡分析H期,编写日期等;

2、职位目的:对职位概述；

3、职责和权限：分主要职责权限、相关职责权限和临时性工作；

4、工作关系：分内部关系和外部关系，包括联系部门、人员；

5、任职资格：包括教育水平、工作经验、技能和水平、个性和品质等；

6、考核指标,权重，薪资等级，职位发展方向；

7、工作环境。

职务说明书的内容

职务说明书不存在标准格式，所以每个组织的职务说明和内容都不相同，但是作为一般规律都应说明所执行的工作、职务

的目的和范围、员工为什么做工作、做什么工作及如何工作，参见表1：

表1招聘助理的职务说明书

表1招聘助理的职务说明书

职务头衔:招聘助理

区域：

部门:人力资源管理部

分析时间：

职务陈述

在员工招聘、选拔、测量、定向、转移、员工人力资源档案的保存领域,完成专业的人力资源工作。在完成指派工作中有义务执行创

造性的和独立判断。

基本功能

1、制订招聘计划，交主管人员审核

2、准备招聘文件和招聘广告

3、检查邮寄的申请书和履历表初步筛选申请人A4、准备与安排面试&、对申请人进行背景调会等甄别工作

6、在招聘方面与地区经理日常工作关系

7、评估招聘活动&、执行由人力资源经理安排的有关事项

职务说明

1、大专或本科，人力资源管理，企业行政或工业心理学;或在经验、教育,和训练方面与此相同.

2,具备选拔和人事安排的知识A3、书面和口头的表达能力4、独立计划和组织自己活动的能力

5、人力资源计算机应用的知识

多数职务描述有三个主要部分:职务头衔、职务确定和职务责任.职务说明书应具备以卜各项内容：

1、职务的识别部分

这部分位于职务说明书的首部，有识别和确定某项职务的作用。主要内容有职务头衔、职务所在的部门、职务分析

者及其向谁报告、最近修改职务说明书的时间和编号等等。其中职务名称头衔是其主要内容。

职务头衔是指对•一组职位的称呼，如软件技术员、助理会计师等等。设定头衔有几个作用，第一头衔名称归纳职务活

动的特点，对职务提示出一个整体概念以及职务的责任，如销售员名称会暗示该职务有销售特征和责任悌二它对员工有心

理上的作用,如将拉圾清扫工作称为“清洁工程师”能提高这•职务在人甘心中的地位;第三头衔也可反映山该职务与其他

职务的关系、处于何种级别水平等，如助理工程师、初级工程师、高级工程师的头衔可说明职务的不同等级。

2、功能部分

功能部分是描述职务应完成的工作、任务和责任,说明工作活动本身的特性和进行工作的环境特性等等。这部分首先

是确定组成职务的责任和任务.任务是指员工要完成的工作，或是制造产品或提供服务的行为.责任则是一系列主要任务的

集合，职务的责任依据完成任务的花费的时间和重要性依优先次序排列。因此，有关职务责任说明通常按其重要的程度编

写。

此外这部分说明劳动手段和工作环境。劳动手段即工人用来执行职务的具体活动的机器、工具、设备和辅助装置。工

作环境罡说明工作是处在何种环境状态完成的,如在室内外、温度、湿度,或是需站立、久坐、受电磁、噪音、有害气体、

传染病等不良环境状态。它是提供员工的工作环境方面的信息。

3、职务说明部分

这部分反映为取得成功的职务绩效所需要的工人特性。通常是描述从事该职务的员工应该具备的经验、教育和培训等

条件和特殊的知识、能力和技能等。

职务说明书的主要项目1)岗位基本信息.包括:岗位名称：直接上级闵位名称;所属部门;岗位编码;工资等级；定员

人数：岗位性质.同时也可选择性地列印岗位分析人员姓名、人数和岗位分析结果的批准人等栏目.

岗位名称应标准化，以求通过名称就能使人了解岗位的性质和内容，主要是命名准确、美化，切忌粗俗和冗长。

(2)周位职责概述。即用最简练的语言说明氏位的性质、中心任务和责任。比如：

总裁：受公司董事会委托，执行董事会的决策、决议，对公司的生产经营实施全面的监控利最高行政管理。

经营计划部部长:拟定公司中长期发展战略及年度经营计划，组织考核，对公司经营活动进行分析；组织部门职责范围内

的其他工作。

人力资源部部长/经理.：组织向各部门提供人力资源管理专业性服务,激发公司员工工作的积极性，使其工作绩效不断

提高。

技术装备部部长/经理:负责公司年度生产业务计划的编制、审核、综合、平衡工作.

（3）岗位职责详述.这是岗位说明的重点之一，要逐项列出本岗位所应负有的职责。较为理想的格式是首先把岗位工

作内容归为几个大类，然后再分点说明。

（4）关键业绩指标。这个内容指明各项工作内容所应产生的结果或所应达到的标准，以定量化为最好.最常见的关键

业绩指标有三种：一是效益类指标，如资产盈利效率、盈利水平等;二是营运类指标，如部门管理费用控制、市场份额等;

三是组织类指标，如满意度水平、服务效率等。

值得注意的有两点:关键业绩指标最好同第三项的岗位职责详述对应起来;各项指标最好能够量化，从而有利于执行。

（5）岗位关系。岗位关系描述包括：此岗位受谁监督：此岗位监督谁;此岗位可晋升的岗位;可转换的岗位;可升迁至此的

岗位；与哪些岗位发生联系及联系的密切程度;有时还应包括与企业外部的联系.

（6）岗位环境.主要包括五个方面：

•工作场所，在室内、室外，还是其他的特殊场所；

•工作环境的危险性，说明危险性存在的可能性，对人员伤害的具体部位、

发生的频率，及危险性原因等；

•工作时间特征，如正常工作时问、加班时间等；

•工作的均衡性，即工作是否存在忙闲不均的现象及经常性程度：

•工作环境中的不良因素，即是否在高温、高湿、寒冷、粉尘、有异味、

噪声等工作环境中工作，工作环境使人是否愉快.

（7）任职资格条件.常见的任职资格条件有：

•学历及专业要求；

•所需资格证书；

•经验:一般经验、专业经验、管理经验：

•知识：基础知识、业务知识、政策知识、相关知识；

•技能要求:即完成本岗位工作所需要的专业技术水平：

•一般能力要求，如计划、协调、实施、组织、控制、领导、冲突管理、

公共关系、信息管理等能力及需求强度；

•个性要求，如情绪稳定性、责任心、外向、内向、支配性、主动性等性

向特点.

职务说明书的作用

1,便于招聘和选择员工，提供人力资源现划.识别内部劳动力.提供公平就业机会和真卖工作概览。

2、便于发展和评价员工，明确工作培训和技能发展,新进员工角色定位，职业生涯规划甚至业绩考核.

3、明确薪酬政策，岗位工资标准，公平报酬。

4、在工作和组织设计方面，明确了权责和工作关系以及工作流程。

5.员工教育与培训的依据

6.为员工晋升与开发提供依据

职务说明书的写作

职务说明书的写作应该使用简洁的、直接的方法和语言，充分反映出职务的特征.

在职务分析写作过程中、应注意工人做什么、如何做和为什么要做三个方面的问题。工人做什么,是以职务上所完成的

体力活动和智力活动的有关说明来表示的：如何执行劳动活动指的是执行职务任务所采取的方法或程序，有体力活动和脑

力活动两种不同的程序;在考虑到职务的如何时，分析员应涉及下列问题：

1、完成这项职务的所有任务，使用了什么、工具材料和设备？

2、是否还有其他没有观察到的工具、设备、材料？如有，他们如何工作？

3、完成这项职务的所有任务，采用了什么方法或过程？

4、有没有其他的方法或过程能完成的工作？具体在职务分析写作中应考虑材料的组织，句子内容和结构以及语言的

选择。

职务说明材料的组织，依赖于采用的职务分析方法和职务性质。在多数职务说明材料的场合里，信息可按有关的主要职

务部分来组织，或按职务活动的进行顺序来组织。在没有其它任何合理的组织原则时,或按各种活动判断出的重要程度，

或按消耗于各种活动上的时间多少来排列叙述性信息.在某些构成的职务分析程序中，如包括一系列任务的任务清单，甚至

可以按照这些任务所包含的各项债任"组织。

用于职务说明中的句子的内容，随着所用方法的改变有着很大的不同编写职务的叙述材料时，分析员应该小心地选择语

言，选定的词应当达到简洁的同时,尽量减少用词含糊。有关单词使用的一般原则如下：

1、宁用简单的而不用牵强的单词，限制使用不精确的的单词。

2.宁用具体的而不用抽象的单词.

3、宁用单纯的而不用迂回的单词。

4、宁用短的而不用长的单词。

5、有限制地使用形容词.

6、只有读者能了解时才使用有特别重要的技术术语，否则应避免或给以说明。

职务说明书的编写要求

•清晰。整个岗位说明书中，对工作的描述清晰透彻,任职人员读过以后，

可以明白其工作内容，无需再询问他人或行看其他说明材料。避免使用

原则性的评价，专业难懂词汇须解释清楚.

•具体.在措词上，应尽量选用一些具体的动词，如"安装”、"加工”、“传递”、

“分析"、“设计”等。指出工作的种类，复杂程度,需任职者具备的具体技能、

技巧,应承担的具体责任范围等。一般来说，由于基层工人的工作更为

具体,其岗位说明书中的描述也更具体、详细。

•内容可根据岗位分析目的进行调整，可简可繁。

•为建立企业岗位分析系统，须由企业高层领导、典型职务代表、人力贡

源管理部门代表、外聘的岗位分析专家与顾问共同组成工作小组或委员

会，协同工作,完成此任务。

职务说明书案例分析:

案例一:理货员的职务说明书

职位

理货员职位代码所属部门

名称

直接

业务代表、巾场督导专员n接卜级薪金标准

上级

职位概要：对商品进行出样、陈列、标价、补货等工作,维护企业产品的终端形象。

工作内容

工作

计划阶段执行阶段检查阶段改进阶段

职贡

营业1.全面掌握商品上架陈列的基本1.打扫责任区域内的卫生;2。检查购物篮、车：3。检查劳1.检查工作做得是1.调整与完善管

前原则和方法;2.热练地掌握商品产动工具;4。查阅交接班记录。否标准化和规范化：理过程的规范性：

地、用途、性能、特征、使用方法2。检查工作中的关2。总结经验，提

等知识;3。其他相关技巧误与差错。升自我。

营业1.巡视责任区域内的货架，了解销售动态；2.根据销售动态及

中时做好领货标价、补货上架、货架整理、保洁等：3.协助顾

客、做好服务工作，如回答顾客询问、接受顾客批评和建议

等;4.协助其他部门做好销售服务工作，如协助收银、排除设备

故障

营业1o打扫责任区域内的卫生;2。检代购物修、车;3。枪杳劳动

后工具;4。整理商品单据，填写交接班记录。

权力

对商品进行出样、陈列、标价、补货等工作,维护企业产品的终端形象.

工作协作关系

内部

协作销售部、市场部等职能部门和各职能领导。

工系

外部

协作商超、卖场等。

关系

考核指标

任务的完成情况、服从安排、遵守制度、人际能力、专业知识及技能等。

案例二：财务经理的职务说明书

职位名称财务经理职位代码所属部门财务部

职系职等职级直属上级财务总监

薪金标准填写日期核准人

职位概要：

主持公司财务预决算、财务核算、会计监督和财务管理工作;组织协调、指导监督财务部日常管理工作，监督执行财务计划，完成公司财务目

标.

工作内容:A1.根据集团公司中、长期经营计划，组织编制集团年度综合财务计划和控制标准;2A.建立、健全财务管理体系，对财务部门的

日常管理、年度预算、资金运作等进行总体控制：3A.主持财务报表及财务预决算的编制工作，为公司决策提供及时有效的