组织部建立档案制度体系

PAGE组织部建立档案制度体系一、总则（一）目的为加强组织部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在组织工作中的作用，特制定本档案制度体系。（二）适用范围本制度适用于组织部各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：组织部档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映组织工作的实际情况，数据准确无误。3.完整系统原则：保证档案的完整性和系统性，全面收集组织工作各方面的资料，按照一定的分类标准进行整理。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门组织部设立专门的档案管理部门，负责档案管理的日常工作。其职责包括：1.制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.对档案进行安全保管，定期检查档案的保管状况，采取必要的防护措施。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对失去保存价值的档案进行处理。6.开展档案信息开发利用工作，为组织工作提供参考依据。（二）各部门兼职档案员各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。其职责包括：1.负责收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，对本部门的文件材料进行初步整理，分类存放。3.定期将本部门整理好的档案移交档案管理部门。4.协助档案管理部门做好档案的查询和利用工作。三、档案的收集（一）收集范围组织部档案收集范围包括但不限于以下几类：1.组织工作文件材料，如组织建设、干部选拔任用、党员管理等方面的文件。2.会议文件材料，包括各类会议的通知、议程、报告、决议等。3.干部人事档案材料，如干部任免审批表、考核材料、奖惩材料等。4.培训教育文件材料，如培训计划、教材、学员名单等。5.调研文件材料，包括调研报告、调查方案等。6.财务文件材料，如经费预算、决算、审计报告等。7.其他与组织工作相关的文件材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作中形成的文件材料，确保文件材料的真实性、完整性和准确性。2.对重要文件材料，应一式两份以上，一份留存本部门，一份移交档案管理部门。3.收集的文件材料应字迹清晰、纸张完好，严禁使用圆珠笔、铅笔等书写。4.对于电子文件，应按照规定格式进行存储，并定期进行备份。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。（二）分类方法档案按照年度机构保管期限进行分类。1.年度分类：将档案按形成年度进行划分。2.机构分类：按照组织部内部的机构设置进行分类。3.保管期限分类：根据档案的保存价值，分为永久、长期和短期三种保管期限。（三）整理步骤1.装订：对收集的文件材料进行装订，去除金属物，破损文件应进行修复。2.分类：按照分类方法，对文件材料进行分类。3.编目：编制档案目录，包括档号、文号、题名、日期、保管期限等内容。4.装盒：将整理好的文件材料装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。五、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。库房内配备必要的档案装具，如档案架、档案柜等。（二）保管要求1.档案应按照分类顺序排列上架，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理。如档案有破损、褪色等情况，应及时进行修复或复制。3.做好档案库房的温湿度控制，保持适宜的温湿度环境。4.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和更新。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，在确保档案安全的前提下，为组织工作和相关人员提供服务。（二）利用方式1.查阅：需要查阅档案的人员，应填写查阅申请表，经相关部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出库房。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅期限和用途，经相关部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，到期应及时归还。3.复制：如需复制档案，应填写复制申请表，经相关部门负责人批准后，由档案管理部门工作人员进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章。（三）利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用内容、归还时间等信息。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应根据档案的保存价值和现实利用需求，按照规定的程序和标准进行。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定标准1.永久保管档案：反映组织主要职能活动和基本历史面貌的，对组织工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。2.长期保管档案：在相当长时期内对组织工作有查考利用价值的档案。保管期限为[X]年。3.短期保管档案：在较短时间内对组织工作有参考价值的档案。保管期限为[X]年以下。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对档案进行鉴定，提出销毁意见。2.填写档案销毁清册，注明档案的档号、题名、日期、保管期限等信息。3.经组织部负责人批准后，由档案管理部门负责组织销毁。销毁时应指定专人监销，确保档案彻底销毁。4.销毁后，监销人应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立组织部档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行数据录入和挂接。2.系统建设：开发档案信息化管理系统，具备档案录入、查询、借阅、统计等功能。3.安全管理：建立档案信息化安全管理制度，采取数据备份、加密、防火墙等措施，确保档案信息安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的数据处理设备和软件，保障信息化管理工作的顺利开展。2.档案管